Planejamento de Sprint: Um Guia

É possível e criar um modelo de planejamento de sprint no Gmail para melhorar e acelerar seus processos. É preciso ter organização e cuidado para que isso seja efetivo.

Existem vários benefícios em fazer seus sprints no espaço mais usado para comunicação – segundo estatísticas do Gmail, ele é o cliente de email favorito de 90% das startups norte-americanas. Para facilitar, você pode desenvolver modelos práticos de planejamento de sprint.

Neste artigo, exploraremos as possibilidades e ferramentas necessárias para fazer o planejamento da sprint funcionar no Gmail. Continue a leitura para obter um guia abrangente e melhores práticas!

O que é planejamento de sprint?

O planejamento de sprint, também chamado de planejamento de sprint ágil, é uma das etapas da metodologia Scrum. Um sistema usado por equipes de produto e engenharia para priorizar os seus projetos e fazer as coisas da forma correta. Também ajuda a decidir quem pode aderir a um projeto ou tarefa específica.

Essas equipes precisam ter a capacidade de monitorar seu planejamento, para agendar os projetos certos no momento adequado. Com um planejamento eficiente de sprint, elas conseguem manter seus fluxos e entregar excelentes resultados.

Por que implementar o planejamento de sprint no Gmail?

Você pode tornar seus projetos muito mais produtivos se os mantiver em sua caixa de entrada. Podemos apostar que grande parte das conversas sobre os projetos acontecem no email. A maioria das equipes de desenvolvimento e engenharia faz isso.

Se este for o seu caso, você pode gerenciar melhor seus sprints cortando etapas.

Aqui está um exemplo: digamos que sua equipe esteja trabalhando em uma nova atualização de software. Cada vez que um membro da equipe tem que notificar os seus colaboradores sobre alterações relevantes, resultados de testes e potenciais problemas, precisa enviar um email relatando o contexto.

Em seguida, esses emails precisam ser resumidos e adicionados a um log no seu software de gestão de tarefas ou onde quer que você organize seu fluxo de trabalho. À medida que as tarefas passam pelas etapas necessárias, mais e mais emails são enviados como atualização.

Isso gera sobrecarga da caixa de entrada, arquivos perdidos e, é claro, falta de comunicação geral.

Por outro lado, aqui estão alguns benefícios de trazer o planejamento de sprint para o Gmail:

Trabalhar de forma visual

Os melhores programas de gestão de tarefas e projetos incluem diferentes perspectivas para organizar e prever seu fluxo de trabalho. A visão Kanban é popular entre as equipes ágeis, pois destaca as tarefas atuais e ajuda as pessoas a definir melhor as prioridades. Com as ferramentas certas, você pode implementar Kanban no Gmail, que transforma uma caixa de entrada tradicional em um espaço de trabalho produtivo e visual.

Eliminar o vaivém entre as ferramentas

Em vez de quebrar o processo de desenvolvimento em diferentes fluxos e softwares e fazer múltiplas reuniões de sprint, você pode concentrar todas as comunicações em apenas um lugar: o Gmail.

Afinal, alternar entre várias ferramentas pode demorar e criar uma mudança de contexto: perda de produtividade por falta de foco. Por outro lado, se todas as conversas do sprint acontecerem onde as tarefas acontecem, não é necessário importar e exportar arquivos nem atualizar colaboradores.

Ter as informações necessárias

Tudo o que você precisa para fazer as coisas em seu planejamento de sprint que você pode ter em sua caixa de entrada:

• Tarefas e subtarefas
• Histórico de email
• Níveis de prioridade
• Links e arquivos
• Prazos
• Alocação de tarefas
• Marcadores
• Notas
• Descrições dos erros
• Especificações do produto

Criando um modelo de planejamento de Sprint no Gmail usando caixas de entrada compartilhadas

A criação de um modelo de planejamento de sprint exige que o processo seja acessível a todos os membros da equipe e que o fluxo seja flexível e replicável.

