Segurança no Google Workspace: um guia de boas práticas

Os administradores de contas devem implementar algumas práticas recomendadas de segurança no Google Workspace. Isso para garantir que sua equipe trabalhe em um ambiente digital em que possam confiar. Vamos explorar essas técnicas.

O Google Workspace é um dos favoritos entre pequenas empresas e administradores de TI. Na verdade, cerca de 50% do mercado de produtividade de escritórios é dominado pelos aplicativos do Google. Isso inclui armazenamento em nuvem, como o Google Drive, ferramentas dedicadas como Planilhas e Documentos, e ferramentas de comunicação, como o Google Agenda.

Por que o Google Workspace?

Existem vários motivos para isso. Por exemplo: facilidade para o usuário e integração com outros aplicativos. O Google tornou sua solução Workspace uma ferramenta muito útil para indivíduos e organizações.

Um usuário pode enviar arquivos maiores por email com o Google Drive. Mas quando você migra para o Google Workspace em sua empresa, os arquivos ficam acessíveis para todos os membros da equipe. É possíel criar e organizar pastas compartilhadas. 

Outra motivo é a popularidade do Gmail. Com quase 2 bilhões de usuários, é claro que a maioria de nós já tem uma conta no Gmail. Por isso, faz sentido vincular a caixa de entrada às nossas tarefas diárias no trabalho. Fica muito mais prático acessar arquvos necessários. E você nem precisa deslogar.

A segurança no Google Workspace tem um grande impacto na sua popularidade. Há sistemas para evitar a perda de dados e vazamento de informações sensíveis. O Google prioriza a prevenção de fraudes e invasões. Isso atrai empresas maiores e indústrias de alto risco. 

Mesmo com o sistema de prevenção de vazamento de dados mais avançado, os usuários ainda precisam ficar vigilantes. Todos devem fazer sua parte para evitar fraudes e falhas na segurança. Neste artigo, vamos explorar alguns dos recursos de segurança no Google Workspace, a melhor maneira de usá-los a seu favor e o que você deve (e não deve) fazer para evitar problemas.

Segurança no espaço de trabalho digital

Empresas de todos os segmentos ao redor do mundo se preocupam com segurança digital. Fazemos a maior parte do nosso trabalho digitalmente, especialmente as empresas globais. Como podemos ter certeza de que nossos dados não são facilmente corrompidos e roubados?

Essas preocupações vêm com diferentes facetas. A primeira é não ser suscetível a fraudes. Spam e os golpes de phishing estão em ascensão, o que gera um risco de brecha de segurança. Digamos, por exemplo, que um usuário autorizado do armazenamento de arquivos da sua empresa clicou em um link suspeito que comprometeu sua conta. Agora, o golpista pode ter acesso aos seus arquivos.

Mas o problema não está apenas com os próprios usuários. Os programas de trabalho digital incluem integrações com aplicativos de terceiros. Eles podem melhorar e personalizar a experiência, sintonizando com o fluxo de trabalho da empresa. Esses aplicativos vêm com riscos de segurança adicionais. Nem sempre atingem os mesmos padrões que sua empresa precisa. Então, se houver algum vazamento de dados, você também fica suscetível. 

Em geral, os usuários de uma empresa fazem login a partir de diferentes dispositivos e geotags, o que pode causar problemas de segurança. Se uma conta tiver vários endpoints, terá uma maior janela de oportunidade para violações e perda de dados. 

Melhores práticas de prevenção

Os administradores precisam aplicar as melhores práticas de segurança para proteger seu espaço de trabalho digital. Há muitas formas de fazer isso. Primeiro, você precisa implementar hierarquias, para que os usuários individuais tenham permissões definidas e os administradores supervisionem suas atividades. Isso evita logins não autorizados.

Em seguida, manter o controle de quaisquer alterações, instalações de aplicativos e atividades suspeitas que possam sinalizar uma preocupação de segurança. Dessa forma, se algo levantar suspeitas, os responsáveis agem rapidamente e evitar mais danos à empresa.

E, é claro, é papel dos administradores educar os funcionários da empresa sobre as melhores práticas de segurança, sistemas eficientes e uso correto de tecnologia. Por exemplo, devem explicar o perigo de dividir uma conta de email. É melhor e mais seguro ter um espaço de trabalho dedicado, como o Google Workspace, com recursos de segurança específicos.

Por que as empresas usam o Google Workspace

Antes de explorarmos os recursos de segurança no Google Workspace, precisamos entender por que esse espaço de trabalho ganhou tanta preferência. Aqui estão algumas das principais razões:

Colaboração

A ideia por trás do Google Workspace é que as ferramentas permitam a colaboração instantânea com outras pessoas. Quando você adiciona alguém ao espaço de trabalho da sua organização, o usuário pode acessar documentos, compartilhar arquivos e se comunicar com toda a empresa em poucos cliques. 

A maioria das pessoas usa o Gmail regularmente. Então fica fácil começar a usar as ferramentas colaborativas no Google Workspace. Aliás, é bastante simples criar um calendário compartilhado para marcar reuniões, conversar com a equipe pelo chat e fazer videochamadas com o Google Meet.

