O Guia Definitivo Para Caixas de Entrada Compartilhadas

Qual caixa de entrada compartilhada escolher? Confira nossa avaliação das principais opções antes de decidir.

Se você quer saber mais sobre ferramentas de caixa de entrada compartilhada e escolher a ideal par sua equipe, esse guia é para você! Da origem dessas ferramentas a uma lista completa com as melhores opções, você vai encontrar tudo o que precisa aqui.

É fácil perder o foco na comunicação externa sem uma caixa de entrada compartilhada. Então vamos começar.

O que é uma caixa de entrada compartilhada?

Uma caixa de entrada compartilhada é uma ferramenta de negócios que ajuda equipes a trabalhar de forma colaborativa nas mensagens recebidas. De forma geral, os usuários conseguem acessar a caixa de entrada com suas próprias credenciais e trabalhar juntos para checar, ler, responder e gerenciar emails.

Sem ter que sair do próprio login, cada um pode colaborar nas tarefas relacionadas às mensagens, como categorizar e atribuir pontos. A maior parte das ferramentas também inclui outros recursos de colaboração extra, como anotações e rascunhos.

História das caixas de entrada compartilhadas

As caixas de entrada compartilhadas ganharam visibilidade na última década e representam uma gama nova de ferramentas colaborativas para o trabalho digital. Assim, se tornaram o que conhecemos hoje. 

Fase 1: O começo dos emails

Quando o email foi criado nos anos 70, era bastante simples. As mensagens tinham um remetente e um destinatário. Pronto. Você podia adicionar mais pessoas à conversa usando CC e BCC, mas a lógica do sistema era uma conversa de um para um. Os emails se baseiam na comunicação individual e isso faz parte da fundação da comunicação digital até hoje.

Fase 2: Caixas de entrada colaborativas “improvisadas”

Conforme o trabalho foi ficando remoto e híbrido, surgiu a demanda por ferramentas que trouxesse colaboração ao email. 

Por exemplo, em 2001, o Google lançou os Grupos do Google, para que os usuários pudessem atingir múltiplas pessoas sem ter que replicar as mensagens para cada destinatário. 

Não havia como gerenciar uma conta genérica como [email protected] de forma colaborativa. Os que precisavam fazer isso tinham que compartilhar informações de login e senha com a equipe toda. Foi a melhor solução na época e serviu a seu propósito, mas esse modelo não durou muito.

Fase 3: Ferramentas de caixa de entrada compartilhada

Com o tempo, foram aparecendo no mercado soluções de caixa de entrada compartilhada. Essas ferramentas permitem às equipes uma colaboração segura, com cada usuário em sua conta.

Algumas dessas ferramentas vão além de emails, atingindo outros canais como SMS, redes sociais e outros. Caixas de entrada compartilhadas são um novo patamar de colaboração para as equipes atuais.

Caixa de entrada compartilhada vs emails padrão.

Alguns gerentes e donos de negócios ainda se perguntam por que não usar uma conta de email em que todos tenham acesso?

Muitas equipes pequenas optam por continuar nesse sistema de emails padrão, contando com CC e BCC para atualizar todo mundo e planejar tarefas. Ou seja, a função do email ainda é individual, o que exige esforços para organizar e transmitir informações e manter a comunicação completa e clara.

Como vimos acima, o próximo passo é dividir uma conta de emails, em que membros da equipe podem entrar e colaborar. No fim das contas, essa técnica acaba sendo insuficiente. E depende de cada equipe e gestor saber quando é a hora de fazer a transição para um método mais eficiente. 

Aqui estão alguns dos desafios que sua equipe pode estar enfrentando no momento.

Caixa de entrada compartilhada vs outras ferramentas

Como emails não foram criados para equipes, outras ferramentas de gestão de trabalho surgiram no mercado. Elas são específica pára determinadas demandas, como apoio ao cliente, recrutamento e vendas.

É comum que as empresas dividam seu trabalho em plataformas variadas, mas isso pode ser desnecessário. Confira um comparativo de caixa de entrada compartilhada x outras ferramentas.

