Tudo o que você precisa saber sobre a conta comercial do Gmail

Você é um gestor em busca do serviço de email perfeito? A conta comercial do Gmail pode ser a opção ideal. Ainda que o Gmail seja muito usado, nem todo mundo conhece suas funcionalidades para negócios.

Para começar, assim como um site, ter um endereço de email comercial ajuda a tornar seu negócio mais sério e confiável. Permite que toda a sua comunicação seja feita por um endereço personalizado.

Em comparação com o Outlook, seu concorrente direto, o Gmail é mais acessível, tornando-o ideal para pequenas em médias empresas. Além disso, a interface é amigável para o usuário, o atendimento ao cliente é melhor e a plataforma inclui mais variedade de apps.

Por fim, o Gmail é simples, leve e funcional. Você pode fazer login do navegador ou app e acessar emails armazenados em nuvem.

A diferença entre a conta comercial do Gmail e email gratuito

O Gmail gratuito oferece acesso aos serviços e programas básicos do Google. Também inclui armazenamento em nuvem limitado. É possível usar a conta simples como um email comercial gratuito,com ferramentas e recursos mínimos.

A grande diferença entre os dois tipos de email comercial é o domínio. Uma conta comercial do Gmail exige que você tenha um endereço de domínio para onde todas as comunicações são direcionadas, o que não é o caso do Gmail gratuito.

Por outro lado, a conta comercial do Gmail oferece limites de armazenamento mais altos e vários outros recursos avançados.

Esses benefícios incluem:

1. A conta comercial do Gmail pode ser gerenciada de forma central

A propriedade dos recursos é uma grande diferença entre o Gmail comum e a conta comercial do Gmail. Os recursos da conta do Google Workspace são propriedade da empresa. O admin console é uma central em que as contas autorizadas podem verificar e manejar esses recursos.

Todos os dados no Google Workspace são armazenados na nuvem e podem ser gerenciados centralmente pelo administrador. O administrador define o acesso às contas empresariais. Se um funcionário sair da empresa, a conta será redirecionada para a próxima pessoa da função, sendo inacessível de fora.

Isso é o oposto das contas gratuitas do Gmail, que são propriedade dos usuários individuais. Isso os torna uma opção inadequada para as empresas, porque elas não podem gerenciar as caixas de entrada de cada funcionário. Ao terminar um contrato de trabalho, o funcionário continua com informações em seu dispositivo, o que gera risco de vazamento de informações. Além disso, se o usuário individual decidir alterar os dados de login e senha, a empresa perde o acesso.

2. O design é diferente

As contas gratuitas do Gmail e a conta comercial do Gmail são visivelmente diferentes. Embora as duas tenham funções quase semelhantes, a versão gratuita é projetada com usuários individuais em mente. Enquanto isso, o Google Workspace comercial inclui mais recursos de colaboração de negócios e equipe.

Ou seja, você não encontra ferramentas de gestão de equipe no Gmail comum. Da mesma forma, o compartilhamento de arquivos nessas contas é limitado. Para compartilhar um arquivo com vários usuários, é preciso definir individualmente as permissões de acesso e edição. Isso pode ser impeditivo para algumas equipes.

Suponha que você tenha uma equipe de dez pessoas. Você deve inserir o endereço de cada membro no campo do destinatário antes de enviar o email.

Benefícios da criação de uma conta comercial do Gmail

A conta comercial do Gmail é um recurso do Google Workspace e tem como objetivo levar seu email, comunicação da equipe, colaboração, criação de documentos e agendamento para o próximo nível. Usar emails pessoais não é a melhor forma de manter os clientes interessados. É melhor criar uma conta comercial do Gmail para aproveitar seus benefícios e maior eficiência.

As principais características do Google Workspace para empresas são:

Ferramentas de comunicação

Os aplicativos do Google Workspace têm muitos recursos para ajudar sua equipe a agir e responder em tempo real e compartilhar mensagens para garantir que todos estejam atualizados. E o armazenamento em nuvem pode ser de vários terabytes, dependendo do plano escolhido.

