Vincular a HubSpot ao Gmail em seu ambiente de trabalho digital traz grandes mudanças. O software, que engloba ferramentas de CRM, recursos de marketing e pipelines de vendas, organizou o fluxo de trabalho de muitas empresas. Com mais de 180 mil clientes em todos os setores, de organizações sem fins lucrativos a redes sociais, fica claro seu sucesso entre gestores. Então, como você pode encaixá-lo em seu fluxo de trabalho?
Entre os desafios que os gestores de empresas enfrentam, principalmente os com menos recursos, estão os softwares. É difícil escolher os aplicativos certos que se encaixam nas necessidades da equipe e no orçamento.
É por isso que as ferramentas multifuncionais são muito bem-sucedidas. O Google Workspace, por exemplo, reúne vários aplicativos numa única assinatura, como planilhas, processamento de texto, reuniões virtuais e armazenamento em nuvem. Ao fazer login, você tem acesso a todos os recursos de sua conta e pode passar por todas as etapas de trabalho. É por isso que Gmail se tornou tão onipresente também. Com mais de 1,8 bilhão de usuários ativos, é popular na comunicação profissional e pessoal. Também é a forma de login nesses aplicativos.
Mas muitas vezes, você precisa complementar ferramentas nativas com software extra. É aqui que a inserção de outro conjunto de aplicativos pode ajudar. Eles precisam ser facilmente compatíveis para realmente melhorar seu fluxo de trabalho. Uma ferramenta que segue essa lógica é a HubSpot.
Os diferentes hubs da HubSpot
A HubSpot é uma platforma CRM em nuvem que oferece várias ferramentas de negócios para gestores e equipes. Existem múltiplos hubs nela. Há um hub de Marketing, um hub de Operações, um hub de Serviços e um hub de Vendas. Estes são centros de serviços para muitos aspectos das operações comerciais diárias.
Assim, por exemplo, no hub de Marketing, você pode acessar suas campanhas, gerar leads de clientes e acompanhar seu ROI. Enquanto isso, no hub de Operações, você pode ver e verificar os dados do cliente, automatizar seu fluxo de trabalho e exportar análises.
Isso significa que, ao implementar as ferramentas da HubSpot de que realmente precisa, você cria o espaço de trabalho digital ideal para sua empresa. Existem duas formas diferentes de fazer isso.
CRM gratuito da HubSpot
O primeiro é usar a opção gratuita. A HubSpot tem um software CRM gratuito que permite monitorar e rastrear seus pipelines. Com o sistema de tickets, você pode sincronizar contatos e adicionar informações de vendas. Além disso, cria formulários de geração de leads e suporte técnico no email da sua empresa.
A versão gratuita é limitada, mas oferece as ferramentas básicas que os gestores de negócios e suas equipes precisam para cumprir suas tarefas. Algumas dessas limitações incluem ter só uma caixa de entrada compartilhada, até cinco modelos de email, e 100 produtos na sua biblioteca de CRM.
Hubs e pacotes
Se você precisa de ferramentas mais robustas, pode criar seu próprio sistema HubSpot. A divisão em hubs permite que os gestores escolham as tarefas que mais lhes interessam. Por exemplo: as equipes de marketing baseadas em email precisam o hub de Marketing, enquanto um profissional de suporte ao cliente requer o hub de Serviço. E cada empresa tem as suas necessidades específicas.
Você também pode escolher os planos para cada hub, dependendo do que você mais usa. Os usuários podem se inscrever no plano Starter (a partir de $18/mês) em alguns hubs e no Professional (a partir de $400/mês) em outros. De qualquer forma, você pode personalizar sua assinatura e selecionar complementos se precisar de ferramentas mais específicas.
Isso é muito útil para os proprietários de pequenas empresas. Isso porque evita o inchaço de recursos: um produto caro que oferece muitas ferramentas que você raramente usa.
Por que vincular a HubSpot ao Gmail é tão importante
A HubSpot é uma ótima ferramente. O Gmail é a caixa de entrada mais utilizada. Fazer com que trabalhem em conjunto é necessário para os espaços de trabalho digitais modernos. Ou seja, ter uma plataforma de CRM é útil. Mas, para ser eficiente, tem de se conectar ao local onde o seu negócio realmente acontece.