Recursos de uma caixa de entrada compartilhada

A maioria das ferramentas de caixa de entrada compartilhada tem um conjunto de recursos que permitem uma verdadeira colaboração. Alguns desses recursos são:

1. Gestão de emails compartilhados

Emails baseados em funções, como vendas@, info e suporte@, são algumas das principais demandas das caixas de entrada compartilhadas. As empresas requerem um email único e consistente para divulgar a seus clientes.

O objetivo de uma caixa de entrada compartilhada é que todos da equipe possam visualizar, gerir e responder aos emails. Sendo assim, cada um pode assumir responsabilidades específicas e responder a mensagens relacionadas a elas.

Também é importante detectar colisões. Caso sua equipe seja muito eficiente e consiga atender várias demandas, é preciso ter um controle para evitar que múltiplos agentes estejam cuidando de u email ao mesmo tempo. É aqui que entra a detecção de colisões.

2. Automação de emails

Quando algo puder ser automatizado, automatize! Isso é ainda mais verdadeiro quando se trata de emails. As ferramentas de caixa de entrada compartilhada têm automações integradas, permitindo que tarefas repetitivas sejam automatizadas. Isso inclui modelos de respostas e follow-ups automáticos. 

3. Chat interno da equipe

Esta é uma questão importante quando múltiplas pessoas precisam colaborar em uma mesma tarefa. Nas ferramentas de caixa de entrada compartilhada, é possível conversas internamente com o resto da equipe antes de responder a um email. 

4. Relatórios e análises

Nem todas as ferramentas de caixa de entrada compartilhada oferecem recursos de análise. No entanto, à medida que sua equipe cresce, isso se torna imperativo.

Acompanhar o tempo de resposta, as avaliações dos clientes e os níveis de satisfação dos clientes, entre outras métricas específicas de atendimento, são uma parte fundamental da caixa de entrada compartilhada.

Quando usar uma caixa de entrada compartilhada

Existem vários casos em que a caixa de entrada compartilhada é a solução certa. Aqui estão alguns exemplos mais comuns. 

• Apoio ao cliente (ex. ajuda@): trabalhe em tickets diretamente da sua caixa de entrada e use análises para acompanhar o tempo de resposta e outras métricas.
• CRM de vendas (ex. vendas@): gerencie leads e oportunidades vindas tanto de formulários do site ou emails diretos. 
• Recrutamento (ex. empregos@): receber CVs e gerir diferentes canais de recrutamento.
• Operações (operacoes@): coordenar os procedimentos a partir de solicitações de formulários ou emails diretos vindos de dentro ou de fora da organização.
• Finanças (pagamentos@): receber faturas e contas a pagar. 
• Assistente Virtual (ceo@): delegue uma caixa de entrada inteira ou emails específicos a um assistente virtual.

1. Drag

Ideal para: usuários do Gmail e do Google Workspace.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos variam de $10 a $16 por usuário/mês.
Avaliação do G2: 4,4 estrelas

A nossa ferramenta, a Drag, é a escolha perfeita para as pequenas e médias empresas simplificarem o seu trabalho. 

É uma caixa de entrada compartilhada no Gmail e isso traz seu espaço de trabalho para o lugar que a equipe já utiliza. Isso significa que tudo, desde tickets, leads, tarefas, chats, calendários ou gerenciamento de arquivos, é acessível sem nem mudar de aba. Também traz colaboração sem ter que aprender uma ferramenta nova do zero. Como é um complemento do Gmail, é bastante nativo para os usuários. 

A Drag funciona com ‘espaços de trabalho’ compartilhados, que podem ser uma caixa de entrada compartilhada, um grupo do Google ou um espaço vazio personalizado para as necessidades da sua equipe. Nossos espaços de trabalho podem ser visualizados de forma tradicional ou em um painel Kanban, adicionando uma camada extra de visibilidade ao seu trabalho. Também oferecemos um aplicativo móvel para as equipes poderem colaborar de qualquer lugar.

2. Caixa de entrada colaborativa do Google

Ideal para: empresas em fase inicial que utilizam o Gmail e o Google Workspace.
Preço: grátis.

Os Grupos do Google foram desenvolvidos em 2001 como um espaço de discussão, onde os membros do grupo podem se comunicar em forma de fórum e listas de emails.

No entanto, tem sido cada vez mais utilizados como caixa de entrada compartilhada. Isso porque as equipes precisam ter o poder de gerenciar emails de forma colaborativa, sem usar as mesmas credenciais de login. 

