Você recebe várias mensagens de clientes fora do seu horário comercial? Precisa lembrar os compradores periodicamente sobre promoções e produtos específicos? Quer estabelecer sua marca no maior aplicativo de mensagens do mundo? Então você precisa agendar mensagens no WhatsApp!
Seus clientes passam muito tempo no WhatsApp, tanto para comunicação pessoal quanto profissional. Portanto, ter um ponto de contato constante é fundamental para qualquer negócio.
Mas é preciso ter equilíbrio: os gestores e donos de negócios precisam encontrar saber de alcançar seus clientes na quantidade certa e nos momentos certos para chamar sua atenção. Pode ser difícil acompanhar as demandas e garantir que você esteja presente na plataforma.
Agendar mensagens no WhatsApp é, então, uma abordagem proativa para essa conexão. Não sabe como? Esse guia vai te ajudar no processo!
Por que agendar mensagens no WhatsApp?
Em primeiro lugar, é fundamental entender porque as mensagens agendadas são úteis e ajudam você a econnomizar tempo.
Horários de funcionamento
A maioria das pequenas e médias empresas tem um horário de atendimento ao cliente reduzido. Claro que isso não significa que seus clientes não tentarão entrar em contato com você, seja para relatar um erro, fazer uma pergunta ou solicitar um orçamento.
Não é bom deixar essas mensagens perdidas em sua caixa de entrada à espera de uma resposta. Por isso, agendar mensagens fora do horário comercial ajuda a informar o destinatário e organizar sua caixa de entrada.
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Campanhas sazonais
Sua equipe de marketing pode usar o WhatsApp para se conectar com clientes novos e existentes e informá-los sobre ofertas específicas e produtos sazonais. As lojas que oferecem encomendas personalizadas, por exemplo, podem criar lembretes periódicos dos prazos das encomendas para que os clientes estejam cientes. Já as plataformas de ecommerce devem engajar seu público durante promoções.
Nessa situação, você pode agendar mensagens de follow-up após alguns dias ou no final da promoção para sinalizar urgência. Dessa forma, você relembra clientes que ainda não fizeram suas compras de acessar a loja.
Alcançar diferentes perfis de clientes
Agendar mensagens no WhatsApp também permite que você acompanhe uma variedade de clientes. Se você administra uma empresa de software com planos de assinatura específicos, por exemplo, deve ter lembretes programados para que os usuários acompanhem suas assinaturas, alterem seus serviços ou renovem seus contratos, independentemente da periodicidade.
Reconhecimento da marca
A grande vantagem de reservar um tempo para agendar mensagens no WhatsApp é que você garante que sua marca permaneça relevante para seu cliente o tempo todo. Ou seja, use a prevalência do WhatsApp a seu favor e envie aos seus clientes informações que chamem a atenção deles, mesmo que eles não estejam no processo de compra de seus produtos e serviços.
O que fazer antes de agendar mensagens no WhatsApp
Saber por que você deve agendar mensagens do WhatsApp é uma coisa, mas e o processo? O elemento-chave aqui é o tempo. Ao contrário de um chat rápido, uma mensagem agendada oferece tempo para análise e reflexão. Aproveite esse tempo dando atenção extra para as seguintes etapas:
1) Categorize seu público corretamente
Seus contatos profissionais não são uma coisa só. Então você não deve tratá-los dessa forma. Antes de agendar mensagens no WhatsApp, é preciso ter listas e categorias adequadas para elas. Isso pode variar de acordo com cada empresa, mas as categorias devem refletir o tipo de compra aplicável ao contato, quando o último negócio foi fechado ou a região em que cada cliente está sediado.
Dessa forma, se você estiver agendando mensagens de marketing, terá um ROI e uma taxa de abertura mais altos nesses produtos e serviços.
2) Crie mensagens claras e acessíveis
Cuidado para não complicar suas mensagens do WhatsApp. Embora qualquer tipo de comunicação profissional deva seguir boas práticas de atendimento ao cliente, você também deve se adequar a cada plataforma. As pessoas preferem o WhatsApp devido à sua praticidade e diálogo mais curto e rápido com as empresas. Portanto, não exagere!
Crie mensagens curtas, mas informativas, que manterão seu cliente atualizado sem muitos parágrafos. Se você está informando as pessoas sobre um novo produto, envie uma imagem de alta resolução, algumas inovações importantes que o lançamento inclui e respostas às principais perguntas que possam surgir. Adicione algo como “Ficamos à disposição para qualquer dúvida” e pronto.
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3) Personalize para cada cliente
Sim, se você agendar mensagens no WhatsApp, economiza tempo tentando equilibrar seu fluxo de trabalho e sua caixa de entrada. Mas isso não significa que você não precise gastar algum tempo em cada mensagem.
Ao formar e manter conexões comerciais valiosas, é importante garantir que sua mensagem seja educada e personalizada para cada cliente. Dessa forma, a marca se destaca na escolha futura. Para tal, inclua o nome do cliente, as vantagens dos seus produtos para o seu estilo de vida ou função profissional e, se aplicável, relacione-os com compras anteriores.
