Agendas de Grupos do Gmail: Tudo o que você precisa saber

Os Grupos do Google fazem parte do Google Workspace e permitem que os usuários criem e participem de fóruns online e grupos de emails. Um recurso importante usado junto com os Grupos do Google é a Agenda de Grupo, que é útil para as equipes organizarem eventos e tarefas coletivamente.

Se você é um usuário do Google Workspace e dos Grupos do Google, veio ao lugar certo. Esse artigo explica tudo o que você precisa saber sobre como configurar e usar uma Agenda de Grupo do Google.

Vale lembrar que, para continuar, é preciso entender como os grupos funcionam. Se precisar de mais informações básicas sobre os Grupos do Google, recomendamos que consulte o nosso Guia de Grupos do Google antes de continuar.

Como criar uma Agenda de Grupo do Google

Para criar uma Agenda de Grupo do Google, primeiro você precisa criar um grupo. Se precisar de ajuda para o fazer, confira o Guia de Grupos do Google. Depois que seu grupo do Google for criado:

1. Abra o Google Agenda.
2. Role a barra lateral esquerda para baixo até Outras Agendas.
3. Clique no sinal de mais e selecione Criar nova agenda.
4. Escolha o nome, a descrição e o fuso horário dessa agenda. Depois de criada, a agenda vai direto para a aba Minhas agendas.
5. Clique no botão ao lado da agenda recém-criada para acessar as configurações. Selecione Configurações e compartilhamento.
6. Role até Compartilhar com pessoas ou grupos.
7. Clique em Adicionar pessoas ou grupos.
8. Adicione o endereço do seu grupo do Google e selecione as permissões, que serão compartilhadas por todos os membros do Grupo.
9. Agora, todos os membros receberão convites para participar do seu calendário compartilhado.

Como adicionar eventos à agenda

Depois de criar sua Agenda de Grupo do Google, você pode adicionar eventos. Para fazer isso, basta clicar no dia em que deseja agendar um evento.

Em seguida, clique no botão “Criar evento”. Isso abrirá um formulário no qual você pode inserir os detalhes do evento, como o nome, o local, os horários de início e término e quaisquer outras informações relevantes.

Se você usa esse recurso para organizar as tarefas, também pode categorizar por cores e configurar lembretes personalizados com antecedência. Defina notificações para algumas horas ou dias antes do prazo. Você também pode convidar outros membros do seu grupo para o evento, inserindo seus contatos no campo “Adicionar convidados”.

Como compartilhar uma Agenda de Grupos do Google

A agenda pode ser compartilhada com qualquer pessoa, mesmo que não seja membro do seu grupo. Para fazer isso, clique no botão “Compartilhar agenda”. Em seguida, insira os endereços de email das pessoas com quem deseja compartilhar o calendário.

Se a ideia for compartilhar com um subconjunto de pessoas da sua empresa, em vez de compartilhar com todo o grupo, crie um grupo menor para acompanhar essa demanda específica.

Como acessar a agenda a partir de outros dispositivos

A Agenda do Google pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, incluindo smartphones, tablets e computadores. Para ver sua agenda de um novo dispositivo, basta fazer login em sua conta do Google e acessar a página do Grupo. Lá, você encontra a aba Agenda, onde pode ver e gerenciar o calendário.

O recurso de Agenda nos Grupos do Google é uma ferramenta poderosa e conveniente para agendar eventos e atividades com um grupo de pessoas. Com suas características customizáveis e a capacidade de compartilhar com equipes, é uma ferramenta essencial para quem precisa coordenar horários com os outros.

As vantagens de uma Agenda de Grupo do Google

Para manter as operações em dia, a equipe toda deve estar atualizada em projetos, prazos e reuniões importantes. E, embora enviar links individualmente possa funcionar, é muito mais fácil definir horários com antecedência na agenda de todos.

