Quando uma empresa utiliza o WhatsApp como recurso de comunicação interna e externa, pode ser necessário configurar mensagem automática no WhatsApp. Isso porque as respostas rápidas ajudam a fortalecer o canal, mas nem sempre é possível atender instantaneamente.
Nesse caso, a mensagem automática no WhatsApp pode oferecer direcionamento, ajudar com dúvidas rápidas e até mesmo otimizar as vendas de sua empresa.
Nesse artigo, vamos explorar quando (e como) criar respostas automáticas para facilitar a sua estratégia empresarial no WhatsApp. Continue a leitura para saber mais!
Quando usar mensagem automática no WhatsApp?
A maioria das empresas não pode oferecer atendimento imediato em seus canais de comunicação. No entanto, a demora nas respostas e dificuldade de diálogo com a empresa prejudica as métricas de atendimento ao cliente.
Considerando a prevalência do WhatsApp como meio de comunicação pessoal e profissional, é fundamental que uma empresa séria conte com uma sistema automatizado, que pode tanto enviar alertas a múltiplos contatos por meio de mensagens em massa, quanto oferecer respostas claras e concisas à questões e propostas comerciais.
Alguns dos principais fluxos em que a mensagem automática no WhatsApp pode ser necessária são:
Mensagem automática no WhatsApp de vendas
Se o seu time de vendas usa o WhatsApp para interagir com potenciais clientes, é essencial elaborar respostas automáticas para dúvidas frequentes sobre produtos e serviços. Por exemplo, digamos que os clientes entrem em contato pedindo mais informações sobre o software que sua empresa comercializa. Um exemplo de mensagem automática no WhatsApp é:
“Olá, agradecemos o contato! A [empresa] desenvolveu o [software] com todos os recursos necessários para [objetivo]. Trabalhamos com [setor] na melhoria contínua dos processos internos de forma inovadora.
Nossos planos disponíveis são:
[listar planos]
Caso seja necessário, ficamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas por aqui.”
Além disso, caso os negócios exijam cotações personalizadas, é interessante obter todas as informações necessárias para o cálculo antes que o vendedor comece o processo. Nesse caso, o cliente já envia os dados relevantes, tornando o fluxo mais simples. Por exemplo:
“Bom dia, agradecemos o interesse em nosso produto. Nosso planos são customizados de acordo com a quantidade e os extras escolhidos. Para facilitar o orçamento, por favor responda à essa mensagem com:
- Nome do cliente
- Telefone de contato
- Quantidade de produtos
- Opcionais [listar opcionais disponíveis]
- Prazo necessário
Após recebermos as informações, vamos preparar um orçamento ideal com tudo o que você precisa. Caso tenha ficado com uma dúvida, basta responder aqui que um de nossos atendentes entrará em contato o mais rápido possível.”
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Mensagem automática no WhatsApp de atendimento ao cliente
Outro setor importante para o sucesso da comunicação profissional é o atendimento ao cliente no WhatsApp. Quando seus clientes têm dificuldades ou dúvidas em relação a seus produtos e serviços, é preciso trazer soluções efetivas e rápidas. Por exemplo, caso o time de atendimento esteja enfrentando uma fila longa de tickets, vale a pena ter uam mensagem automática no WhatsApp para notificar que a pergunta foi recebida, tal como:
“Olá, lamentamos que esteja tendo dificuldades com [produto/serviço]. Nossa equipe está ocupada no momento, mas, em breve, um de nosso agentes entrará em contato. Para facilitar a solução, descreva rapidamente qual é o problema. Assim, podemos resolver mais rápido.”
Já caso a a questão seja uma dúvida técnica que envolve guias e manuais, é interessante oferecer ao cliente informações claras diretamente no primeiro contato, como:
“Agradecemos o interesse em [produto/serviço]. Noss principais diferenciais são [listar recursos de destaque]. Para que você possa entender melhor tudo o que oferecemos, preparamos um guia em [link do arquivo]. Caso você queria saber mais, basta continuar a conversa que encaminhamos a um de nossos especialistas.”
