5 aplicativos de gestão de emails para otimizar seu negócio

Quer entender qual é o melhor dos aplicativos de gestão de emails? Ou qual deles é mais adequado para seu negócio e segmento? O primeiro passo é entender a importância de organizar seus emails. E os benefícios que essa prática traz para a produtividade da empresa.

Normalmente, em meio a dias de trabalho ocupados, não há tempo para manter seu email profissional organizado. Isso leva a respostas atrasadas, perda de arquivos e falta de comunicação no escritório.

Ou seja, é necessário criar filtros para diferenciar emails de colegas ou clientes. Ou talvez você receba muitos documentos diferentes para trabalhar, mas eles precisam ser carregados em outro lugar.

Limpar seu Gmail já é uma tarefa que exige tempo e os métodos comuns não facilitam o processo. Neste artigo, vamos explorar as principais questões do email comercial e os melhores aplicativos de gestão de emails:

Cuidados na gestão de emails

Aqui está uma situação de exemplo: uma equipe de atendimento ao cliente recebe dezenas de mensagens todos os dias. Os agentes precisam analisar as questões e respondê-las o mais rápido possível, mas com respostas detalhadas. No entanto, devido ao volume de emails recebidos, é difícil acompanhar a demanda.

Se uma mensagem chegar à sua caixa de entrada durante um período agitado, ela pode ser esquecida em meio a tarefas urgentes.

O cliente, nesse caso, fica frustrado, porque não recebe nenhuma resposta do email de atendimento ao cliente. A equipe continua sobrecarregada. E mais mensagens estão chegando à caixa de entrada.

Outro aspecto de um espaço de trabalho digital é a colaboração interna. Para os colaboradores trabalharem em conjunto, o sistema deve estar bem organizado.

Por exemplo, ao colaborar em um documento, você precisa saber onde estão os rascunhos em seu email, para compartilhá-los com quem precisa revisar.

Esses desafios – e muitos outros – são a razão pela qual os aplicativos de gestão de emails foram desenvolvidos: manter a caixa de entrada organizada.

Os principais recursos dos aplicativos de gestão de emails

O propósito básico de um software de emails é manter suas mensagens organizadas no mesmo espaço. No entanto, nem todos os softwares são criados iguais. Alguns oferecem ferramentas específicas para cada setor que podem otimizar seu negócio. Por exemplo:

Filtros e organização

O Gmail tem seus próprios filtros, mas nem sempre são eficientes. Principalmente porque são exclusivos da sua própria caixa de entrada. E o que acontece quando você tem que encaminhar emails para colaboradores? Esses marcadores são perdidos porque você não está compartilhando os critérios de filtro.

Idealmente, um bom aplicativo de gestão de emails tem filtros compartilhados e permite agrupar mensagens de acordo com vários critérios, como data de recebimento, lidas/não lidas, endereço do remetente, palavras-chave e muito mais.

Dessa forma, o sistema de busca e referência de mensagens é padrão para toda a empresa.

Você também pode organizar por pastas e dar acesso específico a diferentes funções, minimizando os riscos de colisão de tarefas.

Conectividade e colaboração

Quando você trabalha em tarefas baseadas em emails, talvez seja necessário adicionar contexto extra ao colaborar com colegas. No entanto, ter que compartilhar longas conversas por email causa confusão. E é por isso que alguns aplicativos de gestão de emails têm outras opções.

Uma delas é uma função de chat ao vivo, na qual você pode conversar com seus colaboradores enquanto trabalha em conjunto nas tarefas.

Outro recurso que é comum entre os melhores aplicativos de gestão de emails são as anotações. Ou seja, quando você trabalha em um email, pode adicionar notas pessoais que não são vistas por ninguém, a menos que você as compartilhe. Essa é uma ótima ferramenta para equipes de vendas e agentes de atendimento ao cliente.

Automação

Outra parte da gestão de emails que afeta especificamente os líderes é a alocação de tarefas e a distribuição de mensagens. Como você pode compartilhar emails recebidos com cada colaborador, certificando-se de que o trabalho seja distribuído de forma justa? Algumas ferramentas têm distribuição de emails com o sistema round-robin para ajudar os gerentes de negócios a executar sua logística.

Você também pode optar por um aplicativo de gestão de emails com regras de automação. Com isso, você pode configurar seu fluxo de trabalho facilmente. Por exemplo, sempre que um email sobre cotações de vendas chega à sua caixa de entrada, ele é automaticamente encaminhado para os representantes de vendas. Ou quando você recebe relatórios de bugs, eles são movidos automaticamente para a fila do TI.

Monitoramento e relatórios de dados

Como anda seu fluxo de trabalho? Olhar para uma caixa de entrada desordenada não lhe dá uma visão clara de quão produtiva a equipe é, nem que tipos de mensagens são as mais comuns. Isso pode sinalizar sucessos e barreiras para a sua empresa, mas é preciso ter dados claros.