Quando os colaboradores estão informados sobre os cronogramas uns dos outros, eles são capazes de trabalhar juntos de forma mais eficiente. Os problemas são solucionados antes de crescerem. Portanto, organizar a agenda para acomodar o tempo necessário para os projetos é uma forma de dar a todos uma visão mais clara do que está acontecendo na empresa.

Evita falhas de comunicação

Embora existam várias formas de conversar entre uma equipe, desde conversas presenciais até follow-ups regulares, algumas equipes precisam de uma resolução rápida. Tarefas como apoio técnico e desenvolvimento podem ter prazos urgentes. Muitas vezes, exigem memorandos e prazos bem escritos e detalhados.

Ao adicionar calendários coletivos, como o Agenda de Grupos do Google, você garante que todos os colaboradores tenham acesso imediato. Se alguma coisa mudar na sua tarefa, todos serão notificados.

Com isso, você evita falhas de comunicação e confusão sobre atribuições e responsabilidades. Mantendo todos os detalhes em um espaço visual também. O aspecto visual é essencial em uma cultura empresarial acelerada, permitindo que as pessoas compreendam rapidamente as demandas.

Organiza prazos

Com mais projetos e demandas, surgem mais prazos. E sua equipe exige uma interface simplificada e realista para os resultados e os follow-ups. Mas, para garantir que esses pontos sejam alcançados, é fundamental configurar lembretes regulares e adicioná-los a agendas compartilhadas.

Sim, é mais fácil para encontrar e visualizar assim em vez de navegar por dezenas de mensagens em um tópico. Mas, mais do que isso, a agenda inclui lembretes automatizados horas, dias ou semanas antes do compromisso.

Aumenta a responsabilização

A responsabilidade é fundamental para qualquer empresa e linha de trabalho. Mas como as pessoas podem controlar se todos estão acessando as mesmas mensagens e escolhendo tarefas? Organizando tarefas e tendo datas e horários periódicos pré-definidos para reuniões e outras conversas.

Se uma pessoa toma uma parte do projeto e a adiciona ao calendário, todos os outros estarão cientes.

Alternativas para a Agenda de Grupo do Google

Por mais útil que uma agenda coletiva seja, existem formas que fazem mais sentido para uma empresa em crescimento. Existem alternativas aos Grupos do Google, que são ferramentas e sistemas de colaboração para além de emails.

DragApp

A DragApp é uma solução de gerenciamento de tarefas, organização de equipes e caixa de entrada compartilhada dentro do seu Gmail. As equipes podem gerenciar caixas de entrada compartilhadas, como atendimento@ ou faleconosco@, bem como tarefas, diretamente do Gmail. Também é possível transformar emails (ou tarefas) em eventos compartilháveis com um clique.

Além disso, você não precisa alternar entre logins e diferentes ferramentas do Google Workspace ou de gerenciamento de tarefas. Por ter tudo configurado no Gmail, seu dia de trabalho é mais produtivo e eficiente.

Calendly

Outra opção é usar programas de agenda externos, como o Calendly. Com recursos como agendamento de reuniões automático, indicadores de disponibilidade e opções de embedar, esse tipo de ferramenta facilita a definição de prazos e reuniões compartilhados. Além disso, pode integrar arquivos do seu Google Workspace e compartilhá-los com seus colaboradores.

Painéis Kanban

Os quadros Kanban são um sistema popular de produtividade. Originalmente desenvolvido pela Toyota como uma forma de organização de produção, pode ser adaptado a praticamente qualquer plataforma ou empresa, incluindo offline. A versão mais básica é a criação de três colunas: a fazer, em processo e feitos.

Essas colunas contêm cards ou post-its, que são as tarefas, prazos ou projetos da organização. À medida que os colaboradores progridem, eles simplesmente movem o card para a coluna seguinte.

Versões digitais desse método, como o Trello, incluem um sistema de @menções e permitem comentários. Assim, podem ser usados para rastrear quem é responsável por cada tarefa e para feedbacks.

Um painel Kanban é uma boa alternativa para a Agenda de Grupos do Google. Ele contém os recursos visuais, mas evita a desordem digital.