As empresas precisam de colaboração por email para departamentos como vendas e apoio ao cliente. Até recentemente, os Grupos do Google eram a opção preferida das equipes que usam o Gmail e o Google Workspace para esses segmentos.

3. Caixa de emails compartilhada do Outlook

Ideal para: empresas que trabalham exclusivamente no Outlook
Preço: grátis.

4. Groove

Ideal para: software de helpdesk de startups.
Preço: Os planos pagos variam de $12 a $40 por usuário/mês.
Avaliação do G2: 4,5 estrelas

Groove é outra caixa de emails compartilhada focada no atendimento ao cliente. Está disponível como um aplicativo da web e oferece uma avaliação gratuita mais longa do que a maioria das opções (30 dias). Além da própria caixa de entrada compartilhada, seu conjunto de produtos inclui um chat ao vivo e uma base de conhecimento focada no suporte ao cliente.

O recurso de relatórios é muito abrangente para as equipes de suporte ao cliente, incluindo métricas como pontuações CSAT ou tempo de resolução. Também fornece informações valiosas sobre a base de conhecimento para as equipes de suporte ao cliente, como desempenho de artigos ou relatórios de pesquisa.

5. Front

Ideal para: equipes corporativas grandes
Preço: Os planos pagos variam de $59 a $229 por usuário/mês.
Avaliação do G2: 4,7 estrelas

O Front se define como um centro de comunicação que reforça as relações com os clientes. Disponível como um aplicativo da web ou aplicativo de desktop para Mac e PC, ele conecta email, SMS, mídias sociais, WhatsApp e outros canais dentro de sua ferramenta. 

Um diferencial do Front é o número de integrações que ele fornece. O marketplace contém mais de 90 integrações, o que o torna uma opção altamente personalizável para equipes que trabalham em vários aplicativos.

6. Help Scout

Ideal para: ferramenta focada exclusivamente no suporte ao cliente
Preço: Os planos pagos variam de $20 a $65 por usuário/mês.
Avaliação do G2: 4,4 estrelas

O Help Scout é a nossa última recomendação para uma caixa de entrada compartilhada focada no apoio ao cliente. Da mesma forma que o Groove, ele também oferece um chat ao vivo e uma base de conhecimento focada no suporte ao cliente, além da caixa de entrada compartilhada. 

Outros recursos incluem classificação CSAT, detecção de colisão, notificações entre canais e autenticação de 2 fatores para segurança extra. De acordo com seu site, equipes respondem a emails 52% mais rápido com o Front.

7. Hubspot

Ideal para: equipes corporativas que exigem um conjunto completo de recursos
Preço: Os planos pagos começam em $1000 por mês.
Avaliação do G2: 4,4 estrelas

O gigante software de Inbound Marketing Hubspot também adicionou uma caixa de entrada compartilhada em suas ofertas. Chamado de “Hubspot conversations”, inclui email, Facebook Messenger, chat ao vivo e chatbot. 

Com um foco especial em marketing e vendas, o chatbot inclui recursos como agendamento de reuniões e aquisição de leads. Na caixa de entrada compartilhada, os usuários também podem configurar regras de roteamento e criar modelos de email. Eles também permitem que os usuários respondam a conversas diretamente do Slack. 

8. Freshdesk

Ideal para: gestão de clientes ao longo do ciclo de vendas, marketing e apoio ao cliente.
Preço: Plano gratuito disponível. Os planos pagos variam de $15 a $79 por usuário/mês.
Avaliação do G2: 4,4 estrelas

Tradicionalmente um software de atendimento ao cliente, o Freshdesk também construiu sua própria caixa de entrada com o mesmo foco. Entre os recursos disponíveis estão pesquisa de satisfação e base de conhecimento customizável.

Uma grande vantagem do Freshdesk é que ele oferece uma gama mais ampla de ferramentas. Por exemplo, além de uma caixa de entrada compartilhada, você pode comprar um chatbot ou uma ferramenta de gerenciamento de call center com o Freshdesk. Também oferece uma variedade de integrações. 

9. Zendesk

Ideal para: equipes corporativas que precisam de um conjunto completo de recursos
Preço: Os planos pagos variam de $45 a $99 por usuário/mês.
Avaliação do G2: 4,3 estrelas