Se você usa o WhatsApp regularmente, sabe que essa ferramenta de chat é muito útil. É possível ampliar a colaboração na sua empresa implementando WhatsApp para times. Para isso, você precisa configurar um WhatsApp compartilhado pelo WhatsApp Business. Você também pode usar um aplicativo de caixa de entrada compartilhada para criar uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp. É fundamental definir também a estratégia geral e de comunicação da empresa para que isso funcione.
O WhatsApp é popular mundialmente. Com quase 3 bilhões de contas únicas, é o aplicativo de chat mais baixado do mundo. O WhatsApp Business, um novo recurso lançado em 2018, permitiu que os usuários interagissem diretamente com as empresas – aprimorando o atendimento ao cliente e os esforços de marketing.
E também redefiniu as interações entre as equipes. Ao poder separar contas pessoais e profissionais, os usuários conseguem interagir com os membros da sua equipe e gestores a partir desta interface fácil. Com equipes remotas e assíncronas em ascensão nos últimos anos, a busca por uma maneira mais fácil e rápida de conversar levou muitos usuários ao WhatsApp Business.
Por que as empresas usam conversas compartilhadas do WhatsApp para times se comunicarem?
O WhatsApp se tornou cada vez mais popular ao longo dos anos, tanto para chats pessoais como para comunicação profissional. Muitas equipes em todo o mundo recorreram a um sistema de caixa de entrada compartilhada do WhatsApp no lugar de plataformas mais robustas para conversas internas e colaboração diária.
Além disso, as empresas começaram a usar uma conta de WhatsApp compartilhada para interagir com seus clientes e organizar estratégias de marketing e vendas.
A popularidade do WhatsApp tem vários fatores: sua interface simples, compatibilidade entre plataformas, criptografia de ponta a ponta e muitas outras funcionalidades que melhoram a experiência de chat. Vamos entender por que é tão usado e por que uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp faz sentido para muitas equipes:
Interface simples
O WhatsApp tem uma interface simples e intuitiva que o torna acessível a todo o tipo de usuário. Desde o envio de mensagens de texto até a realização de chamadas de vídeo, todos os recursos são fáceis de usar.
Ao contrário de outras plataformas de chat em equipe, o WhatsApp já faz parte das comunicações diárias e praticamente não requer curva de aprendizado.
Portanto, se você está procurando uma maneira de discutir projetos e oferecer suporte uns aos outros, sua equipe pode se beneficiar de uma caixa de entrada do WhatsApp para times.
Você pode configurar diferentes conversas em grupo para cada tipo de tarefa e discussão. Em seguida, adicione os membros da sua equipe às conversas. Bônus: você pode fixar mensagens importantes, o que ajuda sua equipe a encontrar o que precisa mais tarde.
Compatibilidade entre plataformas
Uma preocupação ao usar um sistema de mensagens em sua empresa é que ele não estará acessível para todos os sistemas operacionais e dispositivos. É quando usar o WhatsApp para times ajuda!
Além de ser compatível com todos os dispositivos móveis através do aplicativo, você também pode acessar seu espaço do WhatsApp compartilhado pelo computador. Isso é conveniente ao trabalhar com sua equipe em outros projetos: em vez de ter que mudar da tela do computador para o telefone, você pode usar a versão desktop do WhatsApp ou a opção do navegador. Veja como é um espaço de WhatsApp compartilhado na versão desktop:
Isso significa que, independentemente do dispositivo em que sua equipe prefere trabalhar e onde quer que estejam, eles podem ver facilmente as mensagens recebidas de colegas, clientes e fornecedores e responder com eficiência. Os usuários também podem alternar facilmente as conversas e restringir notificações para manter a produtividade. Dessa forma, não há necessidade de trocar de plataforma e perder o ritmo – tudo o que você precisa está no mesmo lugar.
Upload e download de arquivos
Um dos maiores pontos fortes do WhatsApp compartilhado e, em última análise, o que o torna útil para equipes é a capacidade de fazer upload e usar muitos tipos de arquivos. No dia-a-dia, é preciso enviar diferentes documentos, fotos e vídeos. Ou seja, é essencial ter uma ferramenta multimídia.
Por exemplo, se você estiver demonstrando a outro membro da equipe como uma tarefa é realizada, pode querer enviar capturas de tela para fornecer instruções mais claras. Se você precisa encaminhar uma fatura para sua equipe de Finanças, envia PDFs. Se você precisa de uma maneira rápida de informar sua equipe sobre quaisquer alterações, uma mensagem em áudio pode resolver o problema. E assim por diante.
