Os melhores softwares de gestão de projetos no Google Workspace

Tudo que você precisa saber sobre os softwares de gestão de projetos no Google Workspace e suas ferramentas.

A maioria das empresas usa plataformas de gerenciamento de projetos para diferentes etapas de desenvolvimento. Tanto os gerentes de projeto quanto as equipes podem se beneficiar muito desse tipo de software. Eles ajudam a controlar os múltiplos processos executados diariamente. Facilitam o envolvimento de toda a equipe sem obstáculos e com melhor comunicação interna.

Hoje em dia, existe uma grande variedade de softwares disponíveis no mercado. Mas você sabia que também existem aplicativos de gestão de projetos no Google Workspace que podem ajudar você e sua equipe?

Neste artigo, vamos identificar os melhores programas de gerenciamento de projetos que funcionam no Google Workspace e como usá-los da maneira mais eficaz possível.

O que é um software de gestão de projetos no Google Workspace?

Diariamente, as empresas precisam controlar a sua gestão da qualidade, tarefas, orçamento e todos os dados atrelados aos projetos em andamento. Por isso, eles precisam de um tipo específico de software. Uma plataforma que atende todas essas necessidades e permite um resultado melhor. Sem este software, os processos podem ser confusos, falhas ocorrem e a equipe perde o controle dos projetos.

Os aplicativos de gerenciamento de projetos são essenciais para que os gerentes de projeto e as equipes atinjam as metas no devido tempo, gerenciando todos os recursos disponíveis, próximas ações e custos futuros. Um software desses permite que as empresas tenham uma visão completa do seu fluxo de trabalho, integrando etapas que precisam ser realizadas em conjunto. Também é conhecido como software de gerenciamento de tarefas ou gerenciamento de portfólio de projetos.

Quando falamos em software de gestão de projetos no Google Workspace, significa que alguns dos aplicativos do Google Workspace podem ser usados para esse fim. Isso é extremamente útil para empresas que já estão pagando pelo pacote do Google. Além disso, existem ferramentas de terceiros que funcionam dentro do Google Workspace, especificamente para gerenciar projetos. Vamos nos aprofundar nessas opções ao longo do artigo.

Recursos de um software de gerenciamento de projetos

O software de gestão de projetos deve ter alguns recursos distintos para atender todas as necessidades relacionadas. Os principais são: planejamento, monitoramento, gestão e colaboração. Cada um desses pontos aumenta a funcionalidade do aplicativo.

1. Planejamento

Antes de iniciar um novo projeto, é preciso planejar. Trata-se de decidir os recursos e as pessoas adequadas aos objetivos desse projeto. Além disso, após reunir a lista de recursos e determinar quais membros da equipe estarão no projeto, é hora de agendar as tarefas específicas, definir um prazo para a versão final e alocar os recursos com a ajuda do software de gerenciamento de projetos.

Programação

O agendamento de tarefas e respectivos prazos é fundamental para o andamento de um projeto. Isso cria um cronograma do projeto e ajuda o gerente a ter uma visão clara de como delegar tarefas.

Os softwares de gerenciamento de projetos permitem que os usuários programem suas funções de várias formas: como checklists, calendários, painéis, etc. Dentro de uma tarefa, você pode criar prazos para manter as fases do projeto em dia. 

Um aspecto que muitas ferramentas oferecem é a visualização da linha do tempo. Um exemplo desse recurso é o método Kanban, que permite visualizar suas tarefas em colunas e cards, representando os estágios pelos quais a tarefa passa — a fazer, em progresso e concluídas. Veja um exemplo de painel de tarefas da Drag:

Alocação de recursos

As ferramentas de alocação de recursos oferecem uma visão geral de como a empresa está utilizando pessoas, tempo e dinheiro. Isso ajuda a planejar o projeto e também a fazer alterações embasadas quando algo inesperado acontece. Com uma ferramenta para esse fim, os gerentes de projeto podem evitar muitos erros na alocação de recursos ao longo do caminho. Ou, pelo menos, estar preparados para os desafios que possam enfrentar.

