Os 4 melhores apps de painéis Kanban para testar em 2023

O espaço de trabalho digital trouxe novas questões para a organização. Um painel Kanban físico é praticamente um retrocesso, enquanto softwares de painéis Kanban tem dominado o mercado. 

Hoje em dia, é possível encontrar várias ferramentas online gratuitas de painéis Kanban. Cada uma delas pensada para uma necessidade específica.

Então, além de saber se você deve usar painéis Kanban, é preciso escolher o software certo. Para ajudar nessa tarefa, selecionamos as melhores opções gratuitas.

Por que painéis Kanban?

Um painel Kanban pode ajudar a visualizar e compreender melhor as tarefas, funcionando como um apoio. Também facilita explicar para os outros, manter a comunicação aberta e as atualizações claras.

O Kanban é uma forma primária de visualizar os processos do negócio e analisar como, quando e onde eles ocorrem. Isso permite que os colaboradores sugiram melhorias no fluxo de trabalho.

Fonte: NTask

Software Kanban: como funciona?

Um bom software Kanban tem as mesmas vantagens de um sistema Kanban físico. E também é digital (sem problemas de papel e caneta), compartilhado em tempo real (em todo o mundo, permitindo trabalho remoto) e, muitas vezes, gratuito. Aqui estão alguns dos aspectos a considerar ao escolher software kanban:

1. Visualização do fluxo de trabalho

Para uma equipe dedicada, é importante ter uma visão clara e completa das tarefas. A principal vantagem do sistema Kanban é tornar o trabalho mais acessível e visível.

2. Templates de Painéis

Muitos softwares de Kanban oferecem uma biblioteca de templates, que pode te economizar muito tempo, já que não precisará criar os seus painéis do zero.

Ao pesquisar softwares de Kanban, preste atenção aos templates disponíveis. Uma variedade de opções para combinar com seu fluxo de trabalho é uma boa ideia.

3. Customização de painéis

Quão simples é adaptar os painéis kanban às suas necessidades? Colunas, layouts e elementos personalizados, como calendários, estão disponíveis em várias das ferramentas gratuitas.

4. Monitoramento de atividades recentes

Se mantenha atualizado nas tarefas que você e sua equipe estão executando. Verifique alterações, arquivos novos e mantenha-se a par da situação através de um log de atividades.

5. Limite dos processos em andamento

Outro conceito importante do método Kanban é limitar projetos em andamento. Ao definir o limite de uma coluna, a pessoa (ou equipe) impede que aquele passo do fluxo de trabalho fique sobrecarregado.

6. Controle de fluxo

Kanban é manter as coisas em movimento. Uma das frases-chave é: “pare de começar e comece a terminar”. O controle de fluxo enfatiza o compromisso da organização com a conclusão dos processos, ao acompanhar e analisar projetos específicos quanto a progressos e atrasos ou todas as tarefas concluídas e pendentes.

7. Análise de dados

Quando o software recolhe dados e gera análises que monitoram o desempenho, os bloqueios e outros indicadores, as estimativas são mais claras.

8. Múltiplos grupos de trabalho

Talvez você prefira um sistema que possa resumir o status de diferentes projetos e equipes ao mesmo tempo.

Escolhendo a ferramenta de painéis Kanban ideal

Muitas pessoas se interessam pela metodologia Kanban, mas se perdem nessa fase. Escolher o software correto para sua organização pode ser confuso e complexo.

Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você precisa manter suas necessidades específicas em mente, principalmente quando se trata de opções gratuitas. A ferramenta escolhida deve incluir:

1. Adaptabilidade

O software deve ser fácil de usar para sua equipe, de acordo com seu nível técnico. Certifique-se de que a ferramenta é adaptável o suficiente para atender às suas demandas que estão em constante mudança. Por exemplo: aumento no número de usuários, futuras modificações nos processos e a capacidade de lidar com novas iniciativas e atividades em andamento.

2. Integrações

É importante analisar quantas e quais integrações existem. Você deve listar os vários softwares, ferramentas e plataformas que a sua organização utiliza e escolher o software Kanban compatível com o maior número deles.

As 4 melhores ferramentas Kanban gratuitas

Existem várias ferramentas gratuitas de kanban com metodologia Kanban disponíveis no mercado. Aqui está a nossa seleção dos melhores, que se aplicam a diferentes espaços de trabalho:

1. Drag

Se você usa o Gmail, a Drag é sua melhor opção. A maioria das tarefas de seu fluxo de trabalho começa (e termina) em um email. Imagine apenas arrastar esses emails da sua caixa de entrada para um painel e transformá-los em cards. Tudo sem precisar alternar entre diferentes ferramentas ou guias.

Para isso que serve a Drag. Ela adiciona caixas de entrada e painéis compartilhados ao seu Gmail, transformando-o no espaço de trabalho da sua equipe. Feito para ajudar os clientes, organizar projetos e concluir vendas.

Avaliação de usuários: 
G2 : 4.4
Capterra: 4.4

Prós: economiza muito tempo ao cortar o passo de copiar + colar. Gerencia o fluxo de informações de emails para outros aplicativos.
Contras: requer que você já use o Google Workspace.
Versão premium: os planos de assinatura começam em $8/usuário/mês. Oferece 14 dias de teste gratuito sem necessidade de cartão de crédito.