Geração de leads
Embora seja crucial organizar e gerar leads em todos os espaços digitais, o email ainda desempenha um papel importante na definição e contato com seu público online. Com a HubSpot, você pode rastrear mensagens recebidas em seus canais — mídias sociais, landing pages, chat ao vivo, SMS e email — e trazê-las para uma plataforma de Marketing. Então, quando chegar a hora de criar campanhas e acompanhar as interações anteriores, você precisa do seu email.
É por isso que você deve vincular a HubSpot ao Gmail. Como seu trabalho é feito por email, ter as informações de que você precisa facilmente acessíveis otimiza as tarefas.
Pitches de vendas
Algo semelhante acontece com os departamentos de vendas. Emails de clientes incluem solicitar cotações, esclarecimentos sobre produtos e serviços e até planos de pagamento. As equipes de vendas estão sempre à procura de oportunidades de novos contratos e não querem perder o potencial.
É por isso que ter todas as informações prontamente disponíveis pode ajudar: com a integração da HubSpot com o Gmail, você pode ver o histórico do remetente com a empresa, os canais de origem, as compras anteriores, etc. Isso torna muito mais fácil personalizar o seu pitch e fechar o negócio, alcançando o melhor cenário para a sua equipe — e para o seu cliente, que recebe o melhor serviço possível.
Atendimento ao cliente
Mesmo depois que os clientes fazem parte da sua base, acompanhá-los deve ser uma prioridade número 1. Isso significa oferecer suporte contínuo para quaisquer dúvidas e solução de problemas eficiente. Para comercializar um aplicativo, é preciso ter serviço de atendimento ao cliente. Ele deve ser capaz de configurar o processo de integração para os seus usuários. Dessa forma, você garante que sua equipe tenha a transição mais suave possível.
Seus agentes de atendimento ao cliente ficam disponíveis para resolver quaisquer problemas que possam acontecer durante o uso. Obviamente, nem sempre é possível oferecer suporte instantâneo a cada cliente. E é por isso que um sistema de helpdesk é versátil. Ao vincular a HubSpot ao Gmail, você pode sincronizar os tickets de atendimento ao cliente recebidas com o seu hub de Serviços, onde eles serão atendidos por especialistas. Você também pode usar essa ferramenta para monitorar a eficiência, rastrear análises e criar respostas automatizadas aos seus clientes.
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3 maneiras de vincular a HubSpot ao Gmail
Agora que você sabe a importância de organizar sua HubSpot e seu Gmail para trabalhar juntos, o próximo passo é analisar os diferentes métodos para fazer isso.
Método 1: Extensão do Chrome da HubSpot
Este método é o mais simples, exigindo apenas que você instale uma extensão do Gmail. Primeiro baixe a extensão e adicione à sua caixa de entrada. Dessa forma, você pode rastrear mensagens recebidas e adicionar dados automaticamente aos seus aplicativos da HubSpot.
A ideia aqui é trazer os recursos mais usados diretamente para sua caixa de entrada, como: agendar reuniões, ver dados do usuário, enviar emails de campanha e assim por diante. Ao vincular a HubSpot ao Gmail dessa forma, você otimiza a caixa de entrada.
Limitações da extensão do Chrome
Mesmo que vincular a HubSpot ao Gmail através da extensão possa ser útil, não é a solução perfeita. Isso porque depende da leitura correta das informações ao enviá-las para os hubs. Além disso, os usuários relatam problemas com logout automático, perda de dados e a necessidade de checar potenciais falhas de comunicação entre os aplicativos.
Outras preocupações dizem respeito à falta de personalização. Nas resenhas da extensão da HubSpot no Gmail, vários usuários mencionam não poder escolher que tipo de mensagens são rastreadas. Dizem também que o aplicativo não registra quem abriu cada email e que há imprecisão ao registrar tarefas.