A criptografia de ponta a ponta do WhatsApp compartilhado significa que apenas remetentes e destinatários podem ver os arquivos, o que o torna ideal para informações confidenciais da empresa ao compartilhar documentos. Além disso, a plataforma permite enviar imagens e vídeos únicos, para que não possam ser replicados.
Conta pessoal x WhatsApp Business para times
O WhatsApp, inicialmente concebido para a comunicação pessoal, evoluiu para acomodar as empresas com a introdução do WhatsApp Business para equipes de todas as indústrias. Embora as contas pessoais ajudem as pessoas em todas as operadoras, códigos de área e sistemas operacionais com comunicação informal, esse não é o formato ideal para comunicação em equipe ou interação com os clientes.
Uma conta normal do WhatsApp vem com ferramentas básicas, como mensagens de texto, chamadas de voz e compartilhamento de multimídia. Essas contas priorizam a privacidade do usuário e se integram às redes sociais, mas carecem de recursos especializados para as empresas.
Recursos do WhatsApp Business
Por outro lado, o WhatsApp Business é um aplicativo diferente com uma interface semelhante. A configuração é bastante semelhante: baixe o aplicativo através da App Store ou do Google Play e inscreva-se com um número de telefone.
A diferença é que, durante o cadastro, é possível criar um perfil de negócio, que será apresentado aos seus clientes, com links para o seu website, horário comercial e catálogo de produtos. E não termina aí. A plataforma inclui:
Automações de interação com o cliente
Você nunca deve deixar um cliente em potencial sem resposta. Na verdade, manter o tempo de respostas profissionais curto é uma ótima maneira de construir a reputação da sua empresa. Mas com várias interações chegando, o WhatsApp pode ser caótico.
O bom é que o WhatsApp Business permite que você e sua equipe configurem respostas automáticas para agilizar o processo. O recurso de resposta rápida permite selecionar uma resposta com apenas alguns cliques, o que reduz o tempo de resposta às perguntas frequentes. Não está online? Sem problemas! Seu cliente será avisado que está fora do horário comercial com as mensagens automáticas.
Marcadores
Outro aspecto valioso de qualquer plataforma de negócios é a organização. E com o WhatsApp Business, você pode classificar e filtrar suas mensagens com marcadores personalizados. Isso significa que você pode monitorar facilmente as conversas atuais e passadas rapidamente em sua página inicial.
Carrinho e checkout
O WhatsApp é ótimo para interagir com novos clientes em potencial, mas e as vendas? Se você tem uma conta comercial, pode usar seu catálogo como uma ferramenta de ecommerce completa. Com o sistema de checkout seguro do WhatsApp, seus clientes podem fazer seus pedidos diretamente do aplicativo.
Listas de transmissão
O WhatsApp Business é uma ótima ferramenta para crescer e manter um bom relacionamento com sua base de clientes. E é muito valioso como uma plataforma de CRM. Um dos seus recursos interessantes é a lista de transmissão. Essas listas são canais de mensagens desenvolvidos para interagir com vários contatos ao mesmo tempo. Podem ser utilizados para promover novos produtos e serviços e realizar campanhas especiais.
E, ao contrário do que acontece em conversas em grupo, seus clientes estão a salvo da confusão da caixa de entrada: a resposta não chega para todos, somente para a empresa.
Você pode usar essa ferramenta para configurar várias listas de transmissão com a segmentação de clientes em mente, usando-as para testar os esforços de marketing e promover uma forma melhor e mais próxima de reconhecimento da marca.
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Os benefícios de um espaço do WhatsApp compartilhado
Agora, com equipes trabalhando em diferentes locais e horários, manter a comunicação efetiva é fundamental para a continuidade das tarefas na empresa. Configurar um WhatsApp para times significa ter uma plataforma centralizada para colaboração, alcance do cliente e conversas internas.
Usando o WhatsApp para times terem mais contato
Uma das principais vantagens de usar o WhatsApp compartilhado na comunicação interna da sua empresa é a sua capacidade de facilitar reuniões. Em vez de ter que enviar um email para verificar a disponibilidade e configurar uma videochamada em outro aplicativo, o WhatsApp pode tornar o processo mais rápido.
Isso porque conversas em áudio e vídeo funcionam tanto em conversas individuais quanto grupos. Isso significa que os gestores e os líderes de equipe podem usá-lo para fornecer feedback individualizado e orientação para tarefas diretamente com colaboradores específicos. Mas eles também podem conversar com vários membros da equipe ao mesmo tempo, independentemente dos dispositivos em que estejam trabalhando.
Isso é benéfico para equipes remotas e empresas com sua força de trabalho distribuída em vários escritórios. Elimina a necessidade de reuniões presenciais, mantendo todos a par mesmo em períodos mais cheios de tarefas.