Outra forma com que o Google Workspace melhora a colaboração são emails personalizados com o domínio da sua empresa. Você pode criar usuários com base em nomes, funções e até departamentos. Isso significa que você pode criar uma caixa de entrada colaborativa para necessidades específicas, como marketing@empresa para o departamento de Marketing. Mas ela está conectada ao administrador e tem todos a facilidade de acesso e os recursos de segurança no Google Workspace. 

Sem contar as listas de contatos, que são compartilhadas com os usuários da sua organização, criando um diretório repleto de informações relevantes. 

Aplicativos nativos

As ferramentas de colaboração são muito úteis quando se trabalha em conjunto nos arquivos. Com este pacote de aplicativos, você não precisa salvar um arquivo e enviá-lo por email para seus colaboradores. Em vez disso, pode compartilhar o documento com eles na nuvem, dar permissões de edição ou comentário e pronto! Além de ser mais rápido, também traz responsabilidade à colaboração, uma vez que há um histórico de edição disponível.

Os aplicativos nativos do Google Workspace incluem o Documentos do Google e o Planilhas do Google. As Apresentações do Google permitem criar apresentações em conjunto. Já o Formulários do Google ajuda a criar pesquisas. Todos esses arquivos são armazenados no Google Drive, com até 1 TB de espaço na nuvem para qualquer necessidade de negócios. O Google Keep é ótimo para configurar listas, enquanto o Jamboard permite que você e sua equipe façam um brainstorming juntos.

Uma das soluções mais inteligentes, no entanto, é o Apps Script. Esta ferramenta, criada para usuários empresariais, permite que os administradores implementem soluções personalizadas para se ajustarem ao seu espaço de trabalho. Você pode criar automações, integrar soluções e personalizar sua experiência.

Integrações de terceiros

Além de oferecer uma infinidade de soluções digitais, o Google Workspace também oferece integrações com apps de terceiros. Com o Workspace Marketplace, você pode instalar muitos complementos. De gerenciamento de campanha de marketing por email a programas de assinatura eletrônica, há muito a explorar.

Segurança e prevenção de problemas

A segurança é uma prioridade quando se trabalha online, especialmente quando se trata de dados confidenciais da empresa. Uma razão pela qual os administradores optam pelas soluções do Google ao implementar um pacote de escritório digital é a precisão da segurança no Google Workspace. 

Esses aplicativos incluem várias maneiras de evitar logins não autorizados, vazamentos de dados e roubo de informações.

Recursos de segurança no Google Workspace

Como o Google Workspace pode detectar atividades suspeitas e evitar problemas de segurança? Bem, aqui estão algumas medidas contra atividades de alto risco e ferramentas que os gestores podem usar para mitigá-los. 

Gestão de endpoint

O sistema de gestão de endpoints permite que os administradores criem e reforcem barreiras de segurança em dispositivos por toda a organização.  Como resultado, os dispositivos seguem regras mais rígidas para poder acessar o Google Workspace da empresa.

Os administradores também podem configurar requisitos mais altos de senha e tempo limite para os usuários. Isso reduz as práticas preocupantes. Também é possível apagar um dispositivo remotamente, caso seja perdido ou roubado. Dessa forma, você evita uma violação de segurança ao usar múltiplos dispositivos ao mesmo tempo.

Filtros anti-spam e phishing

O Google Workspace tem muitas vantagens de segurança. No entanto, organizar seu Gmail com filtros anti-spam e manutenção regular é fundamental para mantê-la funcionando contra fraudes e hackers. Ou seja, você deve usar os filtros nativos a seu favor. Mas você também pode adicionar outras medidas preventivas para garantir a segurança no Google Workspace.

Existem duas questões principaisque afetam a segurança no email. Uma delas é o spam, que desorganiza sua caixa de entrada e impede que você veja o que precisa ver. Alguns desses emails de spam são especialmente projetados para obter suas informações: golpes de phishing.

Esses emails se passam por mensagens legítimas de alguém com quem você pode estar trocando mensagens. Clientes, colegas de trabalho e fornecedores, por exemplo. Para preveni-los, a segurança do Gmail sinaliza mensagens com links questionáveis. Mas você pode ir mais longe e criar seus próprios filtros. Veja como fazer isso:

1. Abra o Gmail no seu navegador
2. Na caixa de pesquisa na parte superior, clique no ícone Opções de pesquisa
3. Defina seus critérios de pesquisa. Por exemplo, mensagens com o assunto “pagamento necessário” de contatos desconhecidos.
4. Role para baixo e clique em Criar filtro
5. Selecione Apagar
6. Em seguida, Criar filtro

Prevenir possíveis fraudes na caixa de entrada é uma boa forma de evitar brechas de segurança. Ou seja, se todos os usuários tiverem conhecimento das melhores práticas, podem atenuar o risco por toda a empresa.

