As mensagens em massa no WhatsApp são um recurso importante para a estratégia comercial de uma empresa. Porém, é preciso saber como — e quando — usá-las para garantir os benefícios e não prejudicar a comunicação com clientes.
Por exemplo, muitos profissionais de marketing utilizam as mensagens em massa no WhatsApp para notificar segmentos de público sobre novidades e promoções. Ao mesmo tempo, os agentes de atendimento ao cliente podem usar o WhatsApp para times para alertar sobre manutenções programadas em seus serviços e evitar desgastes.
Seja como for, é essencial entender o que deve e não deve ser enviado para seus contatos simultaneamente e como fazer isso sem prejudicar a presença de sua empresa na plataforma. Nesse artigo, você vai entender melhor quais são as formas corretas e seguras de enviar mensagens em massa no WhatsApp. Continue a leitura!
Quando usar mensagens em massa no WhatsApp?
O WhatsApp comercial é fundamental para qualquer empresa, já que sua ampla utilização oferece acesso facilitado para os clientes.
Na prática, significa que ter uma presença no WhatsApp faz com que seu negócio atinja mais pessoas e seja considerado mais confiável pelo público em geral. De acordo com as estatísticas mais recentes do WhatsApp, 69% dos clientes preferem comprar de empresas que estão no WhatsApp.
Mas, é claro, por ser mais um canal de comunicação externo, ele também pode ser usado como espaço de marketing, atendimento ao cliente, logística, interações com fornecedores, etc.
Ou seja, primeiro passo para desenvolver uma estratégia de uso do WhatsApp em sua comunicação é entender como ele se encaixa em cada setor operacional. Nesse sentido, as mensagens em massa no WhatsApp devem ser pensadas e aplicadas também de acordo com a demanda de cada área.
Por exemplo:
Lançamento de produtos e serviços
Quando o time de vendas usa o WhatsApp, ele se aproxima dos clientes. Isso porque o aplicativo já está presente no cotidiano da maioria do público, tanto para comunicação pessoal quanto profissional. O contexto, então, favorece o alcance e o reconhecimento das marcas.
Para isso, os profissionais de vendas devem utilizar com cautela os recursos do aplicativo. No caso das mensagens em massa no WhatsApp, é preciso, por exemplo, evitar spam. Quando uma empresa envia muitos produtos e serviços a clientes que não estão interessados, acaba gerando desgastes.
Por isso, é essencial fazer segmentação de público para entender melhor quais contatos estão alinhados com cada lançamento. Assim, ao enviar mensagens em massa, elas ainda são personalizadas aos interesses individuais, favorecendo a conversão em vendas.
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Campanhas sazonais
Além das novidades, o WhatsApp pode ser usado para marketing contínuo e manutenção do engajamento da audiência. Por exemplo, durante épocas de promoções, a equipe de comunicação deve estabelecer mensagens em massa no WhatsApp para notificar os clientes já existentes sobre descontos relevantes.
Dessa forma, garante que mais pessoas se lembrem dos produtos e serviços oferecidos, além de valorizar a continuidade das relações com clientes.
Períodos de manutenção e atrasos
Há situações em que as empresas lidam com interrupções, sejam elas planejadas ou não. Nesse caso, é possível prevenir fricções e otimizar as métricas de atendimento ao cliente com uma estratégia bem feita de mensagens em massa no WhatsApp.
Por exemplo, se sua empresa oferece um serviço em nuvem que precisará passar por uma manutenção preventiva, a equipe de atendimento ao cliente pode usar o WhatsApp para alertar todos os contatos relevantes do prazo para reestabelecimento da conexão. Dessa forma, os cliente já ficam informados e, mesmo que o transtorno seja inevitável, não sobrecarrega a equipe com mensagens repetidas.
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Como enviar mensagens em massa no WhatsApp?
Agora que você sabe a utilidade das mensagens em massa no WhatsApp, é preciso encontrar o método correto para enviá-las. Existem três principais formas de fazer isso, cada uma com sua aplicação específica.
1) Listas de transmissão
As listas de transmissão são a forma nativa do WhatsApp para envio de mensagens em massa. Os gestores de contas podem criar múltiplas listas de transmissão, segmentadas para diferentes tipos de contatos, com um limite de 256 usuários em cada uma delas.
Vale lembrar que esses contatos precisam ter seu número salvo, para evitar fraudes e spam. E as listas se diferem de grupos, já que, nesse caso, cada contato recebe a mensagem em uma conversa individual com a empresa.
É uma forma gratuita de enviar mensagens para múltiplos contatos sem sair do WhatsApp. No entanto, ainda conta com algumas limitações.
Em primeiro lugar, não é possível filtrar e organizar os dados para obter métricas de conversão. Ou seja, caso você utilize o WhatsApp para marketing, será necessário exportar as conversas para uma plataforma extra e fazer análises separadamente.