Previsão da data final

Quando você considera todas as tarefas necessárias para o projeto, os recursos disponíveis e projetos similares anteriores, você pode estimar um prazo. Essa fase é ideal para calcular o ROI (retorno do investimento) e os ganhos esperados do projeto. Existem ferramentas de gestão de projetos que ajudam definir esta data final, bem como prever potenciais limitações ou mesmo riscos.

2. Monitoramento e gestão

Um projeto necessita de um acompanhamento constante das fases e tarefas para manter a eficiência. Controle de tempo, gerenciamento de tarefas e análise de resultados são aspectos fundamentais.

Controle de tempo

Uma das formas de mensurar produtividade é monitorando o tempo gasto por cada membro da equipe. Também pode ajudar a prever datas finais para projetos futuros. Este recurso é especialmente útil para equipes remotas, já que a gestão delas é feita online.

Gerenciamento de tarefas

Gerenciamento de tarefas é designar responsabilidades para cada membros da equipe e acompanhar seu progresso. Saber quem está fazendo o que é crucial para uma visão mais clara do projeto inteiro.

Esse tipo de software geralmente oferece marcadores para filtrar e encontrar itens em sua plataforma. Além disso, fornecem um espaço para adicionar notas de referência que mantêm a equipe toda atualizada do andamento dos processos.

Análise e relatórios

As funções de análise e relatório são essenciais para que o gestor de projeto possa visualizar e tratar uma grande quantidade de dados da melhor forma possível. Esse tipo de ferramenta ajuda a medir a produtividade, exibindo as métricas de forma mais visual e direta. Veja como esse recurso funciona na Drag:

3. Colaboração

Ferramentas de colaboração conectam diferentes pessoas e departamentos durante um projeto.  São essenciais para que o desempenho dos projetos se mantenha durante o prazo.

Um exemplo de ferramentas de colaboração para gerenciamento de projetos são os aplicativos de mensagens instantâneas, como Skype, Slack, Google Chat, ou mesmo chats internos em aplicativos de gerenciamento de projetos. Essas ferramentas ajudam a melhorar a comunicação entre os membros da equipe, evitando possíveis erros e mantendo tudo alinhado.

A DragApp, por exemplo, também oferece esse recurso no aplicativo:

Como fazer gestão de projetos no Google Workspace

O Google Workspace é uma plataforma em nuvem que oferece um conjunto de ferramentas e recursos projetados para melhorar a produtividade, a colaboração e outros aspectos operacionais de negócios. E essas ferramentas podem ser usadas em conjunto para gerenciar projetos.

1. Google Planilhas

O Google Planilhas é o gerador de planilhas do Google. Você pode usá-lo como um aplicativo de gerenciamento de projetos para criar seu planejamento de uma maneira muito dinâmica. É um ótimo aplicativo para visualizar e gerenciar seus projetos, suas respectivas atribuições e prazos. Como é online e tem um recurso de colaboração, pode ser editado e visualizado por múltiplos usuários ao mesmo tempo, o que é ótimo para acompanhar o progresso da equipe.

2. Grupos do Google

Os Grupos do Google são um serviço de comunicação e colaboração, baseado em emails e fóruns. Geralmente são usados para compartilhar informações com equipes e criar listas de divulgação. Após adicionar sua equipe ao grupo, você pode enviar atualizações e recursos para todos de uma vez, usando apenas o endereço do grupo.

3. Google Agenda

O Google Agenda é uma aplicação de calendário multiplataforma. Você pode criar calendários compartilhados com sua equipe para que todos possam estar alinhados em datas e eventos. Por exemplo, você pode compartilhar calendários para rastrear metas em seus projetos, para definir prazos, lembretes, reuniões, onboardings, demonstrações e outros eventos importantes. Também é possível ver a disponibilidade dos colegas de equipe antes de marcar reuniões.

