Conheça essas alternativas aos Grupos do Google no Gmail

Este artigo é dedicado a explicar os desafios que os usuários enfrentam com os Grupos do Google Ele detalha por que os Grupos do Google podem não ser a melhor solução para você e sua equipe, principalmente se usados como caixa de entrada compartilhada.

Você também pode pular diretamente para a melhor alternativa aos Grupos do Google ou 10 principais alternativas aos Grupos do Google para saber mais. 

Se você estiver usando os Grupos do Google para colaborar com sua equipe, provavelmente precisa de uma alternativa. Isso tem alguns motivos.

Os Grupos do Google foram desenvolvidos em 2001 como um espaço de discussão, onde os membros do grupo podem se comunicar em forma de fórum e listas de emails. No entanto, têm sido cada vez mais utilizados como caixa de entrada compartilhada.

Isso porque as equipes precisam ser capazes de gerenciar emails de forma colaborativa, sem depender do compartilhamento de uma conta de email e senha. As caixas de entrada compartilhadas são normalmente usadas em fluxos de trabalho como apoio ao cliente, vendas e contas a pagar, entre outros.

As empresas precisam de colaboração por emails e, até recentemente, os Grupos do Google eram a opção preferida para equipes que usam o Gmail e o Google Workspace — era a melhor forma de ter caixas de entrada compartilhadas no Gmail.

No entanto, hoje, existe uma ferramenta criada especificamente para permitir a colaboração de equipes que usam o Gmail e/ou o Google Workspace — e funciona diretamente do Gmail. 

Primeiro, vamos analisar porque os Grupos do Google não são a ferramenta certa para uma caixa de entrada compartilhada.

Porque não usar os Grupos do Google como caixa de entrada compartilhada

Existem muitas razões pelas quais você não deve usar os Grupos do Google como uma caixa de entrada colaborativa. Aqui estão os pontos mais importantes:

1. Grupos do Google não se integram ao Gmail

A interface dos Grupos é totalmente diferente da do Gmail. Mas se sua empresa estiver no Google Workspace, é provável que sua equipe passe muitas horas por dia no Gmail.

Usar os Grupos do Google como uma caixa de entrada compartilhada significa precisar manter duas guias abertas: uma para o Gmail e outra para Grupos do Google. E você não deveria precisar de dois aplicativos completamente diferentes para gerenciar emails com sua equipe, certo?

Para não dizer que fazer com que todos em uma equipe alternem entre diferentes plataformas para gerenciar suas tarefas apresenta muitos obstáculos à produtividade e aumenta a chance de erros.

O resultado é que muitas equipes acabam optando por receber emails dos Grupos em sua própria caixa de entrada do Gmail. Mas isso introduz uma nova gama de desafios. Aqui estão alguns outros pontos a considerar: 

2. Sequências de emails são confusas

Os Grupos do Google foram criados como um método de comunicação “um-para-muitos”. Por exemplo, enviando anúncios para uma lista de clientes. É mais fácil enviar emails para “[email protected]” em vez de 250 endereços de email individuais, ou outros métodos mais complexos, como integrações a outras ferramentas (principalmente com listas menores, que não atendem os requisitos de softwares dedicados).

Os anúncios por email não exigem respostas, mas, normalmente, à medida que uma empresa evolui, as mensagens são mais envolventes e a comunicação seguirá naturalmente (como em uma caixa de entrada compartilhada). Podemos imaginar uma equipe usando o grupo [email protected] para suporte ao cliente. Existem dois cenários possíveis aqui ao receber uma mensagem nova:

1. Alguém responde ao usuário individualmente, o que significa que o resto da equipe não saberá se o email foi respondido.
2. Alguém responde e inclui toda a equipe nas cópias — não há responsabilidade nem capacidade de atribuir tarefas a membros específicos da equipe. O ruído gera confusão e ineficiência na caixa de entrada de todos.

Trabalhar em equipe através dos Grupos do Google significa que os membros têm de encaminhar emails, copiar uns aos outros e o endereço do grupo para correspondência (por exemplo: vendas@, info@).

Quando isso acontece, as conversas acabam longas e confusas e podem não ser relevantes para todos os envolvidos. Desta forma, as tarefas fundamentais são perdidas, já que é impossível delegar direito.

3. Falta de responsabilização

Usar os Grupos do Google como uma caixa de entrada compartilhada gera confusão não apenas nas discussões internas, mas também na responsabilidade:

• Na interface do grupo do Google, você só pode atribuir conversas a um membro da equipe. Ainda assim, não há uma visualização “alocado para mim” ou uma maneira fácil de visualizar conversas alocadas a um membro da equipe. E você não é capaz de ver essas alocações de sua caixa de entrada do Gmail.
• Se você gerencia emails de um grupo do Google a partir do Gmail, não pode alocar conversas a membros da equipe.