A maioria dos aplicativos de gestão de emails oferece monitoramento de dados e relatórios para informar que tipo de emails você envia e recebe, quão produtivo você é, quanto tempo gasta em email e muito mais. Com isso em mente, você pode planejar melhor o uso do email e definir as metas futuras da empresa.

Confira abaixo a nossa lista de aplicativos de gestão de emails que você precisa conhecer.

1. DragApp

A DragApp é a nossa solução de caixa de entrada compartilhada que traz os principais recursos de produtividade dos melhores aplicativos de gestão de emails diretamente para o Gmail. É uma extensão do Gmail que transforma a interface básica em um espaço de trabalho digital eficiente, mas fácil de aprender, para toda a sua equipe.

Com ferramentas de colaboração integradas, como um chat ao vivo e notas de email, você nunca mais terá que encaminhar longas conversas.

A Drag vem com outros recursos que a tornam um dos melhores aplicativos de gestão de emails do mercado. Com as regras de automação, seus emails podem seguir uma rota: filtrar por assunto/remetente/palavra-chave e automaticamente @mencionar o responsável pela tarefa.

A Drag também oferece modelos de email e respostas automáticas para garantir que sua caixa de entrada nunca fique desordenada.

Outra razão pela qual os usuários adoram a Drag é a flexibilidade de visualização. Ao transformar emails comuns em painéis Kanban funcionais, suas tarefas não ficam perdidas em longas conversas de emails.

Em vez disso, são cards que podem ser movidos pelos painéis conforme passam pelas etapas de solução. Agora, todos podem acompanhar o progresso e colaborar. No mesmo espaço.

Preço: a partir de $29/usuário/mês (versão gratuita disponível)

Classificação Capterra: 4,5 estrelas

Aqui está o que um usuário diz sobre o produto: “A Drag é intuitiva, fácil de usar e, o mais importante, visual. Todos os recursos necessários para transformar meu caos diário de emails em ações concretas”.

2. Mailchimp

 

O Mailchimp é um ótimo aplicativo de gestão de emails para aqueles que usam o email como sua estratégia principal de marketing. Essa plataforma ajuda você a criar mensagens interessantes que se conectam com seu público, aumentam sua base de clientes e geram leads qualificados.

O principal ponto de venda do Mailchimp é aumentar o seu ROI para campanhas de email: de acordo com estatísticas do Gmail, 19% dos emails promocionais são abertos. Portanto, melhorar esse número pode ser uma virada de jogo para o seu negócio.

Para tornar isso possível, ele vem com ferramentas como relatórios de dados integrados, para que você possa acompanhar suas conversões em plataformas de ecommerce e usar o Google Analytics para verificar se seu público está acessando seu site.

Preço: a partir de $8,58/mês (até 500 contatos)

Classificação Capterra: 4,5 estrelas

Veja o que um diretor de uma empresa de viagens diz sobre o Mailchimp: “As ferramentas são muito evoluídas e úteis para campanhas com atividades e relatórios frequentes.”

3. Email List Verify

 

O Email List Verify é um software de gestão de emails de primeira linha para profissionais de marketing e representantes de vendas. Uma das principais preocupações na construção de um sistema CRM para agências de marketing está em garantir que a sua base de dados de clientes é atual, utilizável e prática.

Um dos recursos mais interessantes nessa ferramenta é a checagem de emails. Ela envia mensagens para verificar se um endereço é válido. Há também um removedor de duplicatas para evitar que seus emails surjam múltiplas vezes na caixa de entrada de seus contatos e sejam marcados como spam.

No geral, este é um dos melhores aplicativos de gestão de emails porque você pode usá-lo como base. Com listas de emails úteis, você pode desenvolver sua estratégia de CRM e marketing.

Preço: $4/1000 emails (pagamento por campanha ou assinaturas disponíveis)

Classificação Capterra: 4,4 estrelas

Aqui está o que um diretor de desenvolvimento de uma empresa de médio porte tem a dizer: “Mantemos um banco de dados de contatos com milhares de endereços de email, por isso é muito difícil identificar endereços e dados duplicados. Com o removedor de duplicatas, posso manter a integridade de nosso banco de dados.”

4. Xero

O Xero é uma ferramenta de contabilidade que também é um dos aplicativos de gestão de emails criado para equipes de contas a pagar. Os departamentos de finanças e contabilidade recebem muitos documentos e faturas diferentes.

Tratam-se de dados sensíveis devido à privacidade e à urgência. Afinal, pagamentos em atraso podem causar multas, problemas de fornecimento e relacionamentos ruins com seus prestadores de serviço.

Isso significa que acompanhar as mensagens recebidas é fundamental. O Xero é um dos melhores aplicativos de gestão de emails para o trabalho, embora não seja apenas isso.

Você pode configurar um endereço personalizado para o qual seus contatos enviam as contas e faturas. Elas serão automaticamente adicionadas ao sistema de contabilidade. O painel central ajuda você a acompanhar as despesas futuras e nunca perder nenhum pagamento.

