Escrever emails de faturamento é uma tarefa essencial para gestores de pequenas e médias empresas. Seja para informar um cliente dos detalhes e informações de pagamento ou lembrá-lo de taxas e multas, ser claro e eficiente é fundamental.
No entanto, nem todos os responsáveis por escrever esses emails sabem fazer isso. Neste artigo, veremos tudo o que você precisa para garantir que os emails sejam lidos e as faturas sejam pagas em dia. Aqui estão as nossas melhores dicas sobre emails de faturamento!
Ao escrever um email de faturamento, você precisa ter certeza de que o assunto, o corpo de texto e arquivos estão prontos. Para facilitar o processo, aqui está um guia rápido:
Antes de enviar um email de faturamento
As primeiras etapas acontecem antes mesmo de abrir a plataforma de email. Na verdade, sua equipe de Finanças deve ter um fluxo de trabalho bem definido, com etapas e responsabilidades claras. Por exemplo:
Tenha seus arquivos prontos
O email de faturamento deve conter os arquivos de pagamento, claro. Estes variam conforme a indústria, a localização e boas práticas do setor. Em geral, são arquivos imprimíveis ou planilhas de dados.
Os arquivos imprimíveis são geralmente PDFs e incluem detalhes do produto ou serviço, preço, quaisquer encargos ou descontos adicionais e o branding da sua empresa. Em seguida, as informações de pagamento, como dados bancários e a data de vencimento. Seu cliente pode salvá-lo ou imprimi-lo de acordo com a necessidade.
Quanto às planilhas, podem ser arquivos .XML ou .CSV com as informações relevantes. Esse tipo de documento costuma ser aplicável principalmente a pedidos de vários itens, para que os clientes façam as referências cruzadas.
O importante é que os arquivos estejam prontos para serem enviados quando necessário. Dessa forma, assim que você for notificado de precisa enviar um email de faturamento, tudo o que precisa fazer é abrir o servidor da empresa e pegar os documentos.
Organize o seu calendário de pagamentos
Falando nisso, o fluxo de trabalho da sua equipe precisa ser organizado. Em vez de esperar até o último minuto para fechar qualquer documentação do email de faturamento, você deve ter uma data definida para isso. Em seguida, a equipe pode passar para as próximas etapas, garantindo que todos os arquivos sejam devidamente salvos.
Ao escrever um email de faturamento
O processo de escrita em si também requer atenção. É importante escrever emails claros que seus clientes possam entender facilmente.
Dirija-se à pessoa certa
Em primeiro lugar, certifique-se de que está enviando o email de faturamento para a pessoa correta. Alguns clientes, especialmente os clientes B2B, têm múltiplos membros da equipe ligados às ferramentas de contas a pagar. É por isso que seu email de faturamento deve ser endereçado corretamente.
Uma ótima maneira de garantir isso é estabelecendo um sistema CRM, incluindo dados profissionais para os seus contatos. Adicione seu local de trabalho, cargo, localização, departamento e quaisquer marcadores personalizados de que você precise. Dessa forma, suas faturas também são personalizadas.
Use linguagem profissional
O tom faz toda a diferença no email comercial. Escreva mensagens rápidas e claras com tudo o que o seu cliente precisa para cumprir o seu pagamento. Não estenda demais o texto e não adicione informações irrelevantes. Opte por um assunto específico que ajude o destinatário a entender do que o email se trata direto da caixa de entrada.
Dica extra: cuidado com frases como “pagamento necessário” e “pagamento urgente”, entre outros. Elas podem ser entendidas como spam pelos filtros automáticos.
Anexe qualquer documentação relevante
Um ponto que as pessoas muitas vezes esquecem ao escrever um email de faturamento são os anexos. Depois, precisam enviar mensagens extra para evitar confusão. No entanto, isso sinaliza uma falta de organização por parte da sua empresa, o que é ruim para a satisfação do cliente.
Não se esqueça de anexar os documentos, recibos e instruções de pagamento mencionados.
Identifique-se
Você deve se identificar. Adicione sua assinatura profissional personalizada ao email de faturamento, especialmente se for um novo contato. Isso porque uma fatura que parece suspeita não será paga.
Deixe seu nome, empresa, cargo e informações de contato visíveis.
Depois de enviar um email de faturamento
Assim como a maioria das comunicações comerciais, o email de faturamento não é o fim do processo. Alguns clientes podem entrar em contato para dúvidas, alguns pagamentos podem ficar pendentes e esse fluxo exige atenção.
Ofereça o suporte necessário
É importante se manter em dia, por exemplo, para saber se os clientes entraram em contato sobre alternativas de pagamento. Mesmo que não haja nenhuma oferta extra ou flexibilidade, você não deve deixar suas mensagens não lidas. Em vez disso, priorize o tempo de resposta a emails profissionais.
Envie lembretes automáticos
Outro ponto importante é saber o que fazer quando o seu cliente não lê suas mensagens. Talvez a data de vencimento esteja próxima ou até mesmo o pagamento esteja atrasado.
Lembretes automáticos são ótimos para evitar prejuízos. Se o seu cliente simplesmente não viu a sua fatura original, um lembrete ajuda a destacar sua mensagem na caixa de entrada. Se, por outro lado, o pagamento estiver atrasado, o lembrete automático funciona como informe de multas e encargos.