De onde vêm as tarefas?

As tarefas podem chegar de diferentes canais.

Uma caixa de entrada da equipe

Algumas equipes têm endereços de email alias, como dev@empresa ou produto@empresa, por exemplo. Muitas delas ainda compartilham logins e senhas para trabalhar dentro de suas contas de equipe. Assim, elas precisam extrair backlog dos emails recebidos.

Mas é claro que as equipes de desenvolvimento não têm tempo a perder em etapas como encaminhar ou copiar emails entre os membros da equipe para atribuir tarefas. Elas precisam de um fluxo de trabalho claro para que, com apenas um olhar e alguns cliques, possam acessar todo o planejamento de sprint.

Assim, com a Drag, as equipes podem definir espaços de trabalho dinâmicos implementando uma caixa de entrada compartilhada no Gmail. Ou seja, um espaço coletivo no qual os usuários podem ver e gerenciar emails enviados para a caixa de entrada da equipe.

Você pode adicionar todos os membros da equipe ao painel compartilhado, onde eles poderão ler e responder a emails sem sair de suas próprias contas.

Emails que chegam em caixas de entrada pessoais

As solicitações também podem vir das caixas de entrada pessoais dos membros da equipe, como nome@empresa Por isso, você precisa ter a opção de mover emails pessoais para a caixa coletiva. Rápido e fácil.

Pedidos provenientes de outros canais

Há momentos em que as solicitações de recursos podem vir do roadmap público da empresa, das mídias sociais ou de uma conversa em outra ferramenta.  Ou mesmo de um telefonema ou pessoalmente, dependendo de como a empresa trabalha.

Uma caixa de entrada compartilhada como a Drag permite criar novos cards que podem ser preenchidos com todos os dados disponíveis sobre estes pedidos. Observe que você também pode criar cards dentro de painéis compartilhados, para que você possa centralizar todo o seu trabalho em um só lugar.

Ou seja, você deve fornecer o espaço de trabalho correto para que o planejamento do sprint aconteça, para que sua equipe possa se beneficiar ao máximo dele. Felizmente, este é um processo bastante simples com a nossa solução, DragApp.

Antes de tudo: instale a Drag gratuitamente

Este é o passo essencial antes de começar a construir o seu modelo. Você precisa adicionar a extensão do Chrome da Drag ao seu navegador. Mas não se preocupe, é grátis e leva apenas alguns segundos. Em seguida, abra ou atualize sua guia do Gmail.

Um pop-up das autorizações do Gmail aparecerá na tela.  Você pode lê-lo e, em seguida, aceitar as permissões para permitir que a Drag funcione na sua caixa de entrada do Gmail.

Criando um painel personalizado

• Abra o Gmail e clique no ícone + ao lado de Drag

• Você pode escolher entre fluxos de trabalho pré-existentes ou configurar seus próprios:
• Em Adicionar email recebido, selecione Caixa de entrada compartilhada:
• Escreva o email da sua equipe, como devs@empresa, e clique em Avançar.
• Agora você será redirecionado para o seu novo espaço de trabalho.

Adicionando sua equipe ao seu painel

É claro que o painel só é útil quando a equipe toda tem acesso a ele. Para convidar usuários, tudo o que tem de fazer é:

• Acesse o painel
• Clique no botão Compartilhe o painel com a equipe no canto superior direito

• Na próxima tela, adicione os emails dos membros da equipe que deseja convidar:

Passo 1: use o Kanban para uma melhor visão do trabalho

A visualização da área de trabalho Kanban da Drag fornece uma visão holística do seu planejamento de sprint. Você pode visualizar e interagir com o painel, definindo colunas com as etapas necessárias para seus projetos. Essas colunas são ajustáveis, você pode redimensioná-las se precisar e mudar de lugar, se necessário.

Em seguida, você pode facilmente mover o que chamamos de cards (emails e tarefas) entre essas colunas. Este processo ajuda a alterar e acompanhar o estado dos sprints de uma forma muito mais clara e rápida.