4. Google Drive

O Google Drive é uma plataforma em que você pode carregar, criar e sincronizar seus arquivos entre diferentes dispositivos, com um espaço de armazenamento dedicado. Você pode armazenar todos os documentos, imagens e outros dados do projeto em uma Drive ou pasta compartilhada com a equipe.

5. Gmail

O Gmail é o serviço de email gratuito fornecido pelo Google. Grande parte das tarefas e projetos começam como emails. É por isso que o Gmail pode, sem dúvida, ser um software de gerenciamento de projetos no Google Workspace. Quando você trabalha em vários projetos com equipes diferentes, pode definir várias caixas de entrada para separar emails de cada equipe. Além disso, pode utilizar marcar emails essenciais como importantes, criar filtros e marcadores para tarefas específicas. Isso ajuda a encontrar as informações e responder aos emails.

Se você quer uma melhor experiência no gerenciamento de projetos dentro do Gmail, você pode transformá-lo em uma caixa de entrada compartilhada com ferramentas complementares.

6. Google Documentos

O Google Documentos é um processador de texto gratuito desenvolvido pelo Google. É um excelente aplicativo do Google Workspace para usar no gerenciamento de projetos, que lida com a documentação necessária.  Alguns exemplos de documentos que podem ser necessários para projetos são:

• Atas de reuniões
• Propostas de projetos
• Relatórios executivos
• Newsletters
• Contratos de consultoria
• Documentos legais

Além disso, você pode editar documentos ao vivo com a equipe, adicionando comentários  e sugestões que ficam visíveis para os colaboradores.

Softwares de gestão de projetos no Google Workspace desenvolvidos por terceiros

Se preferir ir além das ferramentas do Google Workspace, você pode utilizar complementos desenvolvidos especificamente para a gestão de projetos.

1. DragApp

A Drag é uma caixa de entrada compartilhada dentro do Gmail. Pode ser usada como uma ferramenta de gerenciamento de projetos. A visualização Kanban ajuda tanto na fase de programação quanto na fase de monitoramento e gestão.

Com a Drag, você elimina o vaivém entre as ferramentas, centralizando seus processos no Gmail. Imagine gerenciar seus projetos dentro do seu email. O processo fica mais fácil, já que novas mensagens são convertidas em tarefas de seus projetos.

Confira outros recursos da DragApp:

• Alocação de tarefas e emails
• Prazos e integração com o Google Agenda
• Tarefas e checklists dentro do Gmail
• Análises e relatórios
• Integração com mais de 5.000 aplicativos via Zapier
• Chat ao vivo
• Automações
• Papéis personalizados de usuários

2. Wrike para o Google Workspace

O Wrike é um software de gestão de projetos online. Ele oferece um recurso de rastreamento de tempo e uma exibição de linha do tempo para projetos. É um software semelhante ao Asana e Jira. Pode ser integrado a outras ferramentas de negócios, como Microsoft Excel, Dropbox e muito mais.
Também conta com uma integração de email que permite aos usuários criar, atribuir ou até mesmo editar documentos de sua conta de email.

3. Zoho Projects

O Zoho Projects é um software de gestão de projetos com uma interface simples. Abrange a fase de planejamento, bem como as ferramentas de elaboração de relatórios, a colaboração e a gestão de documentos. O Zoho integra-se a outras ferramentas, como o Google Apps e DropBox.

Conclusão

Esperamos que esse artigo tenha auxiliado na escolha de um software de gerenciamento de projetos no Google Workspace, seja ele nativo do Google ou um complemento. Ao selecionar o software certo para o seu negócio, você precisa ter em mente que quanto mais recursos eles oferecem, melhor.  Afinal, é melhor ter apenas um aplicativo para gerenciar todos os projetos que você tem, sem a necessidade de alternar entre ferramentas.