4) Verifique com atenção!
Checou erros de digitação, qualidade e atualização de informações e o tom da mensagem? Ótimo, agora verifique novamente. O tempo de pausa entre o recebimento e o agendamento de uma mensagem no WhatsApp dá a você a oportunidade de examinar mais de perto cada detalhe para ter certeza de que está passando a mensagem correta.
Isso ajuda a evitar o envio de erratas ou ter que solucionar muitas dúvidas de seus clientes. O que, sim, economiza tempo, mas também mostra que sua empresa é confiável e fácil de trabalhar.
5) Programe para o momento ideal
À medida que a sua estratégia do WhatsApp cresce, você ganha compreensão da plataforma e da sua base de clientes. O que significa que, se você souber quais datas e horários levam a mais engajamento do público, poderá agendar mensagens de acordo com esses dados.
Por exemplo, talvez as vendas B2B sejam mais úteis durante a semana, enquanto certos segmentos de comércio online podem receber mais cliques nos fins de semana. Isso varia de empresa para empresa, portanto, cada gestor precisa adaptar o cronograma às suas necessidades.
Bônus: crie um calendário de conteúdo
A proatividade é uma habilidade essencial para o WhatsApp (e comunicação em geral!) Em vez de correr para agendar mensagens do WhatsApp à medida que os processos internos progridem, reserve um tempo para criar um calendário de acordo com suas necessidades. Deve incluir qualquer coisa que possa afetar suas conversas com base nos produtos e serviços que você oferece.
Tais como: férias e feriados, mudanças de tempo sazonais, hábitos de consumo, calendário fiscal e qualquer coisa que exija que você invista mais no reconhecimento da marca. Esse é um ótimo guia para a maioria das estratégias de marketing, incluindo quando agendar mensagens no WhatsApp.
O que evitar ao agendar mensagens no WhatsApp?
A melhor medida preventiva ao agendar mensagens no WhatsApp é evitar o comportamento de spam.
Sim, enviar mensagens em massa no WhatsApp para sua base de clientes pode fazer uma grande diferença na aquisição de leads e nos esforços de marketing. No entanto, você deve evitar mensagens repetitivas ou atividades suspeitas (por exemplo, muitos links). Além disso, considere as leis de privacidade e as boas práticas do setor: não envie mensagens para contatos que não tenham optado por participar de sua lista de contatos.
Caso os usuários acreditem que as mensagens sejam spam, podem denunciar seu perfil. Então, você acaba tendo que desbloquar sua conta do WhatsApp se for possível. Então, é melhor ter cuidado.
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Qual é a melhor forma de agendar mensagens no WhatsApp?
Com tudo isso em mente, agora é hora de realmente agendar mensagens no WhatsApp. Dependendo do tipo de mensagem que necessita, alguns métodos podem funcionar melhor.
Mensagens de ausência do WhatsApp Business
O aplicativo gratuito WhatsApp Business permite que os usuários agendem mensagens do WhatsApp para quando não estiverem disponíveis. São mensagens de ausência e são muito fáceis de configurar.
- Abra o WhatsApp Business
- Clique em Mais opções> Ferramentas comerciais
- Desça a página até Ferramentas de mensagens e clique em Mensagem de ausência
- Habilite Enviar mensagem de ausência
- Insira seu texto
- Clique em Horário para escolher entre horários personalizados ou fora do horário comercial (conforme definido no seu perfil)
- Você também poderá escolher se a mensagem será enviada para todos os contatos ou grupos específicos
- Para terminar, clique em Salvar .
O único problema é que a função nativa do WhatsApp só permite que os usuários configurem mensagens de ausência. Se precisar de planejamento para outros setores, é preciso usar uma ferramenta adicional.
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Apps de agendamento de mensagem
Existem alguns aplicativos de agendamento do WhatsApp no mercado, tanto para dispositivos iOS quanto Android. Os usuários podem fazer login nesses aplicativos para planejar e automatizar mensagens no WhatsApp de acordo com suas necessidades.
Um exemplo é AutoText, uma ferramenta desenvolvida para automatizar SMS, WhatsApp e outras plataformas de mensagens instantâneas.
Com isso, você pode configurar mensagens em massa em um timer e até mesmo adicionar um atraso entre elas para cumprir a regra anti spam do WhatsApp. A maioria das funções é limitada ao plano pago, mas os usuários podem testar a ferramenta gratuitamente por 5 dias.
Essa solução é útil para fluxos de trabalho que envolvem conversas simples do WhatsApp. Mas e se você estiver trabalhando com uma equipe e precisar de um WhatsApp compartilhado para seu espaço de trabalho com múltiplos fluxos?
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Caixa de entrada compartilhada
É aí que uma caixa de entrada compartilhada pode ajudar. Uma caixa de entrada compartilhada é uma plataforma que transforma sua aba conversas padrão em um centro de produtividade para uma equipe. Com a nossa solução, DragApp, você pode organizar suas mensagens em cards de tarefas e movê-los em um painel Kanban, o que facilita a visualização dos fluxos.