Método 2: vincular a HubSpot ao Gmail com o Zapier
Outro software que você pode usar para um fluxo de trabalho automatizado e eficiente é Zapier. O Zapier é um sistema de automação multiplataforma que permite conectar diferentes partes de sua rotina, para facilitar sua organização.
Por exemplo, pode utilizá-lo para sincronizar automaticamente os seus contatos em uma planilha, que se transforma em uma lista de distribuição para futuras campanhas de marketing. Você pode monitorar emails recebidos e interações de mídia social e enviá-los para sua plataforma de atendimento ao cliente. Há também a possibilidade de personalizar ações com base em seus aplicativos mais usados.
Com o Zapier, você pode conectar o Gmail e a HubSpot e aproveitar as funcionalidades deles ao mesmo tempo. Por exemplo, você pode automatizar o Gmail para rastrear todos os recibos e adicioná-los a uma lista. Em seguida, use a HubSpot para automatizar a sincronização dessa lista com o departamento Financeiro. Você também pode criar formulários do Google, enviá-los pelo Gmail e automatizar os resultados em novas ferramentas de geração de leads e estratégias de marketing.
Como é baseado em gatilhos (eventos que acontecem no ecossistema da sua empresa), você pode personalizá-lo para as tarefas recorrentes.
Limitações do Zapier
Mais uma vez, essa ferramenta é ótima para muitas tarefas diárias, mas não oferece o escopo completo de que a maioria das equipes precisa. Na verdade, essa configuração ainda exige que os usuários alternem entre diferentes aplicativos e ferramentas para encontrar o que precisam.
Embora o Gmail sirva como um hub para todas as suas comunicações recebidas, a plataforma em si ainda é muito limitada. Isso significa que você precisa acessar a HubSpot para tarefas bastante básicas.
Assim como no primeiro método, é difícil acompanha o fluxo de trabalho. Ao criar uma automação específica e vincular a HubSpot ao Gmail com o Zapier, você ainda precisa verificar se há novas informações e atualizar seus colegas de equipe regularmente.
Para equipes ocupadas, como é o caso de atendimento ao cliente, manter todos a par do progresso consome bastante tempo. Por exemplo: um cliente manda um email perguntando sobre determinado produto. Para pedir ajuda do restante da equipe, o agente responsável precisa encaminhar as mensagens originais com o contexto, uma vez que provavelmente não estão atualizados na conversa.
O que falta nesse vínculo da HubSpot com o Gmail? Colaboração de verdade.
Método 3: vincular a HubSpot ao Gmail por meio de uma caixa de entrada compartilhada
Mas a biblioteca de integração do Zapier está cheia de possibilidades. E uma delas é usar uma caixa de entrada compartilhada, como a DragApp. Com uma caixa de entrada compartilhada, você tem uma interface de email melhor e mais eficiente que sincroniza com sua plataforma HubSpot. A Drag usa as ferramentas básicas do Gmail, mas transformando a interface em um espaço colaborativo para toda a equipe.
Com uma caixa de entrada compartilhada, você pode verificar as mensagens recebidas pela equipe em tempo real, diretamente de sua própria conta. Os agentes de atendimento ao cliente, por exemplo, podem se manter atualizados em tickets novos sem ter que logar e deslogar do email atendimento@. Dessa forma, eles são mais rápidos para responder e resolver esses problemas.
Uma parte fundamental de uma caixa de entrada compartilhada é permitir que todos os usuários vejam quem está trabalhando no quê, aumentando a responsabilidade e evita o trabalho duplicado. Além disso, facilita a troca de ideias entre a equipe.
Você pode usar uma caixa de entrada compartilhada como a Drag para vincular a HubSpot ao Gmail por meio do Zapier. Após configurar sua caixa de entrada compartilhada, é possível criar regras de automação que se conectam aos aplicativos extra, como os hubs da HubSpot. Por exemplo, você pode configurar uma caixa de entrada compartilhada para sua equipe de vendas que envia automaticamente qualquer solicitação de cotação para o hub de vendas na HubSpot. Lá, a equipe pode gerenciar os clientes potenciais e usar modelos de email para se conectar com esses novos clientes em potencial.
