Um sistema de resposta automática é um ótimo aliado para caixas de entrada profissionais. Ao implementar ferramentas como modelos de email de resposta automática, você pode lidar mais rápido com o fluxo de emails, manter seus clientes satisfeitos e aumentar a produtividade geral. Mas antes de começar a enviar sua resposta automática no Gmail, é preciso se familiarizar com as melhores práticas.
O primeiro passo é entender a dinâmica do email da empresa. Ou seja, estabelecer quais setores da empresa podem se beneficiar da resposta automática. Talvez seja o email de atendimento ao cliente, dado que as pessoas esperam uma resposta dentro de 48 horas. Talvez seus representantes de vendas possam usar eficiência extra para atender às solicitações. Ou, às vezes, todos os departamentos podem se beneficiar de modelos e automações de email.
Depois de definir suas necessidades de resposta automática, é preciso conhecer as melhores práticas de email de suporte ao cliente para compreender o que significa uma resposta eficiente. A etapa final é a criação de um sistema que automatize todo o processo e mantenha a caixa de entrada limpa. Aqui estão nossas dicas e nosso guia sobre como implementar email de resposta automática no Gmail:
O que é um email de resposta automática?
Primeiro, é preciso entender o que exatamente significa uma resposta automática. Basicamente, é uma resposta automatizada baseada em regras e filtros pré definidos, de acordo com o seu fluxo de trabalho. Ela pode ser curta e direta ou mais detalhada, dependendo do que cada fluxo de trabalho precisa.
Mas a principal razão para um modelo de email de resposta automática é que eles utilizam as boas práticas na comunicação profissional em favor da equipe. Portanto, ao invés de um cliente ou fornecedor ter que esperar tempo demais por uma resposta, o próprio Gmail envia uma resposta automática rápida e clara.
Quando você precisa de uma resposta automática?
Os modelos de resposta automática são úteis quando a caixa de entrada recebe múltiplas mensagens com respostas em comum. Portanto, se você estiver recebendo perguntas repetidas sobre produtos, pedidos de cotação e até mesmo solução de problemas, pode se beneficiar da resposta automática para atender os remetentes mais rápido.
Reduzir o tempo de resposta do serviço de atendimento ao cliente
Reduzir o tempo de resposta a emails profissionais é uma grande vitória para o serviço ao cliente. Isso porque o tempo da primeira resposta é uma das principais métricas do setor. É o tempo entre o cliente enviar a mensagem e receber uma forma de resposta da empresa. Em geral, as empresas buscam manter esse tempo em menos de 24h, mas é possível que a resposta demore mais.
No entanto, uma das preocupações é que o cliente não se sinta ouvido. Isso pode resultar em uma diminuição na reputação da empresa. O cliente também pode sentir a necessidade de enviar outra mensagem para checar se foi notado. Ou ambas as coisas. O que leva a relacionamentos menos produtivos e mais desordem em sua caixa de entrada.
A ideia aqui é que você possa usar o email de resposta automática como confirmação de recebimento. Ou seja, agradecer pelo contato e assegurar que uma resposta será enviada o quanto antes (é melhor ainda, se possível, incluir uma estimativa de prazo).
Para solucionar problemas frequentes
Outra situação comum nas empresas é a caixa de entrada receber diversas mensagens sobre erros e falhas com produtos. Tanto na venda de produtos físicos quanto digitais, é possível que ocorram erros por falta de informação ou erro do usuário. E os clientes entrarão em contato para encontrar uma solução.
No entanto, pode ser repetitivo e demorado responder repetidamente a cada pergunta. Isso significa que você pode escrever modelos de email de resposta automática para as perguntas frequentes. Depois, basta configurar os critérios para automatização.
Para fornecer detalhes sobre os seus produtos e serviços
Este cenário é comum aos representantes de vendas e de marketing. Clientes ou fornecedores podem entrar em contato com você para saber mais sobre seus produtos, serviços e opções de pagamento. É preciso garantir que essas mensagens recebam uma resposta rápida e eficiente. Uma maneira de fazer isso é usando o email de resposta automática no Gmail.
Digamos, por exemplo, que um potencial novo cliente tenha visto o seu anúncio nas redes sociais e queira saber mais sobre o seu software. Ele pode estar entrando em contato com diferentes empresas para compará-las, portanto, um bom serviço é fundamental. Ao utilizar o email de resposta automática, sua empresa oferece uma resposta mais rápida. Ela deve incluir todas as informações relevantes, tais como especificações, preços, opções de pagamento, pacotes diferentes, etc.
4 modelos de resposta automática para usar em seu negócio
Agora que você conhece o papel da resposta automática para as empresas, aqui estão alguns modelos de email que podem ser úteis para otimizar sua caixa de entrada.