Dessa forma, você pode acompanhar o andamento das conversas específicas, ver se elas estão dentro do prazo e se precisa agendar mensagens no WhatsApp. Por exemplo, ao trabalhar com vendas B2B, seu time de vendas usa WhatsApp para contatar os compradores. Mas eles precisam enviar mensagens de follow-up com cotações personalizadas.
O mesmo se aplica aos lançamentos de produtos. Se você tiver um fluxo de trabalho personalizado para testadores beta, precisa agendar mensagens para enviar pesquisas de opinião na data correta. Isso significa que, à medida que os cards são movidos em seus painéis, algumas conversas devem ser reabertas.
Felizmente, há uma maneira de automatizar esse processo com a DragApp: sequências. Depois de criar modelos de mensagens personalizadas para perguntas frequentes, é possível configurar regras de automação na DragApp:
Cada sequência também permite configurar mensagens de follow-up. Aqui, você pode usar modelos adicionais e criar uma sequência com o número de dias/semanas/meses necessários e a que horas enviar a mensagem. Assim, por exemplo, se você precisar agendar mensagens no WhatsApp como um lembrete para que seus clientes renovem suas assinaturas, certifique-se de que a sequência corresponda à duração do contrato.
Como a Drag pode ajudar a agendar mensagens no WhatsApp?
Por ser uma caixa de entrada compartilhada, a DragApp pode cortar etapas ao agendar mensagens no WhatsApp. Mas nossos recursos de colaboração e produtividade vão além.
Primeiramente, a Drag inclui rascunhos compartilhados para as equipes. Antes de enviar qualquer mensagem, agendada ou não, você pode escrever um rascunho e pedir aos seus colaboradores que chequem as informações. Isso ajuda a evitar erros e falhas de comunicação.
O segundo benefício de usar a Drag é personalizar as mensagens para cada destinatário. Como visto acima, reservar um tempo para categorizar seu público e enviar mensagens pessoais ajuda você a se conectar melhor. No entanto, considerando as limitações de tempo, automatizar esse processo pode ajudar na sua produtividade.
Os campos personalizados permitem inserir dados flexíveis nos perfis dos seus contatos. Assim, ao escrever mensagens, você pode adicionar variáveis que serão preenchidas com dados desses campos personalizados. Ou seja, nada de enviar mensagens em massa no WhatsApp de forma genérica: com esse recurso, suas mensagens ficam imediatamente muito mais próximas do público.
Como aproveitar os benefícios de agendar mensagens no WhatsApp
O próximo passo é garantir que as mensagens que você agendou no WhatsApp sejam realmente úteis. Para entender seu ROI e taxas de sucesso em geral, existem dois métodos básicos.
O primeiro é analisar os dados. Os relatórios de dados, disponíveis na DragApp, podem ajudar a monitorar, por exemplo, quantos cards de tarefas são abertos e concluídos durante um determinado período. Também demonstra quais tags/palavras-chave aparecem com mais frequência. Isso ajuda você a decidir em quais estratégias investir.
Mas os dados são apenas uma parte da questão. É essencial entender a perspectiva de seus clientes. Configure pesquisas periódicas de satisfação do cliente para ver se seus destinatários se sentem conectados às mensagens que recebem. Isso ajuda a segmentar e definir grupos de contatos, permitindo conexões mais bem-sucedidas.
Com tudo isso em mente, você pode agendar mensagens no WhatsApp com a regularidade certa e alcançar as pessoas certas. No momento certo.
Perguntas e respostas sobre mensagens agendadas
- Por que agendar mensagens no WhatsApp?
As mensagens agendadas ajudam no alcance recorrente aos clientes para conhecimento da marca. Podem também contribuir para o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, tal como acontece com as mensagens fora do horário comercial.
- Posso agendar mensagens no WhatsApp pelo aplicativo?
Sim, mas há limitações. O WhatsApp Business permite que os usuários agendem mensagens de ausência fora de seu horário operacional. Qualquer outra coisa requer um aplicativo adicional.
- É seguro agendar mensagens no WhatsApp com aplicativos externos?
Sim, mas requer atenção extra. Primeiro, use aplicativos seguros da Google Play Store ou da App Store. Isso é útil para cuidados com segurança e dados. Em seguida, certifique-se de usar esses aplicativos de acordo com as diretrizes do WhatsApp: não envie spam, não envie mensagens para as pessoas sem sua aceitação e evite mensagens em massa.
- É possível agendar mensagens recorrentes no WhatsApp?
Com aplicativos externos, como a caixa de entrada compartilhada do WhatsApp do DragApp, sim, é possível. Essas plataformas permitem a criação de mensagens de follow-up automatizadas com base num período de tempo.
- Como agendar vários tipos de mensagens do WhatsApp?
Você precisa de uma plataforma de caixa de entrada compartilhada. Com ela, é possível personalizar sua automação de agendamento com base em cada tipo de mensagem, desde cotações de vendas até atendimento ao cliente e agendamento de horários. Dessa forma, você pode agendar mensagens no WhatsApp com base em seu projeto atual e o status da tarefa.
WhatsApp colaborativo com a Drag
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