A verdade é que a responsabilização é um grande problema nas caixas de entrada colaborativas dos Grupos do Google. Todos os membros do grupo recebem os mesmos emails em suas próprias caixas de entrada e não têm uma maneira clara de acessar outras caixas de entrada para se manterem alinhados.

Se não houver alocação de tarefas, então há uma falha na comunicação e, por experiência, surgem os seguintes desafios:

1. Membros diferentes da equipe respondem ao mesmo email ou;
2. Os emails acabam sendo ignorados e não recebem nenhuma resposta, já que não há um responsável claro.

Desnecessário dizer que nenhuma das opções acima é ideal para o seu negócio e está longe de ser uma experiência ideal para os seus clientes.

4. É difícil ver o status das conversas

Se você está trabalhando como parte de uma equipe e precisa gerenciar várias conversas, é importante poder visualizar facilmente o status de cada uma delas — mas não há uma maneira fácil de fazer isso ao usar os Grupos do Google.

Não importa se você está usando a interface dos Grupos ou o Gmail para gerenciar conversas, nenhuma das opções permite que você faça isso. A melhor segmentação disponível na interface dos Grupos do Google são as subpastas “aprovado” e “pendente” na navegação à esquerda.

Mas se você tiver etapas específicas em seu fluxo de trabalho, como “escalado para o departamento X”, não poderá segmentar as conversas dessa maneira. Em termos simples, não há como personalizar a interface dos Grupos do Google para as etapas específicas do seu fluxo de trabalho.

A melhor alternativa aos Grupos do Google

Felizmente, existe uma ferramenta feita para ser uma caixa de entrada compartilhada para usuários do Google Workspace.

A Drag é a alternativa aos Grupos do Google que funciona diretamente do Gmail, uma interface que já é familiar para você e sua equipe. Ela remove as limitações que os Grupos do Google atualmente impõem ao seu fluxo de trabalho e também, estando dentro do Google Workspace, elimina o processo de aprender uma nova ferramenta.

A Drag permite que você gerencie emails e tarefas em uma ordem facilmente compreensível, alinhada com os objetivos da sua equipe. Você pode alterar os status para monitorar seu progresso, alocar emails, definir prazos e até mesmo um bate-papo interno. Todos os recursos criados para garantir que sua equipe permaneça no mesmo ritmo e possa operar de maneira leve e eficiente.

Por que a Drag é a melhor alternativa aos Grupos do Google?

Veja por que a Drag é um upgrade dos Grupos do Google.

1. Funciona dentro do Gmail

A Drag não requer novas ferramentas, logins diferentes ou recursos adicionais para sua equipe gerenciar. Ela funciona diretamente de sua caixa de entrada do Gmail e funciona integrando painéis (na prática, é uma caixa de entrada compartilhada, painel Kanban ou caixa de entrada de estilo tradicional, mas colaborativa) diretamente em sua interface existente do Gmail.

Aqui está um exemplo de nossos painéis, que podem ser em formato kanban, lista ou pre-visualização:

Você também pode inserir os recursos da Drag em sua caixa de entrada pessoal, ou mantê-la como está.

2. Fim das conversas intermináveis

A Drag foi criada especificamente para permitir que as equipes colaborem em emails. Os painéis da Drag podem ser compartilhados com diferentes equipes em diferentes fluxos de trabalho.

Por exemplo, um painel de helpdesk pode ser compartilhado com a equipe de apoio ao cliente, enquanto um painel de vendas é compartilhado com o marketing. Você pode gerenciar todo o seu fluxo de trabalho de negócios a partir do Gmail com painéis da Drag.

Você ainda pode utilizar a configuração existente dos Grupos do Google com a Drag e combinar o endereço de email e o histórico do grupo com as ferramentas da Drag. Isso significa que novos emails dos Grupos do Google serão transformados em cards nos painéis, que facilitam a colaboração.

Alternativamente, pode optar pelos “painéis vazios”. Esses painéis começam sem nada, um quadro em branco. Você pode então preenche da forma que quiser: cria novas tarefas, move conversas existentes, define automações, etc.

Independente do tipo de painel que você escolher, a Drag elimina os desafios dos Grupos do Google, como emails duplicados e conversas confusas.

Traz transparência à troca de emails

Quando os emails chegam, a equipe toda tem acesso imediato em um só lugar. Isso significa que os membros da equipe não recebem mais ‘cópias’ individuais em própria caixa de entrada. Toda a equipe está sincronizada.