Mensagem automática no WhatsApp de agendamentos
Clínicas médicas e odontológicas, serviço de mercado imobiliário, hotéis, restaurantes e transportes são alguns dos setores que mais precisam enviar mensagem automática no WhatsApp para alertar seus clientes de agendamentos. Como por exemplo:
“Olá! Passando para lembrar que seu próximo agendamento com [profissional] está marcado para [horário/data].”
Ou:
“A reserva número 1234 com o nome de [nome do cliente] está confirmada para as datas [data de ínicio – data de fim]. Caso seja necessário realizar alguma alteração, entre em contato com nosso serviço de atendimento ao cliente por [contato]. Nos vemos em breve!”
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Mensagem automática no WhatsApp de alertas
Serviços que passam por manutenções periódicas também exigem um sistema efetivo de mensagem automática no WhatsApp para notificar seus clientes na plataforma que eles mais acessam. Por exemplo:
“Nosso app ficará indisponível no período de 3h às 6h de [data] para manutenção e ataulização de segurança programadas. Pedimos desculpas pelo inconveniente, estamos trabalhando para oferecer o melhor serviço possível para nossos parceiros.”
Locais físicos, que contam com horários de funcionamento regulares, também precisam comunicar alterações, seja por datas comemorativas, seja por imprevistos.
“Caros clientes, nossa loja ficará fechada no feriado. As encomendas estão abertas até [data/horário de encerramento]. Reabriremos em [data/horário] e ficaremos felizes em recebê-los. Agradecemos a compreensão!“
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Como configurar uma mensagem automática no WhatsApp
Existem diferentes formas de enviar respostas automatizadas se você usa um WhatsApp profissional. Cada uma delas tem uma função específica.
1) App do WhatsApp Business
No próprio WhatsApp Business, o usuário pode criar dois tipos de resposta automática gratuitamente. A mensagem de boas vindas e a mensagem automática no WhatsApp de ausência. Para isso, basta acessar Menu > Ferramentas comerciais e descer a página.
As mensagens de boas vindas serão enviadas na primeira interação com seus contatos. Isso é, são feitas para oferecer uma introdução à empresa. É o espaço correto, por exemplo, para agentes de vendas inserirem informações rápidas sobre os principais produtos e serviços, ou gestores de clínicas médicas listarem as especialidades disponíveis.
Já as mensagens de ausência podem ser programadas de acordo com seu horário de funcionamento. Esse formato é ideal para pequenos negócios que buscam oferecer um serviço de qualidade ao cliente, mas não sobrecarregar a equipe com mensagens no WhatsApp. Aqui, é possível criar uma mensagem simples para exemplificar seu trabalho e amelhor hora para entrar em contato, como por exemplo.
“Boa noite, agradecemos seu contato e ficaremos felizes em trabalhar em sua encomenda. Nossa equipe está disponível das 9h às 18h, de segunda a sexta. Mas você pode deixar aqui sua ideia e entraremos e contato assim que pudermos. Obrigada!”
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WhatsApp Business API
Uma opção adicional do próprio ecossistema do WhatsApp é a plataforma WhatsApp Business API. Ela é, na verdade, um API customizável para que empresas criem seu próprio sistema de comunicação na plataforma, incluindo recursos como fluxo de mensagens.
Aqui, a equipe pode customizar uma mensagem automática no WhatsApp para cads tipo de interação, como dúvidas sobre produtos, pergunta sobre preços, agendamento automático de horários, alerta sobre serviços, etc. Podem também ser personalizados com dados dos clientes e incluir links e respostas clicáveis, oferecendo uma trajetória completa dentro da conversa.
No entanto, essa modalidade é paga, com o custo por mensagem automática no WhatsApp sendo de U$0,01 a US$0,07, dependendo do formato e segmento. Ou seja, a cobrança é proporcial ao uso. Pode ser vantajoso de início, mas se a empresa lidar com mais contatos que a média em determinado mês, acaba desestabilizando o orçamento. Por isso mesmo, essa opção é mais indicada para empresas de grande porte.
WhatsApp compartilhado
Uma solução que mescla a flexibilidade de recursos com a praticidade de uma aba de mensagens do WhatsApp é o WhatsApp para times ou caixa de entrada compartilhada no WhatsApp.
Nesse sistema, a conta da empresa no WhatsApp fica disponível em uma plataforma multicanal, como a DragApp, que integra WhatsApp e Gmail. A partir daí, é possível convidar todos os membros da equipe para gerenciar e responder aos contatos do WhatsApp no mesmo espaço.