Para quando sua fila de atendimento ao cliente está longa
Digamos que seus clientes têm enviado muitos emails com perguntas sobre seus produtos. Sua equipe de atendimento ao cliente pode ficar sobrecarregada com a quantidade de tickets abertos. No entanto, deixar novas mensagens não lidas é ruim para a satisfação do cliente. Aqui, a resposta automática funciona como uma confirmação de recebimento e uma estimativa de espera. Por exemplo:
“Caro [Nome do cliente],
Obrigado por contatar a nossa equipe de atendimento ao cliente. Recebemos a sua mensagem e entraremos em contato consigo o mais breve possível. Neste momento, pode esperar uma resposta em [tempo estimado]. Como sempre, agradecemos a sua compreensão enquanto trabalhamos para encontrar a solução ideal.
Obrigado novamente por entrar em contato com [nome da empresa] e estamos ansiosos para ajudá-lo.
Atenciosamente,
[Seu Nome]”
Para quando você está enviando um email para um novo cliente em potencial
Ao iniciar uma nova campanha de marketing, espera-se novas mensagens buscando mais informações sobre seus produtos. Nesse cenário, é melhor oferecer um guia abrangente sobre como você trabalha e os valores da sua empresa, para auxiliar na pesquisa dos clientes. Aqui está um modelo de email de resposta automática para este contexto:
“Olá [Nome do cliente],
Agradecemos o seu interesse em [nome do produto ou serviço]. Buscamos oferecer aos nossos clientes a melhor opção no mercado. Investimos em [Produto] segundo pesquisas e após muito trabalho e dedicação, sabemos que é a opção ideal para [Segmento]. Veja como [produto] funciona:
[inserir uma breve descrição com todas as opções disponíveis]
Oferecemos pacotes customizados conforme as necessidades de nossos clientes. Entre em contato com a nossa equipe para tirar dúvidas e entender como podemos trabalhar juntos. Ficaremos felizes em ajudá-lo a escolher a melhor opção.
Atenciosamente,
[Seu Nome]”
Para quando o seu serviço estiver fora do ar
Uma situação que pode surgir, especialmente para as equipes que lidam com usuários de software, são os bugs e plataformas fora do ar. O serviço pode estar inativo ou não funcionar corretamente, portanto, você receberá várias mensagens repetidas dos clientes. A melhor opção é configurar um email de resposta automática que mostre que você está trabalhando na solução.
“Olá [Nome do cliente],
Obrigado por entrar em contato e nos informar que você está enfrentando erros. Já estamos trabalhando para corrigi-los e evitar prejuízos à nossa comunidade de clientes. Caso haja mais dúvidas, não hesite em nos contatar e teremos prazer em ajudar.
Como sempre, nossos usuários são nossa prioridade. Atenciosamente,
[Seu Nome]”
Para quando você não estiver disponível
Estar fora do escritório não significa que os emails param de chegar. É por isso que é fundamental configurar uma boa resposta automática que redirecione seu correspondente para outra pessoa que possa ajudar. Ou que informe quando você estará disponível novamente. Dessa forma, você não precisa verificar sua caixa de entrada quando não está trabalhando, mas as mensagens não são deixadas sem resposta. Aqui está uma opção:
“Olá [nome do cliente],
No momento, estou fora do escritório. Estarei de volta a partir de [data]. Caso a mensagem seja urgente, por favor contate [email do colega responsável]. [Nome do profissional] ficará feliz em ajudar durante minha ausência.
Atenciosamente,
[Seu Nome]”
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Como configurar uma resposta automática no Gmail
Com 1,8 bi de usuários pelo mundo, o Gmail é a caixa de entrada mais usada, tanto para assuntos pessoais quanto profissionais. Considerando a amplitude das estatísticas do Gmail, faz sentido que esta plataforma ofereça resposta automática entre suas ferramentas essenciais.
Há duas etapas para este processo.
Configurar modelos de email
Antes de criar um sistema de resposta automática em si, é preciso criar sua biblioteca de modelos de email. Confira o passo-a-passo:
- Abra o Gmail no seu navegador
- Clique em Escrever
- Na janela pop-up, escreva seu modelo de email
- Clique nos três pontos no canto inferior direito da janela e depois em Modelos
- Selecione Salvar rascunho como modelo
- Dê um nome claro para esse modelo de resposta
- Clique em Salvar para concluir essa etapa
É importante fazer isso para todos os modelos que possam ser necessários. Certifique-se de dar os nomes certos, assim fica mais fácil encontrá-los na biblioteca quando preciso.