2. Asana:

A Asana é uma solução de gestão de tarefas com uma interface visual que permite às equipes colaborar em projetos. Permite a criação de um painel Kanban simples e monitorar o fluxo de trabalho nele. As equipes podem usar colunas ao construir o quadro de tarefas na Asana, mas nenhuma outra ferramenta Kanban está disponível aqui.

Para equipes que precisem de uma forma simples de usar o sistema Kanban, a Asana pode ser uma boa escolha. Não é, no entanto, um sistema Kanban completo que possa lidar com várias equipes e projetos.

Avaliação de usuários:
G2: 4.3
Capterra: 4.4

Prós: simples de entender e começar a usar.
Contras: alguns recursos Kanban não estão disponíveis.
Versão premium: os planos de assinatura começam em $10,99/usuário/mês.

3. Trello:

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de tarefas bem conhecido. Ele mostra atividades e tarefas em um painel Kanban básico. Ele foi projetado para aqueles que precisam de um painel Kanban simples e gratuito para gerenciamento de tarefas individuais ou colaboração de uma equipe pequena.

Tanto a versão gratuita como a versão premium são bastante limitadas. Não incluem funcionalidades de monitoramento e comunicação comuns a outros softwares. No entanto, é possível instalar plugins para preencher as lacunas.

Avaliação de usuários:
G2 : 4.4
Capterra: 4.5

Prós: uma ferramenta pessoal fácil de usar.
Contras: não é atualizado tão regularmente quanto outras ferramentas.
Versão premium: os planos de assinatura começam em $5,00/usuário/mês.

4. Wrike:

O Wrike é outro aplicativo de gerenciamento de projetos para negócios, compatível com Kanban. Se você estiver procurando por um sistema de gerenciamento de projetos profissional com alguns elementos extra, pode ser uma boa escolha.

Avaliação de usuários:
G2 : 4.2
Capterra: 4.2

Prós: soluções de fluxo de trabalho em grande escala com muitos recursos.
Contras: a visualização em painel Kanban é restritiva, sem ferramentas para medir a produtividade.
Versão premium: os planos de assinatura começam em $9,80 /usuário/mês.

Se você quiser conhecer uma seleção mais ampla de softwares de gerenciamento de projetos, consulte nosso artigo sobre os 15 melhores softwares (gratuitos) de gestão de projetos.

Por que usar painél Kanban em uma caixa de entrada compartilhada?

Se você gasta muito tempo processando emails, organizando as tarefas e repassando demandas para o restante da equipe, isso prejudica a produtividade. Com a Drag, todos os seus fluxos de trabalho do email podem ser automatizados na forma de um painel Kanban compartilhado com a equipe inteira.

A Drag simplifica o gerenciamento de caixas de entrada (como sac@, vendas@ ou cobranca@), adicionando recursos colaborativos ao Gmail. Você pode transformar emails e tarefas em cards e alocá-los conforme as demandas da equipe. Isso sem precisar trocar de página nem software entre gestão de projetos, CRM e atendimento ao cliente.

A Drag oferece os seguintes recursos interessantes:

1. Painel Kanban gratuito

Os painéis simplificam os fluxos de trabalho! É neles que acontecem as discussões e colaboração em novas ideias. Os painéis da Drag tornam mais claro o trabalho que está sendo feito, a ideia central do sistema Kanban. Mas cortam alguns passos, já que transformam os emails em tarefas automaticamente.

2. União de emails e tarefas

Nos painéis kanban gratuitos da Drag, você pode adicionar notas aos emails, gerenciar suas tarefas, definir prazos, anexar arquivos essenciais e mesclar diferentes endereços de email. Tudo isso em apenas um aplicativo.

3. Chat interno da equipe

Esqueça a ideia de alternar entre um aplicativo de mensagens, o Gmail, um aplicativo de gerenciamento de tarefas e o Google Drive. Em vez disso, mantenha o começo, o meio e o fim no mesmo lugar. Conecte-se com sua equipe em apenas um clique. Basta @mencionar os membros da equipe e eles serão notificados.

Recursos premium da DragApp

Com os planos Drag premium, você pode compartilhar suas caixas de entrada e painéis com a equipe completa. Além disso, os cards podem ser alocados a colaboradores específicos. E todos têm a mesma visibilidade do trabalho que está sendo feito. Isso caso vocês estejam no mesmo escritório ou remotamente.

1. Automação de fluxos de trabalho

Não é preciso organizar e categorizar os cards manualmente. Em vez disso, com a Drag, você pode botar a organização dos seus processos no piloto automático. Defina regras para alocar automaticamente os emails recebidos, remaneje cards, aplique marcadores e mais, de forma automática.

A Drag pode organizar vários aliases e separar mensagens de clientes, fornecedores e consultores em seus respectivos painéis. Se os emails forem gerados por formulários de contato, você pode definir o local certo, garantindo uma resposta efetiva.

2. Análise de dados

Visualize o número de novos emails e cards adicionados a cada painel em um determinado período. Avalie os dados quanto aos padrões e como eles se comparam a períodos anteriores. Tenha uma visão realista da atividade da equipe.

É possível ver o engajamento de cada usuário nos painéis. Assim, fica mais fácil ter informações claras e comparar períodos. Para saber mais, é possível usar filtros ao visualizar os dados. As tabelas de classificação ajudam a entender melhor e avaliar o desempenho de cada membro da equipe.

Conclusão

A melhor coisa sobre os painéis Kanban gratuitos da Drag é o tempo que você economiza gerenciando tarefas no mesmo local em que recebe suas demandas: o Gmail. Você tem tudo a um clique, no local mais visitado da sua empresa.