Escrever um email formal faz parte da comunicação profissional. Seja para se conectar com um contato de networking ou deixar um cargo, é preciso escrever mensagens claras e respeitosas.
No entanto, quando se trata de compor o email formal em si, a maioria dos profissionais tem dúvidas e preocupações.
É por isso que, nesse artigo, vamos explorar o que consiste um email formal, quando é necessário e as melhores práticas de escrita. Também incluímos modelos nos quais se inspirar.
O que exatamente é um email formal?
Um email formal é um tipo de comunicação frequentemente usado em ambientes profissionais. Exige um tom claro e respeitoso, com atenção à estrutura e aos detalhes, mas é, em geral, simples.
Um email formal inclui uma saudação educada, um curto corpo de texto contendo todas as informações contextuais e um encerramento formal. Ao escrever um email formal, o remetente deve evitar linguagem casual. Em vez disso, deve focar em profissionalismo, clareza e gramática.
Quando um email formal é necessário ?
Os emails formais são geralmente usados para pedir ou oferecer informações organizacionais, se candidatar a empregos, deixar cargos, cumprir acordos de negócios e fazer propostas comerciais.
A linguagem é neutra e respeitosa. O email formal deve ser adaptado à relação específica entre o remetente e o destinatário. Ou seja, se for uma conversa interna dentro de uma equipe, você pode incluir mais detalhes, mas se for um email de vendas para um contato desconhecido, mantenha-o simples.
Pitches de vendas
Os pitches de vendas são um cenário em que o email formal se destaca. As equipes de vendas enviam, ocasionalmente, emails de introdução para clientes em potencial e oferecem seus produtos e serviços. Com isso, é importante que o email seja formal o suficiente para refletir o profissionalismo, mostrando que sua empresa é confiável e coesa.
Networking e procura de emprego
Outra situação em que você pode precisar escrever um email formal é quando você está tentando construir sua trajetória de carreira. Os profissionais que procuram oportunidades de networking com especialistas da indústria, para uma promoção ou uma mudança de carreira, têm de encontrar mentores e colegas que apoiem o seu progresso. Um email formal de apresentação pode ajudar a formar relacionamentos profissionais melhores.
Outro exemplo de email formal é a carta de apresentação. Nesse cenário, o remetente está detalhando sua experiência de trabalho e potencial ajuste com a empresa contratante. Aqui, é preciso escrever uma mensagem formal e concisa com todas as informações relevantes.
Informações na empresa
Os emails formais surgem com frequência nas relações empresariais. Por exemplo, escrever para o líder ou diretor de sua equipe com atualizações sobre o progresso de um projeto significa que você precisa de uma mensagem formal e respeitosa. Pode ser necessário também enviar um email formal ao RH requerendo folgas ou materiais.
Quando um colaborador se demite de seu cargo, ele deve escrever um email formal, que funciona como documentação. Nessa mensagem, deve detalhar o dia da rescisão, quaisquer tarefas que serão concluídas até então e outras informações sobre o período de transição.
Eventos e convites
Ao convidar pessoas para eventos de negócios, como reuniões, conferências ou retiros, talvez seja necessário escrever vários emails formais. Essas mensagens darão ao destinatário o propósito da reunião, o cronograma, a hora, a data e o local. Dessa forma, o destinatário pode planejar sua participação com base na compatibilidade e contribuir para as conversas de acordo.
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Boas práticas ao escrever um email formal
Há algumas coisas a ter em mente ao escrever um email formal, especialmente para um destinatário com o qual você não está familiarizado. Linguagem, tom e educação podem destacar sua mensagem, então preste atenção a todos os detalhes.
Comece educadamente
É importante escrever para a pessoa ou autoridade certa. Isso significa que, se você estiver escrevendo um email formal para o líder da sua equipe ou diretor da empresa, por exemplo, você deve endereçar a mensagem formalmente, mas diretamente. Escreva Caro(a) [Nome do destinatário].
Dito isso, há momentos em que o destinatário é desconhecido. Se você estiver escrevendo para um departamento inteiro do seu fornecedor, por exemplo, talvez seja necessário iniciar seu email com Caro(a) responsável pelo [Departamento] ou A quem possa interessar.
Se, por outro lado, você estiver escrevendo emails formais gerais e impessoais para um grupo de pessoas, como quando você as convida para um evento, um Boa tarde pode ser suficiente.
Você deve evitar saudações informais, como Oi e E aí. Também não se dirija às pessoas por apelidos em emails formais.
Seja breve
Ler e responder a emails leva tempo, por isso, é fundamental não escrever muito em um email formal. Geralmente é o método de comunicação para mensagens informativas, portanto, você não precisa adicionar detalhes extras. Limite o email formal a um ou dois parágrafos.
Ofereça todos os detalhes necessários
Dito isso, inclua todas as informações relevantes. Embora um email formal deva ser conciso, ele também precisa ser completo.