Criar regras de resposta automática para emails
Com a resposta automática escrita, o próximo passo é determinar o mecanismo de automação. Se você deseja configurar uma resposta automática no Gmail, é necessário usar filtros de pesquisa. Aqui está o passo-a-passo:
- Abra o Gmail no seu navegador e clique na barra de pesquisa
- Em seguida, clique no ícone de opções de pesquisa
- Filtrar pelos critérios que correspondem às mensagens compatíveis com a resposta automática (assunto e palavras-chave, por exemplo)
- Clique em Criar filtro
- Selecione Enviar modelo e o modelo criado anteriormente
- Clique em Criar filtro
Os problemas com este método
Criar uma resposta automática com modelos no Gmail é um processo fácil, mas pode ser repetitivo. Um dos problemas é que exige que você escreva várias variações das mesmas mensagens, uma vez que elas não se adaptam a diferentes cenários e não são facilmente personalizáveis.
Assim, quando o seu cliente, colaborador ou fornecedor lhe envia um email, recebe de volta uma mensagem genérica e não personalizada. Se for uma resposta rápida, isso não será um problema. No entanto, a longo prazo, pode se tornar prejudicial. Isso porque as respostas não são baseadas no conteúdo total do email, mas sim em palavras-chave e questões comuns.
Além disso, outro problema em potencial é que seus filtros para resposta automática ainda podem ser ineficazes. Se o cliente utilizar uma palavra diferente dos critérios de pesquisa para entrar em contato, a mensagem não será respondida.
Mas a principal preocupação é que você não pode compartilhar essas respostas automáticas com seus colaboradores. Elas estão vinculadas a uma conta específica, de modo que cada membro da equipe precisa ter sua própria biblioteca de modelos. Para garantir que a comunicação da sua empresa permaneça consistente, você precisará adicionar os mesmos modelos e filtros de resposta automática a todas as contas.
Como uma caixa de entrada compartilhada ajuda a otimizar a resposta automática
A caixa de entrada compartilhada é uma opção diferente para a comunicação empresarial que permite ainda mais colaboração. Em vez de uma caixa de entrada comum, a equipe acessa um espaço de trabalho colaborativo por meio de suas próprias contas. Assim, você pode configurar um endereço abrangente, como ajuda@ e adicionar todos os agentes de atendimento a essa caixa de entrada compartilhada.
Dessa forma, todos podem ver os emails recebidos em tempo real, bem como as respostas e os tickets de suporte resolvidos. O que significa que a biblioteca de modelos de resposta automática também é compartilhada. Quando você configura a automação e as regras de resposta automática por meio de uma caixa de entrada compartilhada, sua comunicação permanece rápida e consistente.
Como configurar um sistema de resposta automática com a Drag
Nossa plataforma, DragApp, é a solução ideal de caixa de entrada compartilhada para pequenas e médias empresas. Oferecemos todas as ferramentas de colaboração necessárias para configurar fluxos de trabalho eficientes, incluindo resposta automática. Veja como fazer isso:
Criação de modelos
- Instale a extensão da DragApp em sua conta do Gmail
- Acesse sua caixa de entrada e clique no ícone da DragApp
- Role para baixo e clique na guia Modelos
- Selecione Criar novo modelo
- Nomeie o modelo e selecione em qual pasta salvá-lo
- Para compartilhar o modelo com outros membros da equipe, clique em Convidar membros e selecione-os (isso também pode ser feito mais tarde)
- Escreva seu modelo e clique em Salvar alterações
Automatização de modelos de email
- Selecione a guia Automações no menu da Drag
- Clique em Criar uma automação
- Dê um nome e uma descrição à regra de automação (para encontrá-la facilmente mais depois!)
- Na seção Quando, escolha Card recebido
- Escolha o painel em que a resposta automática será implementada
- Na seção Se, você pode definir outros critérios, como o endereço do remetente ou a assunto da mensagem
- Na seção Após, defina a linha do tempo para a resposta automática. Ou seja, pode ser instantânea ou contar com um delay
- Na seção Então, selecione Enviar email e, em seguida, seu modelo de resposta automática
- Clique em Criar e pronto! Agora, sua caixa de entrada compartilhada pode enviar resposta automática por toda a equipe.
O resultado da resposta automática nos emails profissionais
Um sistema de resposta automática pode ajudar a otimizar o tempo da equipe, reduzindo a confusão de emails e mantendo a caixa de entrada mais clara. No entanto, o efeito mais importante de usar resposta automática no Gmail é ter um relacionamento mais produtivo com seus clientes e colaboradores.
Um bom sistema que reconheça as mensagens, transforme-as em tarefas mensuráveis e ajude a distribuir o fluxo de trabalho torna os projetos mais eficientes. Então, como resultado, a empresa oferece serviços melhores e prazos mais curtos de resposta. Ou seja, maior satisfação do cliente e impacto positivo na reputação da empresa a longo prazo.
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