Passo 2: liste seu backlog

A primeira coluna do seu modelo de planejamento de sprint é o backlog. Aqui você pode adicionartarefas a seus sprints de três maneiras diferentes:

• Emails recebidos em uma caixa de entrada compartilhada;
• Emails recebidos individualmente;
• Cards novos com base em tarefas de outros canais.

Passo 3: defina o seu sistema de marcadores

A Drag tem seu próprio sistema de marcadores altamente personalizável e visual. Você pode criar marcadores compartilhados para cada tipo de tarefa e até mesmo adicionar codificação de cores para otimizar. Assim, sempre que um membro da equipe entra no painel, ele tem um vislumbre de seus próximos passos no projeto.

Passo 4: atribua tarefas aos membros da equipe

As alocações de tarefas são uma parte fundamental de um modelo de planejamento de sprint bem-sucedido. Os gestores devem alocar tarefas com base na experiência, disponibilidade e prioridades para que nenhuma tarefa seja ignorada até o final do sprint.

Passo 5: defina os prazos

A organização de prazos é essencial. Portanto, ao configurar modelos de planejamento de sprint em uma caixa de entrada compartilhada, você deve defini-los de acordo.

Normalmente, os sprints duram um mês ou menos, para que as equipes possam avançar mais rapidamente em seus projetos. Quando o sprint termina, o líder pode coletar feedback sobre a conclusão das tarefas e o equilíbrio geral entre tempo disponível e carga de trabalho. Esses dados podem ser usados posteriormente para definir modelos de planejamento de sprint mais eficientes.

Com a Drag, você pode até organizar seus sprints facilmente através de uma integração com o Google Agenda. Dessa forma, os usuários terão períodos de sprint adicionados automaticamente aos seus calendários e receberão todas as notificações relevantes.

Passo 6: inclua o contexto no diálogo

E se você pudesse eliminar algum tempo nas reuniões de planejamento de sprint? Na verdade, com a Drag, você pode. Em cada card do seu painel, há um chat interno em que você pode trocar informações sobre seu conteúdo.

Isso faz com que as equipes concentrem as conversas sobre um assunto específico exatamente onde ele está. Sem necessidade de mencionar todo o contexto em uma ferramenta secundária, como Slack ou Google Chat.

Se você digitar @ e o nome de um membro da equipe, ele receberá automaticamente uma notificação para checar o card. As mensagens chegam em tempo real e ficam no card, para que possam ser lidas posteriormente.

A Drag também conta com um registro de atividades, para que, da próxima vez que os membros da equipe abrirem o painel, todas as alterações relevantes sejam visíveis. Isso é particularmente útil para equipes globais assíncronas, pois elimina a necessidade de emails contextuais longos e reuniões remotas.

Passo 7: revise seu sprint

A etapa final de um sprint é receber feedback. Após o tempo predefinido, os gestores devem fazer uma revisão para abordar a produtividade, os potenciais problemas e os pontos de melhoria.

Com os relatórios de análise da Drag, eles podem observar dados diferentes, como relatórios de tempo de resposta. Isso fornece um conjunto útil de informações sobre as taxas globais de produtividade, que tipos de tarefas são mais rápidas de concluir e o que atrasou o sprint.

Então, as equipes devem ter o espaço para oferecer seu próprio feedback com perspectivas internas sobre o que funcionou e o que não funcionou durante o período. Com tudo isso em mente, o próximo sprint pode ser melhor projetado e adaptado ao fluxo de trabalho da equipe.

Conclusão

Agora você está pronto para começar a usar o Gmail como seu novo espaço para planejamento de sprint. Com a interface fácil do Gmail e os recursos de uma caixa de entrada compartilhada, sua equipe tem tudo o que precisa para trabalhar nos projetos diretamente onde eles começam.

Com um modelo de planejamento de sprint testado e otimizado, a produtividade geral aumenta, assim como a conclusão do projeto e o crescimento da empresa.