Grupos do Google: o guia definitivo em 2023

Você já usou a ferramenta Grupos do Google? É um serviço focado na comunicação e colaboração, onde usuários podem criar fóruns e emails. A ideia principal desta ferramenta é ser um espaço onde as pessoas possam interagir com outros que compartilhem seus interesses.  

Segundo o Google, é uma ferramenta onde “você pode enviar um email para todos os membros em um só destinatário, convidar um grupo para um evento ou compartilhar documentos. Você também pode criar um fórum online para discutir uma tecnologia popular ou responder a perguntas sobre um produto”.

Além disso, acreditamos que os Grupos do Google são uma ferramenta útil para os negócios. Continue lendo para saber mais:

O que você pode fazer com os Grupos do Google?

Se você está pensando em usar os Grupos do Google para sua empresa, precisa conhecer algumas de suas usabilidades.

Lista de emails

Você pode usar a lista de contatos nos Grupos do Google para enviar newsletters a seus clientes ou releases para a equipe. É uma forma de comunicar em massa com as pessoas e manter uma relação com os clientes, parceiros e fornecedores.

Por exemplo: marcar reuniões com parceiros usando a lista parceiros @ Grupos do Google ou lançar um produto novo com a lista clientes @ Grupos do Google. 

Fórum de discussão

Essa é a principal razão pela qual os Grupos do Google foram criados: a ideia de um fórum na web onde os membros podem interagir. Geralmente é dividido em tópicos, o que fez com que algumas equipes o adaptassem para compartilhar tarefas. Neste tipo de grupo, é possível discutir as alocações de tarefas entre a equipe.

É por isso costuma ser usado como um chat profissional, focado em discutir questões específicas em tópicos separados.

Caixa de entrada colaborativa

Os Grupos do Google não foram concebidos para ser uma caixa de entrada compartilhada, mas muitas equipes se adaptaram nesse sentido.

A caixa de entrada colaborativa do Google consiste em um grupo  em que as pessoas podem enviar mensagens para um só endereço alias. Esse email será distribuído para a equipe. Por exemplo, os clientes podem entrar com contato com o grupo [email protected], pedindo ajuda. Todas as pessoas da sua equipe de suporte ao cliente receberão esses emails e poderão responder aos tópicos de discussão. 

Essa caixa de entrada colaborativa é usada como uma sala de bate-papo, onde a equipe pode se comunicar entre si.

Como criar uma conta em um Grupo do Google?

A primeira coisa que você deve aprender é como criar um Grupo do Google. Você precisa estar conectado à sua conta do Google e, em seguida, acessar a página dos Grupos do Google. Em seguida, siga nosso passo a passo de como configurar sua nova conta:

• Clique no botão “Criar um grupo” no topo da página.
• Insira o nome do seu grupo e escolha um endereço de email adequado à finalidade do grupo. Além disso, insira uma breve descrição, para que as pessoas saibam o propósito desse grupo.

• Configure as permissões necessárias do seu grupo: quem pode entrar no grupo, visualizar conversas, publicar e visualizar membros. Você pode escolher entre:
  • Proprietários
  • Gestores
  • Participantes
  • Organização inteira (que está dentro do seu domínio).

• Adicione os participantes e gerentes do Grupo. Você será o proprietário do grupo, mas também é possível adicionar outros. Em seguida, escreva uma mensagem de boas-vindas aos participantes.
• Nesta tela, você também pode definir as preferências para receber emails do grupo. As opções são:
  • Cada email.
  • Resumo por email.
  • Email de resumos.
  • Nenhum.
• Lembre-se de que você precisa ativar o histórico de conversas para o grupo se selecionar as opções resumidas.

• Além disso, você pode decidir entre Adicionar membros ao grupo diretamente ou convidá-los a participar. Você pode ativar uma dessas opções:
  • Adicionar participantes diretamente: os usuários especificados são adicionados ao grupo com as configurações de assinatura selecionadas. Nesse caso, eles poderão alterar suas configurações de recebimento de emails depois.
  • Adicionar participantes diretamente: os usuários recebem um convite por email para se juntar ao grupo. Eles devem aceitar o convite para poder participar.
• Clique no botão “criar Grupo”. Pronto, você criou seu Grupo do Google.

Quais são as principais limitações dos Grupos do Google?

S você está pensando em usar o Google Groups como uma caixa de entrada compartilhada, você deve saber sobre suas limitações. Afinal, a decisão de compartilhar a caixa de entrada da sua empresa deve ser feita com cuidado, já que altera o fluxo de trabalho.

1. Não está dentro do Gmail

Se você gosta da sua caixa de entrada do Gmail, sentimos muito. Você precisa ter uma conta do Google para acessar e criar seu grupo, como vimos acima. Mesmo assim, seu email compartilhado não estará dentro do Gmail, mas em outro espaço. A caixa de entrada compartilhada dentro do Gmail facilitaria muito no dia-a-dia. Sem contar que a experiência do usuário no Gmail já é difundida.