Permite que os membros respondam com seu endereço ou com o email do Grupo

Ao usar a Drag, você pode optar por responder do seu endereço ou da caixa de entrada compartilhada. Melhor ainda, você pode configurar uma ‘resposta padrão’ para garantir uma abordagem consistente nas caixas de entrada da sua equipe.

3. Alocação clara do trabalho e comunicação interna

Com a Drag, cada conversa tem um membro claro da equipe responsável, então nenhum email é perdido e nenhum resposta duplicada. Além disso, há um chat interno, para eliminar a necessidade de encaminhar e copiar emails para perguntas rápidas.

Você também pode filtrar os painéis para ver apenas as conversas alocadas para você, assim, fica mais fácil focar em terminar tarefas. Por fim, os rascunhos compartilhados permitem que você e outros membros da equipe colaborem em emails antes de enviá-los.

4. Melhor visualização

A visualização é fundamental ao trabalhar em várias tarefas com equipes maiores. Ao contrário da categorização limitada nos Grupos do Google, os painéis da Drag são flexíveis e totalmente personalizáveis.

Você pode definir suas etapas de fluxo de trabalho e tê-las em visualizações claras para entender os status das tarefas. Você também pode filtrar os painéis para encontrar as informações mais rápido.

Experimente a Drag

Os Grupos do Google são uma ótima ferramenta de comunicação em massa, mas não funcionam para colaboração. Não há motivo para continuar usando eles para isso. Existem melhores alternativas aos Grupos do Google para colaborar em equipe.

A Drag é a melhor alternativa aos Grupos do Google; foi desenvolvida especialmente para colaborar no Gmail. Também diminui drasticamente o tempo que as equipes investem na aprendizagem de uma nova ferramenta e centraliza o trabalho, facilitando a gestão de tarefas.

As 10 principais alternativas aos Grupos do Google

Se você precisa de uma ferramenta que ajude sua empresa com a colaboração por email, aqui estão as 10 alternativas aos Grupos do Google.

1. Drag
2. Zendesk
3. Help Scout
4. Front
5. Freshdesk
6. Trengo
7. Slack
8. Mailchimp
9. Groove
10. Groups.io

1. Drag

Melhor alternativa para: uma simples mudança dos Grupos do Google para a caixa de entrada compartilhada no Gmail.
Preço: plano gratuito disponível. Os planos pagos variam de $10 a $16/usuário/mês.

2. Zendesk

Melhor alternativa para: equipes corporativas que precisam de um conjunto completo de recursos.
Preço: planos pagos variam de $45 a $99/usuário / mês.

3. Help Scout

Melhor alternativa para: times de atendimento ao cliente buscando uma ferramenta independente focada no apoio ao cliente.
Preço: planos pagos variam de $20 a $65/usuário / mês.

4. Front

Melhor alternativa para: equipes corporativas que desejam uma caixa de entrada compartilhada.
Preço: planos pagos variam de $59 a $229/usuário/mês.

5. Freshdesk

Melhor alternativa para: gerenciar clientes durante todo o ciclo de vendas, marketing e suporte ao cliente.
Preço: plano gratuito disponível. Os planos pagos variam de $5 a $79/usuário/mês.

6. Trengo

Melhor alternativa para: comunicação em vários canais.
Preço: planos pagos variam de $27 a $40/usuário/mês.

7. Slack

Melhor alternativa para: comunicação fora do Gmail.
Preço: plano gratuito disponível. Os planos pagos variam de $10 a $15/usuário/mês.

8. Mailchimp

Melhor alternativa para: campanhas de marketing por email.
Preço: plano gratuito disponível. Os planos pagos variam de $20 a $300/usuário/mês.

9. Groove

Melhor alternativa para: times de atendimento ao cliente buscando um software de helpdesk.
Preço: planos pagos variam de $12 a $40/usuário/mês.

10. Groups.io

Melhor alternativa para: grupos de discussão.
Preço: plano gratuito disponível. Os planos pagos variam de $0,04 a $0,20/usuário/mês.

É hora de sair dos Grupos do Google

Se você continua usando o Google Groups para sua colaboração por email, talvez seja hora de olhar além e começar a explorar opções alternativas para sua empresa. 

Esperamos que a explicação das limitações dos Grupos do Google, as características específicas da Drag e uma lista das 10 principais alternativas aos Grupos do Google tenha dado algumas ideias. Assim, você escolhe qual ferramenta melhor se adapta às suas necessidades – inclusive avaliando por conta própria.

A Drag oferece uma demonstração ao vivo do produto e um Teste de 7 dias para mostrar como é uma ótima alternativa aos Grupos do Google.