Portanto, se você estiver escrevendo um email formal para solicitar uma folga ao RH da sua empresa, por exemplo, adicione as datas ao corpo do texto.
Encerre corretamente
Tal qual acontece com o início, o fim de um email formal é importante. Antes de clicar em enviar, reserve um momento para reconhecer o destinatário e agradecer a atenção. Se for um email formal genérico, você pode terminá-lo com Cordialmente ou Atenciosamente.
Se estiver respondendo alguém depois de ter ajuda com um problema, pode adicionar Obrigado(a) pelo seu tempo. Por outro lado, se a sua mensagem requer atenção do destinatário, opte por Aguardo sua resposta.
Não se esqueça da sua assinatura
Os emails formais devem incluir uma assinatura formal com seu nome, cargo na empresa e informações de contato.
6 modelos de email formal que você pode precisar
Pensando nas barreiras de escrita de um email formal, elaboramos alguns modelos de mensagem que podem ser adaptados para diferentes remetentes, empresas e relações profissionais.
1) Email de vendas
“Caro(a) [nome do destinatário],
Muito prazer. Meu nome é [nome do remetente] em [nome da empresa]. Nós focamos [expertise/missão da empresa] e apreciamos a oportunidade de explicar como [produto/serviço] pode ajudar [empresa do destinatário] a crescer.
[Produto/serviço] foi desenvolvido para resolver [problema] com [recursos]. Algumas avaliações dos nossos clientes incluem resultados como [exemplos de resultados].
Se possível, gostaríamos de marcar uma chamada rápida ou reunião na próxima semana para detalhar como [produto/serviço] funciona e como pode ser uma grande parceria.
Obrigado(a) por sua atenção. Fico no aguardo de sua resposta.
Atenciosamente,”
2) Aviso de rescisão
“Caro(a) [nome do gestor],
Esse email é um aviso formal da minha rescisão do meu cargo de [cargo] em [nome da empresa] a partir de [data].
Agradeço pela minha experiência e na [nome da empresa] e todas as oportunidades de crescimento profissional e pessoal proporcionadas com o apoio da equipe e dos meus líderes.
Para garantir uma transição sem dificuldades, as minhas tarefas restantes serão concluídas até [data] e eu fico disponível para auxiliar no treinamento para o cargo, caso necessário. Se houver mais alguma coisa que possa facilitar o processo, não hesite em me avisar.
Obrigado(a) mais uma vez pela oportunidade de fazer parte da [nome da empresa].
Atenciosamente,”
3) Carta de apresentação
“Caro(a) responsável pelo processo seletivo,
Escrevo a respeito da oportunidade no [cargo] em [nome da empresa]. Os meus [X anos de] experiência em [área de especialização] significam que sou um candidato em potencial para a vaga, com muito a contribuir para a equipe.
Na minha última função como [cargo] na [empresa anterior], contribuí com [lista de contribuições]. Durante a minha carreira, também desenvolvi competências críticas, tais como:
[Lista de competências relacionadas ao cargo]
Acredito que [a missão da empresa/papel no mercado] poderia ser uma ótima opção para a minha carreira, pois estou comprometido(a) com resultados excepcionais e trabalho em equipe. Meu currículo com mais detalhes sobre a minha trajetória está em anexo.
Obrigado(a) por considerarem a minha candidatura. Fico no aguardo de sua resposta.
Cordialmente,”
4) Convite para eventos empresariais
“[Bom dia/Boa tarde],
Em nome da [empresa], tenho o prazer de convidá-lo(a) para [nome do evento]. Este evento acontece no dia [data] em [local]. Nosso foco é [palavras-chave relacionadas ao evento].
Nós da [empresa] acreditamos que é uma excelente oportunidade para aprender e discutir assuntos importantes sobre a indústria e trocar ideias para o futuro da [área da empresa]. Agradecemos a sua presença como um [cliente / parceiro] fundamental em nosso trabalho.
Mais detalhes sobre o cronograma e registro estão em anexo. RSVP até [data] via [link do RSVP].
Estamos ansiosos para recebê-lo no [nome do evento] e compartilhar insights que impulsionam nossa indústria.
Atenciosamente,”
5) Pedido de carta de recomendação
“Caro(a) [nome do destinatário],
Tudo bem? Escrevo para perguntar se você tem disponibilidade para escrever uma carta de recomendação em meu nome para [objetivo da carta].
Considerando o nosso trabalho próximo em [projeto/organização], acredito que a sua perspectiva poderia trazer informações relevantes sobre os meus pontos fortes, competências e ética profissional.
O prazo para envio é [data]. Se isso funciona com a sua programação e você está aberto a oferecer uma recomendação, posso oferecer mais detalhes.
Muito obrigado(a) pelo seu tempo e aguardo seu retorno.”
6) Introdução profissional
“Caro(a) [nome do destinatário],
Meu nome é [nome do remetente] e atualmente sou [cargo] em [nome da empresa]. Tenho interesse em [área específica] e tive a oportunidade de conhecer seu trabalho.