2. Pode ficar confuso

Nos Grupos do Google, a equipe inteira recebe os emails simultaneamente. É quase uma caixa de entrada compartilhada. Sim, quase, porque essa ferramenta ainda não consegue fazer isso acontecer. 

Os Grupos do Google funcionam em um formato de um-para-todos. Na prática, isso significa que quando um cliente envia um email para esse contato, todos recebem e cada pessoa pode criar uma conversa diferente.

Ou seja, imagine que a equipe inteira recebe uma reclamação do cliente sobre o produto. Uma pessoa vê e começa a escrever sua resposta. Enquanto isso, outras duas pessoas tiveram a mesma ideia. Não há como saber se o problema foi resolvido.  Mesmo que a pessoa tente copiar todos do time em suas mensagens. Isso só gera um excesso de emails na caixa de entrada de todos.

Duas pessoas diferentes respondendo ao mesmo email não vão ajudar a imagem profissional de sua empresa. Seria melhor ter uma interface organizada e software onde você não terá esse problema.

Vale lembrar que os Grupos do Google não foram criados com esse objetivo, mas sim adaptados pelos usuários. Então, claro, não funcionam perfeitamente nesse sentido.

3. Você não tem sua própria identidade

Se você não tiver uma conta do Google Workspace, o domínio de email dos Grupos do Google será @googlegroups.com. Ter um email com o domínio de sua empresa ajuda os clientes a terem uma experiência e uma impressão melhor com seu trabalho. Por isso, antes de optar pelo uso de grupos, tenha em mente que é preciso ter um domínio no Google Workspace também.

4. Visibilidade das tarefas

Os Grupos do Google não têm a funcionalidade de monitorar o progresso e a alocação de tarefas. Pode haver mal-entendidos. Uma tarefa feita duas vezes, por exemplo, por membros diferentes do grupo.

5. Remetente desconhecido

Como os Grupos do Google não têm caixas de entrada totalmente compartilhadas, é preciso encaminhar mensagens dentro da equipe o tempo todo. Às vezes, os tópicos de email ficam tão longos e confusos que as pessoas não encontram mais as respostas que estão procurando.

Por outro lado, existem outras opções de software, como a Drag. Ela permite que você mantenha todos na mesma conversa e aloque emails para membros específicos da equipe. O trabalho fica mais claro, não é preciso pesquisar quem enviou o quê.

Qual é a melhor alternativa aos Grupos do Google?

Se as limitações vistas nesse artigo tornam essa ferramenta pouco prática para usar em sua empresa, é preciso uma alternativa. Apresentamos a Drag: um software que está muito além de uma caixa de entrada compartilhada. Uma solução completa para equipes que buscam integrar a sua comunicação e gerir tarefas diretamente do Gmail. 

Uma caixa de entrada compartilhada de verdade

Se você está procurando uma ferramenta de caixa de entrada compartilhada, a Drag é uma solução prática. Ao invés da interface confusa dos Grupos do Google, a Drag funciona dentro do Gmail. 

Um grande diferencial é que todos recebem os emails compartilhados, mas é possível controlar quem responde. A Drag também conta com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas.

Tarefas no modo Kanban

Com a Drag, você pode organizar suas tarefas em um painel Kanban. Isso significa que você pode ver todas as suas tarefas na forma de cards, o que facilita a organização e distribuição. Também fica mais simples monitorar o progresso. É possível usar o modo Kanban em seus emails, para organizá-los de uma forma que se adapte às suas necessidades. 

A extensão inclui outros recursos que você pode adicionar aos seus cards nos painéis Kanban:

• Delegação de tickets;
• Prazos;
• Checklists;
• Notas internas;
• Chat da equipe;
• Marcadores

Mais do que apenas emails

A Drag é muito mais do que apenas um espaço para receber e compartilhar emails com sua equipe. É uma plataforma desenvolvida para ajudá-lo a administrar seus negócios e criar um espaço de trabalho colaborativo dentro do Gmail, unificando os processos em um só local.

Com a Drag, você pode definir prazos, conversas com a equipe, adicionar tarefas direto da caixa de entrada. Outras funções importantes são a criação de checklists, integração com o Google Agenda e mais ferramentas do Google Workspace.

Conclusão

Sim, os Grupos do Google são uma ferramenta prática para negócios, mas têm fatores limitantes ao serem usados na comunicação entre a equipe. Até porque os grupos não foram desenvolvidos com esse objetivo. Por isso, acabam não funcionando como esperado.  Alguns detalhes importantes estão faltando e eles podem interferir na produtividade de seu negócio.

A Drag é, sem dúvida, a melhor alternativa ao aplicativo do Google, já que oferece as soluções certas não apenas para o seu gerenciamento de emails, mas para o crescimento da empresa.