A colaboração entre equipes é mais simples com a organização, já que na Drag, todas as mensagens contam com espaços dedicados como chats internos, anotações e upload de arquivos. Isso permite que todos os membros da equipe tenham acesso facilitado aos tickets e possam oferecer ajuda e informação aos clientes de forma rápida.
Mas e quando for necessário criar uma mensagem automática no WhatsApp? Com a Drag, isso também é possível com o recurso respostas automáticas. Para isso, é preciso primeiro definir modelos de resposta para a equipe.
Vale lembrar que, por ser uma caixa de entrada compartilhada, esses modelos prontos ficam disponíveis para todos, o que torna sua estratégia de comunicação no WhatsApp mais consistente.
Como criar um modelo de resposta automática no WhatsApp com a Drag
- Instale a extensão da DragApp e faça login com sua conta do WhatsApp
- Abra o espaço de trabalho compartilhado e clique no ícone da Drag.
- Depois, na guia Modelos
- Selecione Criar novo modelo
- Dê um nome, como “Resposta para cotações” ou “Produtos disponíveis” e escolha a pasta, como “Vendas”
- Escreva a mensagem modelo (você pode usar campos customizáveis!) e clique em Salvar alterações
Aplicando seu modelo de resposta automática no WhatsApp
Na DragApp, todas as mensagens que chegam à sua caixa de entrada são transformadas em cards de tarefas. Ou seja, é preciso filtrar os cards para enviar a resposta correta.
- No menu da Drag, acesse Automações
- Depois, Criar uma automação
- Escolha um nome e descrição para sua regra personalizada de mensagem automática no WhatsApp
- Na seção Quando, escolha Card recebido
- Na seção Se, inclua as condicionais, como endereço do remetente, palavra-chave no texto, horário, etc
- A resposta pode ser instantânea ou contar com um delay, detalhado na seção Após
- Na seção Então, selecione Enviar mensagem e escolha o modelo definido na etapa anterior.
- Clique em Criar.
A partir de agora, interações que atingirem os critérios receberão uma resposta automática no WhatsApp.
A principal vantagem de utilizar a Drag nesse processo de automatização é a flexibilidade. É possível criar múltiplos modelos de mensagem automática no WhatsApp para todos os departamentos e necessidades de sua empresa, atingindo uma gama maior de clientes com o mesmo custo fixo.
Conclusão
Ter um modelo de mensagem automática no WhatsApp faz toda a diferença para se comunicar melhor com os clientes. Ajuda na organização de atendimentos, melhora a conversão de vendas e ainda melhora a satisfação dos contatos.
Por isso, escolher a ferramenta certa, como a DragApp, é tão importante. Com recursos de personalização e adaptação, sua comunicação no WhatsApp fica ainda mais eficiente e próxima dos clientes.
O que preciso saber sobre mensagem automática no WhatsApp?
- Quando configurar uma mensagem automática no WhatsApp?
É possível criar uma mensagem automática para divulgar seus produtos e serviços a novos contatos, alertar sobre horários de funcionamento, confirmar recebimento de dúvidas e muito mais.
- Posso criar uma mensagem automática no WhatsApp para facilitar o fluxo?
Sim, muitas equipes de atendimento ao cliente, por exemplo, contam com mensagens automáticas de FAQs. Ou seja, se a solução for simples, o cliente consegue resolver a situação com guias prontos diretamente em seu WhatsApp, sem esperar na fila de atendimento.
- A mensagem automática no WhatsApp ajuda com vendas?
Sim, equipes de marketing utilizam o WhatsApp automatizado para divulgar produtos e serviços, direcionando suas mensagens para perfis de contatos diferentes.
- Posso criar vários tipos de mensagem automática no WhatsApp?
Pode! No WhatsApp Business, é possível criar mensagens automáticas de boas-vindas e de ausência, o que permite que o cliente entre em contato sem sobrecarregar sua equipe. Para fluxos de automação personalizados e adaptáveis a diferentes questões, é necessário utilizar ferramentas adicionais, como uma caixa de entrada compartilhada no WhatsApp, que permitem múltiplas regras de automação para os fluxos de sua empresa.
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