Gostaria de me conectar com você para discutir [objetivo]. Minha carreira na [área] poderia se beneficiar imensamente de sua experiência na [área do remetente]. Acredito que seria uma oportunidade valiosa de aprendizagem mútua e discussões relevantes sobre as tendências contemporâneas da nossa indústria.
Gostaria de marcar uma reunião, se estiver disponível. Por favor, se for de seu interesse, me avise sobre datas e horários que funcionam melhor.
Agradeço a atenção desde já.
Atenciosamente,”
Como a DragApp pode ajudar com seu email formal
Claro, escrever emails formais é fundamental para qualquer pessoa, especialmente os profissionais que buscam crescer na carreira. Estratégias de comunicação eficientes, concisas e educadas são fundamentais em um ambiente de trabalho.
Você pode escrever um email formal para clientes, fornecedores, supervisores ou membros da equipe, dentro ou fora do seu departamento. Saber como fazer isso faz muita diferença.
Dito isso, este processo é muito mais fácil se tivermos as ferramentas certas. Uma opção é manter um registro de modelos de email formal e adaptá-los para cada situação. Mas se você escreve com frequência, é preciso ir além.
Uma plataforma de caixa de entrada compartilhada, como a Drag, é um método flexível que aprimora sua experiência de email – inclusive o email formal. Com a Drag, você pode transformar uma simples lista de mensagens em uma Caixa de entrada compartilhada do Gmail.
A principal diferença é que seus emails não são mais apenas emails. Em vez disso, são cards de tarefas, aos quais você pode adicionar arquivos, prazos, notas e muito mais. Assim, ao redigir uma nova mensagem ou resposta, você tem acesso a todas as informações relevantes. Isso faz muita diferença no foco e na produtividade, especialmente para os profissionais cujos cargos envolvem muitos emails.
Mas a praticidade não é a única vantagem ao escrever emails formais em uma caixa de entrada compartilhada. Este tipo de ferramenta é conhecido pelas suas características de colaboração, que são fundamentais quando se trabalha em conjunto com outros membros da equipe.
Rascunhos compartilhados
Se você escrever emails formais em nome de uma empresa, como as propostas de vendas B2B ou os emails de cancelamento, você precisa de uma linguagem coesa e um conjunto de informações em mãos. Rascunhos compartilhados são uma ótima forma de garantir que todos em sua equipe saibam o que podem (e não podem) dizer ao escrever emails formais.
Os usuários adicionados à sua caixa de entrada compartilhada poderão ver, gerenciar e responder aos emails enviados para o endereço da equipe. Com isso, é importante que todos estejam alinhados antes de clicar em enviar. A Drag garante isso com rascunhos internos e um chat ao vivo em cada tarefa.
Além disso, com a nossa detecção de colisão, os usuários são notificados se alguém já respondeu a um email formal.
Modelos compartilhados
Escrever emails formais pode ser repetitivo. É por isso que a Drag inclui uma maneira de armazenar e categorizar modelos com base em certas conversas que você tem com frequência: modelos compartilhados.
Tudo o que você precisa fazer é escrever respostas prontas para situações recorrentes como emails de faturamento, networking, agendamento de reuniões e assim por diante. Em seguida, salve-as em pastas específicas em sua caixa de entrada compartilhada.
Os usuários em sua caixa de entrada compartilhada terão acesso a todo o seu catálogo de modelos de email formal quando precisarem. Isso significa que você terá consistência e coesão em toda a equipe, fortalecendo sua estratégia geral de comunicação.
Você também pode usar campos personalizados para otimizar ainda mais os seus emails. Por exemplo, ao escrever emails formais para apresentações de vendas, você pode usar os dados salvos no CRM do Gmail sobre os clientes para personalizar o modelo de email formal diretamente às suas necessidades.
Perguntas frequentes sobre email formal
- Como começar um email formal?
Seja educado e simples com um Bom dia ou Caro(a) [Nome da pessoa ou cargo]. Se for um remetente desconhecido, você pode usar A quem possa interessar. Não use Oi ou E aí e evite apelidos, emojis e outras saudações informais.
- Como terminar um email formal?
Encerre seus emails formais com gratidão e respeito. Cordialmente, Atenciosamente, Obrigado pelo seu tempo e Agradeço a atenção são boas opções.
- Como criar e armazenar modelos de email formal?
Para facilitar a escrita de emails formais, você pode usar ferramentas de caixa de entrada compartilhada, como a DragApp, para manter pastas de modelos de email.
Enviando um bom email formal
Escrever um email formal pode parecer assustador, mas, quando você aprende os pontos-chave a incluir, fica mais fácil.
Com a ajuda de algumas revisões e das ferramentas certas, como uma caixa de entrada compartilhada, além de modelos personalizáveis, seus emails formais são mais eficazes na formação de relacionamentos profissionais produtivos.
Escreva um email formal com a DragApp
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