A maioria dos emails envolve tarefas, e a maioria das tarefas envolve emails. Por que não aplicar um layout efetivo e visual como Kanban na caixa de entrada?
Nesse artigo, veremos diferentes maneiras de usar painéis Kanban na caixa de entrada para aumentar a produtividade, melhorar a comunicação e taxas de conclusão de projetos.
O Kanban é um sistema de gestão de tarefas que consiste em várias etapas nas quais as tarefas podem ser organizadas. Foi criado inicialmente para melhorar a eficiência de fábricas.
Com sucesso comprovado na indústria automotiva, expandiu-se para vários outros setores – como o desenvolvimento de software – com ferramentas como JIRA – , gestão de projetos – com ferramentas como Trello – e até CRM – com ferramentas como Pipedrive.
Como o Kanban funciona?
O layout Kanban original envolve múltiplas etapas, como: “A fazer”, “Em progresso” e “Feito”. As tarefas vinculadas a projetos de um profissional ou equipe são, portanto, distribuídas nessas colunas e movidas conforme são concluídas. É um processo bastante simples, que inicialmente era aplicado em um painel físico, visível para todos os membros de uma equipe.
No entanto, as variações dos painéis Kanban começaram a ser criadas para personalizar os fluxos de acordo com as prioridades de cada equipe e necessidades comerciais específicas, geralmente com ajuda de softwares Kanban.
Por exemplo, se você é um vendedor, provavelmente não usará o mesmo sistema Kanban na caixa de entrada que um representante de atendimento ao cliente, porque provavelmente tem fluxos de trabalho diferentes. A propósito, se fluxos de trabalho soam interessantes, conheça a checklist para criar mapas de processos na sua empresa desenvolvido pela process.st.
Os benefícios do método Kanban
O Kanban é excelente e tem muitos aspectos úteis:
- Os seus elementos visuais trazem uma visão completa das tarefas em diferentes fases;
- É simples, dividindo várias tarefas em partes menores e gerenciáveis;
- Aumenta a produtividade, permitindo a classificação e priorização de tarefas;
- Simplesmente funciona.
Você não acha que todos esses atributos seriam úteis para gerenciar melhor sua caixa de entrada?
É por isso que o Kanban na caixa de entrada é interessante.
Como organizar tarefas com Kanban na caixa de entrada
Em primeiro lugar, as tarefas básicas do dia-a-dia podem ser otimizadas com Kanban. Não há maneiras certas ou erradas, as pessoas têm fluxos de trabalho diferentes e você precisa definir o que funciona melhor para você! Confira algumas opções de gestão:
1. Etapas
Existe o básico, que é “A fazer”, “Em progresso” e “Feito”. Esta é a forma mais simples de usar Kanban na caixa de entrada. Divida as tarefas em subtarefas, ajuste-as entre as etapas e, conforme forem concluídas, mova entre as colunas.
2. Prioridade
Você pode usar Kanban na caixa de entrada para definir suas prioridades, separando o trabalho mais urgente de todo o resto. As colunas podem ser ligadas ao prazo, como “Para hoje”, “Para amanhã” e “Para a próxima semana”. Também existe a opção de usar “Urgente”, “Importante” e “Secundário” como categorias organizacionais.
3. Tópicos ou colaboradores
Para CEOs ou gerentes que lideram tarefas em vários projetos e equipes, o Kanban funciona muito bem para visualizar várias áreas ao mesmo tempo. Você pode segmentá-lo por temáticas como Vendas, Marketing e Finanças. Ou atribuir cada coluna a um departamento da empresa, por exemplo.
4. Dias da semana
Por último, mas não menos importante, há a opção de separar o trabalho conforme os dias da semana. A partir daí, a rotina de trabalho fica mais clara e, caso seja necessário repensar uma tarefa, basta movê-la para a coluna do dia seguinte.
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Kanban na caixa de entrada para fluxos específicos
Como mencionado acima, é possível customizar painéis Kanban de acordo com a natureza das suas atividades. Aqui estão alguns exemplos para ilustrar como os quadros Kanban podem variar de acordo com a proposta de trabalho de cada profissional.
1. Vendas
Os representantes comerciais podem utilizar Kanban na caixa de entrada para dividir seu funil de vendas em colunas, para reconhecer em que estágio de vendas cada contato está. Assim, as colunas podem ser “Lead”, “Call agendada”, “Em negociação”, “Cliente adquirido”, por exemplo.
2. Atendimento ao cliente
As equipes de atendimento ao cliente podem organizar tickets de atendimento em um Kanban na caixa de entrada para identificar imediatamente o status da interação com o cliente.
3. Marketing
Uma opção interessante para o setor de Marketing é dividir as tarefas em colunas conforme as áreas do marketing, tais como “Redes sociais”, “Anúncios” e “Imprensa”.
4. Projetos
Finalmente, em seus projetos, você pode dividir seus cards de tarefas em listas de status, para que você saiba o que ainda está nos planos e o que você já está executando. Isso melhora significativamente o desempenho.
Como implementar Kanban na caixa de entrada
Considerando as vantagens do método Kanban, é interessante buscar uma forma descomplicada de aplicá-lo à rotina de trabalho de sua equipe. Normalmente, é necessário exportar tarefas para uma ferramenta de gestão de projetos dedicada, o que leva tempo e recursos.
A Drag, nossa solução de caixa de entrada compartilhada no Gmail, transforma a interface comum em um painel Kanban em segundos.
Em vez de importar e exportar emails e transformá-los em tarefas, a Drag é incorporada ao Gmail para criar cards automáticos com as informações necessárias. Além disso, nosso sistema de arrastar e soltar torna tudo mais fácil e organizado.
Para aproveitar ao máximo todos os recursos de um painel Kanban, é essencial que ele, assim como os painéis Kanban tradicionais, seja visível e aplicável para toda a equipe. Todos os profissionais de um projeto precisam monitorar a etapa em que cada tarefa e subtarefa está, para ficarem atualizados no progresso global e minimizar barreiras de comunicação.
Por ser uma caixa de entrada compartilhada, a Drag permite que todos os membros acessem os emails recebidos no endereço da equipe de seus próprios logins, otimizando a segurança e mantendo todos a par do que acontece.
Os gestores podem atribuir tarefas para a equipe, focando na taxa de conclusão mais rápida e organização, já que todas as informações necessárias estarão no próprio card.
A Drag inclui:
- Colunas personalizáveis: adicione e personalize quantas colunas quiser;
- Movimentação de cards entre colunas;
- Adição manual de tarefas e subtarefas ao painel;
- Listagem de emails e tarefas conforme a prioridade nas colunas;
- Checklists, notas e prazos individuais para cada tarefa;
- Painéis ilimitados para atender todos os fluxos da empresa;
- Colaboração em equipe por meio de chats e @menções!
Vale a pena usar Kanban na caixa de entrada?
Com uma ferramenta que promove a colaboração, você pode implementar Kanban na caixa de entrada de sua equipe, facilitando a comunicação e tornando os fluxos de trabalho mais claros. Com isso, a equipe pode focar em concluir tarefas e otimizar sua rotina com todas as informações necessárias em um só ecossistema.
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