Além da experiência de chamadas sem complicações, o WhatsApp inclui a opção de compartilhar documentos, apresentações e telas durante as ligações. Isso aumenta ainda mais a produtividade e garante que todos os membros da equipe fiquem atualizados e envolvidos em quaisquer alterações e projetos.
Criando caixa de entrada compartilhada no WhatsApp para gerenciar o CRM
Outro benefício significativo do WhatsApp para times é gerenciar facilmente as conversas com os clientes. O WhatsApp Business oferece recursos desenvolvidos especificamente para melhorar a comunicação e o suporte ao cliente, incluindo respostas rápidas, mensagens automatizadas e rótulos de mensagens.
Por exemplo, as empresas precisam de um canal em que os clientes entram em contato em caso de dúvidas. Pode ser um email, um número de telefone ou, nesse cenário, uma caixa de entrada compartilhada no WhatsApp dos agentes de suporte ao cliente.
Lá, eles verão novos tickets recebidos e poderão responder com a melhor solução, incluindo todos os arquivos de que o cliente possa precisar. Isso ajuda as equipes a priorizar tarefas, monitorar interações de clientes e garantir que as métricas de atendimento ao cliente estejam à altura, proporcionando a experiência ideal para os seus clientes.
Centralizando a comunicação com o cliente no WhatsApp para times
As empresas podem melhorar seu tempo de resposta, mas também podem usar as conversas como insights sobre o que está acontecendo em toda a empresa. Então, por exemplo, quantas novas mensagens a equipe de atendimento ao cliente recebe? Quais são as perguntas mais comuns? À medida que seu histórico de conversas cresce, a base de conhecimento sobre erros e dúvidas também cresce.
O mesmo pode ser feito em relação às vendas, por exemplo. Se sua equipe de Vendas tem uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp que centraliza todas as interações, você pode usá-la para monitorar as métricas de vendas. Quais produtos e serviços recebem mais perguntas? Quais palavras são mais comumente usadas para perguntar sobre características do produto? Que estratégias de venda obtêm melhores taxas de conversão? Você pode até usar seu histórico de comunicação do WhatsApp compartilhado junto com ferramentas de IA em vendas para saber mais sobre o que está funcionando (e o que não está) no processo.
Trabalhando em conjunto no WhatsApp para times
Com uma caixa de entrada do WhatsApp para times, os colaboradores podem facilmente atuar nas tarefas em conjunto. A plataforma permite conversas rápidas e uploads de arquivos, o que, por sua vez, permite que os membros da equipe deleguem tarefas, forneçam atualizações e coordenem esforços com mais eficiência.
Além disso, se você possui uma conta dedicada do WhatsApp Business, pode usá-la para criar uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp e fornecer as credenciais por função. Então, por exemplo, digamos que sua empresa tenha uma caixa de entrada no WhatsApp para times de TI.
Nem todos os profissionais de TI estarão disponíveis em todos os momentos. Talvez eles estejam ocupados resolvendo outra questão. Dito isso, outros departamentos podem precisar de ajuda imediata do TI. Se toda a equipe tiver acesso ao Whatsapp compartilhado, todos podem verificar se há novos tickets quando tiverem tempo. Isso permite uma solução mais rápida e conversas menos desordenadas.
WhatsApp para times x caixa de entrada compartilhada
É claro que o WhatsApp Business melhorou o aspecto voltado para o cliente da comunicação profissional. Esta ferramenta permite que as empresas tenham contato mais próximo com seus clientes e desenvolvam uma presença digital acessível.
Considerando o quão popular o WhatsApp se tornou como uma ferramenta de mensagens, é claro que a maioria dos clientes prefere entrar em contato com você em um aplicativo que já usa. Com recursos extras, como catálogos e páginas de checkout, Isso torna o WhatsApp Business uma ótima solução para ecommerce e profissionais de Marketing.
O que falta no WhatsApp Business para equipes
No entanto, ainda existem limitações nessa plataforma. Em primeiro lugar, exige que os utilizadores iniciem sessão numa conta específica para terem acesso a todos os recursos. Portanto, quando o número de WhatsApp compartilhado receber uma nova mensagem, ela não estará acessível a todos na equipe. Em vez disso, alguém com as credenciais deve encaminhá-la para a conversa grupo da equipe antes de distribuir quaisquer tarefas relacionadas.
Em segundo lugar, não é possível centralizar totalmente as comunicações através do WhatsApp Business. O contato voltado para o público deve ser utilizado para quaisquer tarefas que exijam interações externas.