O Google Agenda é outra ferramenta essencial de comunicação de uma conta empresarial do Gmail. Essa ferramenta ajuda na programação de serviços e na gestão do tempo e permite que os usuários compartilhem suas agendas com a equipe. O armazenamento em nuvem facilita esse processo. Os usuários podem destacar datas importantes e compartilhá-las com outras pessoas na empresa.

O Google Meet facilita a comunicação. A conta comercial do Gmail possui uma ferramenta de mensagens e ligações por vídeo que permite que mais de 100 usuários participem. É mais simples realizar uma conferência remotamente.

Ferramentas de colaboração

A conta comercial do Gmail integra a computação em nuvem para revolucionar a colaboração em equipe. Ela agiliza os processos de criação, edição, visualização e compartilhamento de documentos com sua infinidade de modelos fáceis de usar para emails e memorandos. Facilita as alterações ao vivo dos documentos e tem salvamento automático, minimizando as chances de perda de dados.

O Google Workspace também inclui o Documentos do Google. Ele permite que você edite, divulgue e altere documentos rapidamente, sem o risco de perder dados ou arquivos. Você também pode compartilhar os documentos no modo de exibição ou no modo de edição, dependendo se deseja que o destinatário modifique o conteúdo.

O Planilhas do Google é outra ferramenta de colaboração do Google. Essa ferramenta não é apenas fácil de usar, mas também possui um serviço robusto de planilhas que permite criar gráficos e tabelas para simplificar o conteúdo.

Armazenamento

A conta comercial do Gmail permite que os usuários criem, editem e renovem arquivos a partir do Workspace. Podem salvar localmente ou em nuvem. O Drive permite que você armazene uma variedade de arquivos, incluindo documentos, planilhas, áudio, slides e vídeo, entre outros.

Confira o Guia definitivo do Google Drive para mais informações.

Conta comercial do Gmail: passo-a-passo

1. Acesse o Google Workspace
2. Preencha as informações necessárias
3. Conecte seu domínio

Acesse o Google Workspace

O primeiro requisito para criar uma conta comercial do Gmail é criar uma conta do Google Workspace. Acesse o Google Workspace para começar.

Neste ponto, você terá acesso ao Assistente de configuração do Google Workspace.

Preencha as informações necessárias

Clique em Iniciar agora para iniciar o processo. Você deverá preencher algumas informações básicas sobre sua conta comercial.

Por exemplo, quantos funcionários usarão a conta comercial do Gmail (ou é só você)? Também será necessário fornecer informações para a conta de administrador. Se você já tiver um email administrativo vinculado à sua hospedagem, escolha esse.

Conecte seu domínio

Você também deve indicar se sua empresa possui um nome de domínio.

Se você já tem um site que deseja usar com o Google Workspace, insira aqui as informações pedidas. E se você não tiver, o Google Workspace ajudará a criar um nome de domínio antes de começar.

Primeiros passos depois de criar uma conta comercial do Gmail

Agora que você já configurou o Google Workspace e adicionou as pessoas que deseja adicionar à equipe, é hora de configurar uma conta comercial do Gmail. É um processo de poucos passos, da seguinte forma:

1. Verificar o domínio
2. Criar uma conta
3. Importar emails de outra conta
4. Criar um alias
5. Criar contas adicionais
6. Instalar extensões

Verificar o domínio

Remember that you already filled your domain name during the Google Workspace set up. You will be required to verify the ownership of that domain name by adding a TXT record.

Lembre-se de que você já preencheu seu nome de domínio durante a configuração do Google Workspace. Você deverá verificar a propriedade desse nome de domínio adicionando um registro TXT.

Para verificar se o domínio pertence a você, o Google detecta onde o domínio está hospedado e, em seguida, fornece o passo-a-passo da verificação.