As vantagens de usar este método para vincular a HubSpot ao Gmail
Uma caixa de entrada compartilhada, como a Drag, pode ser uma ótima ferramenta colaborativa porque usa a interface com a qual você já está familiarizado, o Gmail, mas de uma forma mais colaborativa. Dado que a maioria das nossas tarefas diárias no trabalho são baseadas em emails, faz sentido criar um sistema que use a sua caixa de entrada como ponto de partida para todas as suas necessidades de CRM.
Ao trabalhar em sua caixa de entrada compartilhada respondendo a clientes, fechando negócios e criando campanhas, você pode usar os serviços da HubSpot para aumentar os recursos da sua empresa com sincronização automatizada. O histórico de compras, a geração de leads, as perguntas, as preocupações, os problemas e os dados da campanha dos clientes podem ser utilizados como recursos valiosos para a estratégia futura da sua empresa.
O desenvolvimento de produto é um bom exemplo disso. Quando você usa uma caixa de entrada compartilhada para dialogar com clientes, cria dados sobre seu segmento de mercado. Eles podem ser categorizados e analisados por ferramentas como a HubSpot e usados pelos gestores para definir novas metas e investimentos.
Benefícios adicionais de caixas de entrada compartilhadas
Os benefícios de uma caixa de entrada compartilhada não estão apenas na facilidade de vincular a HubSpot ao Gmail. Na verdade, pode virar a chave para as empresas em todo o seu processo. A maior vantagem de uma caixa de entrada compartilhada? Promove a colaboração por todos os fluxos de trabalho. Portanto, quando você usa uma caixa de entrada compartilhada, tende a criar relações de trabalho benéficas a longo prazo.
Responsabilidade
Uma das preocupações que exploramos com as integrações básicas da HubSpot e do Gmail é uma preocupação que abrange diferentes fluxos de trabalho: responsabilidade. Com ambientes de trabalho em ritmo acelerado, algumas tarefas acabam ficando para trás ou recebendo informações duplicadas por falha na comunicação.
Por exemplo, você recebe um email em sua conta regular de atendimento ao cliente. O agente A entra na caixa de entrada atendimento@, encaminha a mensagem para si mesmo e começa a trabalhar em uma solução. Depois, volta à caixa de entrada original e responde ao cliente. Se, durante este período, o agente B fizer o mesmo, o cliente pode obter duas respostas, causando confusão.
Por outro lado, se ninguém estiver logado na caixa do atendimento@ e uma mensagem não for vista, ela pode se perder na lista de tarefas quando mais emails chegarem. Com uma caixa de entrada cada vez mais cheia, o cliente nunca terá sua solução.
Uma caixa de entrada compartilhada é acessível a todos ao mesmo tempo. Assim, você pode começar uma tarefa sem ter que encaminhar o email para si mesmo. Dessa forma, os colaboradores também podem ver quem está trabalhando em qual tarefa. Isso permite que cada um se organize melhor nas tarefas seguintes.
Organização
Uma caixa de entrada compartilhada também pode ajudar a manter a organização, o que é obrigatório para qualquer empresa. Com a Drag, você pode escolher como vê suas tarefas. Uma opção é a visualização em painéis Kanban, que mostra o fluxo visualmente. Com este método, cada tarefa dos emails vira um card. Em seguida, os cards são distribuídos em paineis conforme as regras de automação e filtros de email.
Além disso, você pode adicionar tags, alocar tarefas aos usuários, definir prazos, automatizar cards e fazer upload de arquivos. Tudo isso ajuda você a cumprir as tarefas de forma eficiente e clara.
Outro bônus é que a organização em paineis facilita o processo de verificar tarefas anteriores e projetos concluídos. Assim, quando você quiser se referir a conversas e soluções anteriores, é mais fácil encontrar o que precisa.
Conclusão
A Hubspot e o Gmail são uma parte fundamental de muitas operações comerciais. Você pode aproveitar ao máximo essas ferramentas configurando um espaço de trabalho digital que permita que sua equipe colabore efetivamente. Com uma caixa de entrada compartilhada, é ainda melhor e mais fácil vincular a HubSpot ao Gmail.
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