Além disso, o WhatsApp padrão não conta com ferramentas de automação nem customização. Então todas as mensagens em massa serão enviadas manualmente e não se comunicam diretamente com o cliente.
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2) WhatsApp Business API
Por outro lado, o WhatsApp conta com uma plataforma específica para empresas que buscam mais customização: o WhatsApp Business API. Essa plataforma permite que as equipes customizem seus fluxos de comunicação com a ferramenta Flows.
Com ela, é possível criar respostas automáticas no WhatsApp com base nos tipos de interação mais comuns que sua equipe tem com os clientes. Além disso, elas podem ser customizadas com tags, incluindo detalhes como nome do cliente, horários de agendamento e links clicáveis.
Nesse sentido, é uma opção muito mais robusta para envio de mensagens em massa no WhatsApp. No entanto, é uma plataforma paga e o custo aumenta com o número de conversas. Ou seja, acaba sendo uma opção mais voltada para empresas de grande porte, já que pequenos negócios precisam de opções mais adequadas ao seu orçamento.
3) Caixa de entrada compartilhada
A alternativa mais flexível para envio de mensagens em massa no WhatsApp é uma caixa de entrada compartilhada, como a DragApp. Com esse tipo de plataforma, você pode gerenciar a conta do WhatsApp com múltiplos usuários, garantindo que toda a equipe possa enviar e receber mensagens de seus clientes.
A principal vantagem de um WhatsApp compartilhado é que ele favorece a organização e a separação de tarefas. Com recursos como painéis Kanban e notas em conversas, fica mais fácil entender em qual etapa uma tarefa está. Então, por exemplo, um ticket de atendimento ao cliente já inclui todas as informações na mesma página, facilitando a colaboração entre agentes em casos mais complexos.
Mas a Drag também contribui com seus recursos colaborativos no envio de mensagens em massa no WhatsApp. Um deles é a opção de escrever rascunhos compartilhados. Nesse caso, os integrantes da equipe podem trabalhar juntos em uma mensagem de lançamento, promoção ou informe e garantir que ela seja útil para os contatos.
Outra vantagem é a possibilidade de fazer CRM no WhatsApp com a Drag. Ao contrário da plataforma padrão, a Drag permite que os usuários adicionem informações relevantes aos contatos individuais, como cargo na emrpesa em que trabalham, ticket médio, localização, setor de interesse, etc. Assim, na hora de segmentar listas de envio de mensagens em massa no WhatsApp, essas informações fazem parte dos filtros.
Elas também ajudam a personalizar as mensagens para torná-las menos genéricas. Com a Drag, os textos incluem campos customizados, que serão preenchidos individualmente com as informações de cada contato.
Por fim, uma caixa de entrada compartilhada como a DragApp inclui relatórios eficientes de métricas. Aqui, é possível filtrar suas conversas no WhatsApp por temática, departamento, membros da equipe, horário e marcadores personalizados. Assim, fica mais fácil visualizar a produtividade do fluxo de trabalho e decidir onde e como alocar os recursos disponíveis para melhorar a estratégia de comunicação.
Conclusão
As mensagens em massa no WhatsApp ajudam a entrar em contato com os clientes de forma rápida e efetiva. No entanto, é preciso evitar spam e segmentar o público, para garantir conversão e evitar sanções.
Plataformas como caixas de entrada compartilhada facilitam a organização por meio de CRM e contribuem para a criação de mensagens em massa mais customizáveis a cada contato sem perder a praticidade.
Mensagens em massa no WhatsApp: perguntas e respostas
- Como enviar mensagens em massa no WhatsApp?
Existem três formas de enviar mensagens em massa no WhatsApp: por listas de transmissão, usando o WhatsApp Business API ou com uma plataforma de WhatsApp compartilhado, como a Drag.
- Para quem enviar mensagens em massa no WhatsApp?
Você pode usar as mensagens em massa no WhatsApp para avisar seus clientes de promoções, lançar produtos diretamente com clientes interessados no segmento e até para alertar sobre problemas logísticos.
- Como segmentar mensagens em massa no WhatsApp?
Você pode criar listas de transmissão para contatos de cada segmento ou utilizar recursos de CRM para filtrar seus envios de acordo com o fluxo de trabalho.
- É possível enviar mensagens em massa customizadas para cada cliente no WhatsApp?
Não no WhatsApp Business padrão. Para isso, é necessário utilizar uma plataforma que permita campos customizáveis, preenchidos com dados de cada cliente. Uma opção é usar uma caixa de entrada compartilhada, como a DragApp, que permite que as equipes trabalhem em conjunto na criação de mensagens efetivas e personalizadas.
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