Painel de segurança

Um dos recursos de segurança mais bem avaliados do Google Workspace é o painel de segurança. Os administradores têm uma ferramenta especial para monitorar e sinalizar qualquer atividade que aconteça dentro da organização. Esse espaço fornece informações sobre o que acontece na empresa inteira.

A partir dela, o administrador pode ver quais arquivos foram compartilhados fora do seu domínio, quantas mensagens o Gmail sinalizou como spam, quais dispositivos não seguem o protocolo, quais complementos de aplicativos apresentam riscos de segurança e muito mais. Em seguida, o painel oferece soluções rápidas para corrigir essas ameaças a partir de um único local.

Contas e autenticação

À medida que sua empresa cresce, o mesmo acontece com a quantidade de dispositivos e contas conectados. Isso traz alguns desafios. Primeiro, há um risco maior de uso indevido de senha. Os funcionários podem criar senhas pouco seguras ou reutilizá-las em outras contas.

Em segundo lugar, uma conta comprometida pode não parecer suspeita no início, a menos que os administradores estejam prestando muita atenção. Nem sempre é fácil monitorar as atividades, principalemnte em equipes pequenas de TI. 

Por outro lado, alguns departamentos e empresas optam por compartilhar uma única conta, de onde encaminham os emails relevantes. Esta é outra escolha arriscada, dado que é muito mais difícil identificar o acesso não autorizado. E revogar privilégios de conta pode ser impossível se arquivos importantes forem anexados a essa única conta.

Aplicativos do Workspace

O Google Workspace é uma forma fácil de colaborar com sua equipe. No entanto, isso pode criar algumas preocupações. Quem tem acesso aos arquivos? Como os usuários podem contribuir para o trabalho sem comprometer sua integridade no caso de uma violação?

Com a quantidade de aplicativos de terceiros disponíveis, os administradores precisam garantir que os usuários estejam instalando complementos seguros.

Google Drive

Como o Google Drive é feito para colaboração, inclui a capacidade de trabalhar em arquivos em tempo real. As pastas colaborativas podem ser compartilhadas com os membros da equipe. Mas, de vez em quando, é necessário compartilhar com usuários externos, como clientes e fornecedores.

Isso significa que há uma camada extra de precaução. Administradores e usuários precisam seguir um protocolo de segurança antes de compartilhar, por exemplo. Além disso, as permissões devem ser atualizadas constantemente.

Gmail e chats

O email é uma parte regular do dia de trabalho, mas é importante seguir as orientações sobre segurança nas contas do Gmail. Da utilização correta dos filtros anti-spam ao uso de contas específicas para cada necessidade, como endereços individuais e caixas de entrada colaborativas visíveis para os clientes. Dessa forma, sua conta pública não está vinculada a contas internas.

O Chat e o Hangouts são excelentes ferramentas para o trabalho colaborativo. No entanto, é essencial prestar atenção em como eles estão sendo usados e se há algum risco associado.

Contas de administrador

As contas de administrador são o ponto principal ao criar seu protocolo de segurança no Google Workspace. Os administradores podem ter funções diferentes, como administradores de usuário, administradores de serviço e administradores de armazenamento.

Isso significa que eles podem executar tarefas de gerenciamento, como transferir a propriedade de arquivos, gerenciar dispositivos e permissões de usuário, bloquear contas, definir limites de armazenamento, etc.

Indo mais longe, também existe a função de superadministrador. Esses usuários podem visualizar e gerenciar todos os aspectos da organização, seus usuários e o painel.  Portanto, é ainda mais importante manter a segurança no Google Workspace.

Segurança no Google Workspace e caixas de entrada compartilhadas

Você já sabe que compartilhar uma única conta traz riscos. E que o uso dos aplicativos do Google Workspace pode ser mais produtivo. Mas e se você pudesse colaborar diretamente da sua caixa de entrada? 

Essa é a ideia por trás das caixas de entrada compartilhadas como DragApp. Nossa solução traz colaboração perfeita em todos os recursos. Em vez de ter que encaminhar emails recebidos da conta coletiva, os usuários podem visualizá-los diretamente de sua própria caixa de entrada do Gmail.

Portanto, se você tiver um email de helpdesk, por exemplo, todos os membros da equipe poderão ver os tickets recebidos e adicioná-los à lista de tarefas. Outros usuários podem ver o ticket e contribuir, se necessário. Com o Google Workspace, também é possível adicionar arquivos e configurar lembretes de calendário para prazos.

Isso significa que uma caixa de entrada compartilhada é uma ótima maneira de melhorar sua experiência digital. E segue as práticas recomendadas de segurança no Google Workspace. Em vez de compartilhar informações de login para uma caixa de entrada colaborativa, todos os usuários são autorizados individualmente. Nenhuma brecha de segurança.

Conclusão

O Gmail e o Google são a virada de chave para equipes colaborativas em ritmo acelerado. Mas, para aproveitar ao máximo suas vantages, é crucial estar atento e seguir as melhores práticas de segurança no Google Workspace. Dessa forma, evita a perda de dados, vazamento de informações sensíveis e outras questões de segurança.