Criar uma conta

O próximo passo é criar o seu endereço de email. Esta etapa é muito semelhante à criação de uma conta pessoal, pois você só precisa selecionar um endereço de email e uma senha segura, mas fácil de lembrar. Observe que o endereço de email escolhido também será seu nome de usuário do Google, que você usará em diferentes serviços do Google Workspace.

Escolha levando em consideração que deve ser fácil para todos na equipe reconhecerem. Você pode optar por usar seu nome, sobrenome ou uma combinação deles @domínio.com Seja qual for a escolha, mantenha-a consistente em toda a equipe.

Mais uma vez, tenha cuidado ao definir sua senha. Escolha uma que você possa lembrar, sem comprometer a segurança. Sua conta comercial contém muitas informações importantes e, por isso, você deve evitar senhas fáceis de serem adivinhadas. Use caracteres e símbolos especiais para aumentar a segurança da senha.

Você também precisará pagar por uma licença do Workspace para abrir uma conta. No entanto, o Gmail oferece um período de teste gratuito de 14 dias que permite que você experimente a interface e as ferramentas antes de pagar pela assinatura. Se decidir que não pretende continuar com a sua assinatura antes do final do período de teste, pode simplesmente cancelar a sua licença sem qualquer custo adicional.

Por isso, analise os diferentes planos de conta comercial do Gmail e escolha a categoria correta para seu orçamento e tamanho de sua empresa.

Importar emails de outra conta

Embora esta etapa seja opcional, é aconselhável mover os emails e contatos existentes para o Gmail. Acesse admin.google.com e, em seguida, clique em Aplicativos. Vá para o menu de Configuração e navegue até a caixa Upload de emails do usuário e clique em Salvar.

Volte ao Gmail, navegue até Configurações e inicie o processo de importação para migrar os emails e contatos. Esse processo facilita o acesso às informações mais tarde e contribui para o crescimento do CRM a longo prazo, já que você terá o histórico de interações anteriores com sua base de clientes.

Criar um alias

Você sabia que pode ter endereços extras em sua conta comercial do Gmail? Basta criar aliases para seus endereços de email. Com isso, qualquer email enviado para o alias também será entregue a você. Isso pode ser bastante útil várias agentes de equipes de atendimento ao cliente usarem um sistema de helpdesk no Gmail.

Esse truque é econômico, porque não é necessário ter múltiplas contas comerciais para cada endereço que você precisar. Para criar um alias, acesse o painel de administração do Google Workspace e faça login com sua conta de administrador. Em seguida, clique no ícone Usuários e escolha o endereço para qual o alias será criado. Navegue até o painel Informações do Usuário, depois clique em Adicionar um alias. Cada usuário pode ter até 30 aliases.

Criar contas adicionais

Se quiser, você pode criar contas comerciais do Gmail para seus funcionários. Para adicionar novos usuários, basta acessar o painel de usuários e clicar em Adicionar novo.

Instalar extensões

Entre os recursos que tornam a conta comercial do Gmail um destaque perante outras ferramentas estão as extensões. A melhor parte é que eles vêm sem nenhum custo extra.

Você tem uma ampla variedade para escolher, incluindo ferramentas de videoconferência, correção de texto, assinaturas de documentos, gerenciamento de tarefas, entre outras que podem ser necessárias no seu dia-a-dia. Tudo depende de sua indústria e rotina de trabalho.

Conclusão

A conta comercial do Gmail é uma plataforma de comunicação que se adapta a empresas de qualquer tamanho. A plataforma oferece às empresas email profissional com armazenamento ilimitado e acesso completo a ferramentas de colaboração.

Agora que você sabe como criar uma conta comercial, pode aumentar sua eficiência usando extensões, como a DragApp, para melhorar o gerenciamento de tempo. Ao transformar o Gmail em um espaço de trabalho produtivo e colaborativo, a Drag muda a rotina de empresas dos mais variados setores.