Mas quando você está conversando dentro da empresa, isso pode bagunçar sua caixa de entrada. Cada equipe pode ter sua própria conversa em grupo e adicionar todos os membros, mas o que acontece quando as pessoas estão trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo? O WhatsApp não inclui segmentação de chat, então você teria que criar várias conversas paralelas. Não há diálogo completo, já que, se não participar de todas as conversas, um colaborador não fica atualizado em todas as tarefas e projetos, considerando que a plataforma não tem um histórico compartilhado.
Isso leva à falta de registros na empresa como um todo. Parte da razão pela qual as empresas se beneficiam dos hubs de comunicação é que elas são capazes de analisar conversas anteriores para verificar a produtividade, soluções úteis para as preocupações dos clientes, estudos de caso de sucesso e assim por diante.
O WhatsApp é um aplicativo de chat útil, mas não oferece uma visão mais profunda do seu trabalho. É por isso que ainda é limitado para operações comerciais.
Os benefícios de uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp
Por outro lado, uma caixa de entrada compartilhada é um sistema de comunicação completo e totalmente acessível que permite que todos os membros da equipe trabalhem em tarefas ao mesmo tempo. Normalmente as caixas de entrada compartilhadas são baseadas no Gmail e outros clientes de email. Elas oferecem um endereço coletivo acessível para seus clientes. Depois, todos os usuários autorizados podem fazer login com suas próprias credenciais e permanecer conectados ao mesmo tempo.
Isso significa que eles são capazes de ver, gerenciar e responder aos emails recebidos sem ter que encaminhá-los para si mesmos ou para um chat da equipe. Na prática? Todos podem começar a trabalhar nas respostas de forma mais rápida e fácil.
Além disso, os gestores podem utilizar a caixa de entrada compartilhada para alocar e gerenciar tarefas e subtarefas. Eles podem configurar listas e acompanhar o progresso diretamente da própria caixa de entrada. Veja a aparência como fica uma tarefa na DragApp, nossa solução de caixa de entrada compartilhada:
Essas informações são acessíveis a qualquer pessoa da sua equipe, para que eles também possam acompanhar os projetos atuais sem ter que navegar por intermináveis tópicos de conversa.
Portanto, embora o WhatsApp possa beneficiar suas conversas diárias na empresa, ele não é tão completo quanto uma caixa de entrada compartilhada. A situação ideal seria unir a rapidez e a popularidade do WhatsApp entre os clientes com um sistema de comunicação mais robusto que beneficie sua empresa. É por isso que a Drag está desenvolvendo uma opção de caixa de entrada compartilhada do WhatsApp para beneficiar equipes em todos os lugares.
Por que usar a caixa de entrada compartilhada do WhatsApp da Drag?
A Drag ajudou as equipes a tirar o melhor proveito de suas contas do Gmail, transformando sua interface clássica em uma poderosa caixa de entrada compartilhada. Em vez de uma lista de emails simples, você pode ver suas mensagens como tarefas. Isso significa que você pode fazer upload de arquivos diretamente para cada tarefa, adicionar notas pessoais e definir prazos.
Você também pode automatizar respostas e usar ferramentas de análise de dados para determinar a eficácia do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, ao trabalhar em uma nova campanha, pode usar marcadores compartilhados com a equipe para monitorar qualquer mensagem recebida em resposta. Em seguida, acesse os relatórios de marcadores para verificar o seu desempenho. Por exemplo:
Como configurar uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp
Atualmente no modo beta, a solução da Drag para WhatsApp compartilhado é simples de configurar. O primeiro passo é realizar um cadastro gratuito e baixar a extensão do Gmail. Em seguida, faça login na sua conta do Gmail no navegador e clique no ícone da Drag no menu superior. Você será direcionado para uma página de configuração de seu novo espaço de trabalho. Selecione a opção do WhatsApp compartilhado:
Em seguida, faça login na sua conta do WhatsApp. Após a confirmação, você poderá ver e gerenciar suas mensagens diretamente no seu espaço de trabalho compartilhado. Veja como funciona:
Com a caixa de entrada compartilhada do WhatsApp da Drag, você não terá que lidar com conversas desordenadas em grupo. Em vez disso, compartilhe esse espaço de trabalho com sua equipe e todos poderão colaborar facilmente, concentrando-se em cada tarefa individual. Agora, você não vai perder tempo procurando arquivos e notas: tudo está ligado à tarefa em si.
Conclusão
Uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp é tão simples quanto o WhatsApp em si, mas conta com adicionais de organização e produtividade no trabalho. Ou seja, ao implementar essa ferramenta, você cria um espaço de comunicação interna e externa com todos os recursos necessários para otimizar as conversas mais importantes.
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