Preço: a partir de $15/mês

Classificação Capterra: 4,4 estrelas

Aqui está uma resenha útil: “A ferramenta de relatórios é excelente e usabilidade é ótima, a ponto de qualquer um, mesmo iniciante, poder entender.”

5. HelpScout

O HelpScout é um dos aplicativos de gestão de emails projetados para melhorar seu relacionamento com os clientes. Ele centraliza o email e outros pontos de contato em um painel, onde os agentes de atendimento ao cliente podem responder mensagens, resolver filas e adicionar notas a outros agentes para ajudar no contexto.

Alguns recursos que o tornam um dos melhores aplicativos de gestão de emails são detecção de colisão e perfis de clientes. Quando você se certifica de que dois agentes não estão trabalhando na mesma tarefa, aumenta a produtividade e evita enviar mensagens confusas aos seus clientes.

Quanto aos perfis dos clientes, eles fornecem uma visão completa das interações anteriores para que você possa entender todo o contexto por trás da interação atual. Com isso em mente, você pode oferecer boas práticas no helpdesk e construir relacionamentos a longo prazo.

Preço: $20/usuário/mês (avaliação gratuita disponível)

Classificação Capterra: 4,7 estrelas

Aqui está o que um usuário disse sobre o HelpScout: “É uma ótima plataforma para pequenas e médias empresas que procuram uma ferramenta de help desk. Tem algumas características-chave que cobrem a maioria das necessidades diárias com os recursos adicionais à medida que o negócio expande.”

Como avaliar aplicativos de gestão de emails

Quando um gestor de negócios está analisando opções de aplicativos de gestão de emails, há algumas coisas a se considerar. É importante garantir que a plataforma em si seja útil, com certeza, mas o fator chave é se ela atende às necessidades da sua empresa.

Portanto, embora você deva procurar aplicativos e plugins que ofereçam os serviços que procura (como organização de email e fluxos de trabalho automatizados), há outras coisas importantes a serem lembradas. Por exemplo:

Planos de assinatura de cada software de emails

Os aplicativos de gestão de emails não são todos iguais. Enquanto alguns podem ser uma compra única, outros têm planos de assinatura com base na quantidade de usuários da empresa na plataforma.

Isso significa que, se você estiver procurando por uma ferramenta interdepartamental, talvez seja necessário considerar os planos mais altos, enquanto uma equipe pequena geralmente funciona bem nas categorias mais em conta.

Além disso, é importante considerar quais ferramentas estão inclusas no preço base e quais são complementos, aumentando ligeiramente os preços.

Alguns dos melhores aplicativos de gestão de emails como a Drag, contam com uma versão freemium, permitindo que os usuários se beneficiem de seus recursos sem nenhum custo.

Vale lembrar dos testes gratuitos também. Se você ainda não tem certeza se uma ferramenta vai funcionar para o que precisa, pode testá-la por um período para entender melhor.

Após o período de teste, algumas empresas também oferecem assinaturas anuais, nas quais você economiza dinheiro pagando antecipadamente.

Compatibilidade dos aplicativos de gestão de emails com seu sistema

A maioria dos aplicativos de gestão de emails não são plataformas completas. Isso nos traz outro fator-chave: a integração e a compatibilidade do fluxo de trabalho. Por exemplo, se você estiver usando uma ferramenta para arquivar seus emails, onde eles são armazenados? É compatível com o Google Drive?

As equipas de marketing podem usar ferramentas colaborativas para desenvolver campanhas. Mas coletar respostas exige uma caixa de entrada compartilhada multicanal. Dessa forma, é possível monitorar as mensagens recebidas de todos os seus pontos de contato em um só lugar, facilitando a análise do sucesso da campanha.

Usabilidade dos aplicativos de gestão de emails na prática

No final das contas, um software útil é o software que você realmente usa. Portanto, ao implementar uma nova ferramenta ao seu ecossistema, é importante verificar se há tutoriais suficientes para você começar ou se o desenvolvedor oferece materiais de treinamento e atendimento para dúvidas.

Você também pode optar por interfaces familiares (como a extensão do Gmail da Drag) para facilitar a transição.

De novo, os períodos de teste gratuitos são ótimos para garantir que você e sua equipe possam realmente implementar uma determinada ferramenta.

Os benefícios dos aplicativos de gestão de emails

Encontrar e implementar os melhores aplicativos de gestão de emails é uma ótima forma de manter seu local de trabalho digital organizado. Com essas ferramentas, você pode oferecer melhores interações com os clientes, otimizar colaboração interna e aumentar a produtividade. 

A equipe não perde mais tempo tentando encontrar arquivos, explicando o contexto e procurando conversas anteriores. A longo prazo, isso significa que sua empresa pode crescer, mantendo-se clara em seus objetivos e valores.