⚠️Verifique antes de enviar
Terminou de escrever seu email de faturamento? Agora, antes de clicar em Enviar, pare por um momento e revise sua mensagem. Erros de digitação e falta de informações podem ter passado.
Portanto, para evitar confusão de ambas as partes, certifique-se de que o email esteja pronto para ser enviado.
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10 modelos de email de faturamento que você precisa
Obviamente, escrever cada email de faturamento individual leva muito tempo. É por isso que muitas equipes utilizam bibliotecas de modelos pré-escritos de email de faturamento. Aqui estão algumas sugestões:
1) Email de faturamento padrão
Essa mensagem básica pode ser personalizada para qualquer indústria, produto ou serviço.
“Olá, [Nome Do Cliente]
Obrigado por escolher [Nome da empresa]. Seus arquivos de faturamento estão disponíveis no anexo deste email.
- [Produto / serviço]
- [Pagamento devido]
Como lembrete, o seu pagamento tem como prazo [data] e pode ser feito através de [Opções de pagamento].
Se precisar de qualquer ajuda, não hesite em nos contatar.
Atenciosamente,
[Assinatura]”
2) Email de faturamento em atraso
No entanto, se o seu cliente estiver atrasado no pagamento, é preciso enviar uma mensagem que reforce os termos e condições, além de taxas adicionais. Aqui está um modelo para adaptar:
“Olá, [Nome Do Cliente],
A fatura [número da fatura] foi enviada em [Data]. Infelizmente, agora o pagamento consta como atrasado.
De acordo com a nossa política, os pagamentos em atraso incorrem numa taxa de [X]. Consulte a nova fatura anexa a esta mensagem.
Por favor nos informe a previsão de pagamento. Se houver algum problema com a fatura que tenha causado atrasos de pagamento, por favor contate nossa equipe para oferecermos a solução necessária.
Obrigado,
[Assinatura]”
3) Fatura recorrente/assinatura
Algumas empresas oferecem serviços e produtos de assinatura aos seus clientes. Se for esse o seu caso, você também precisa de um modelo de email de faturamento para essa opção. Por exemplo:
“Olá, [Nome Do Cliente]
Lembramos que sua assinatura ativa de [produto/serviço] é cobrada em [Data]. Os dados de pagamento e mais informações sobre a assinatura estão disponíveis em anexo.
Como lembrete, se o pagamento não for realizado, a assinatura será pausada.
Para qualquer dúvida, contate nossa equipe de apoio ao cliente em [Dados de contato].
Atenciosamente,
[Assinatura]”
4) Email de faturamento no débito automático
Por outro lado, alguns desses serviços de modelo de assinatura oferecem pagamento automático. Neste caso, a fatura deve ser enviada como documentação para a empresa e o cliente.
“Olá, [Nome Do Cliente]
Agradecemos por continuar escolhendo [Produto/serviço].
Este é um lembrete de que o seu pagamento está agendado para [Data]. O documento de confirmação está em anexo para sua referência.
Caso prefira alterar a forma de pagamento, entre em contato com nossa equipe financeira em [informações de contato].
Tenha um bom dia,
[Assinatura]”
5) Email de faturamento para múltiplos itens
Caso seu cliente tenha encomendado múltiplos produtos e/ou serviços, o email de faturamento deve conter detalhamento do pedido.
“Olá, [Nome Do Cliente]
Obrigado por escolher [Nome da empresa]. Aqui está o resumo do seu pedido:
- [Produto/ serviço] – [custo]
- [Produto/ serviço] – [custo]
- [Produto/ serviço] – [custo]
- Pagamento total: [R$X]
O prazo de pagamento é [data] e pode ser feito através de [Opções de pagamento]. Você pode encontrar todos os detalhes no arquivo anexado.
Mais uma vez, obrigado por escolher [Nome da empresa].
Atenciosamente,
[Assinatura]”
6) Email de desconto de pagamento antecipado
Considerando que os pagamentos em atraso podem gerar encargos adicionais, algumas empresas oferecem descontos em pagamentos antecipados. Nesse caso, a própria fatura deve especificar o desconto. Como:
“Olá, [Nome Do Cliente]
Como discutido anteriormente, a conclusão do pagamento antecipado tem uma taxa de desconto de 5%. A fatura em anexo foi atualizada conforme essas condições.
Como lembrete, sua data de vencimento atualizada é [data].
Atenciosamente,
[Assinatura]”
7) Email de faturamento parcelado
Se a sua empresa oferece pagamento em prestações, o email de faturamento deve incluir também qual etapa do pagamento está sendo cobrada. Por exemplo:
“Olá, [Nome Do Cliente]
A terceira parcela do seu plano de pagamento é devida em [Data]. Essa é a terceira de oito parcelas definidas na contratação de [produto/serviço]. O arquivo abaixo inclui as nossas opções de pagamento e detalhes da compra.
Obrigado por continuar a trabalhar conosco.
Atenciosamente,
[Assinatura]”
8) Lembrete de email de faturamento
Talvez a caixa de entrada do destinatário esteja desorganizada e seu email de faturamento não tenha sido lido. Nesse caso, é essencial lembrar o cliente do pagamento devido, para evitar atrasos e prejuízo em seu fluxo de caixa. Envie lembretes alguns dias após o primeiro email, mais próximos da data de vencimento.
Isso é benéfico para o fluxo de caixa da empresa, mas também ajuda a construir relacionamentos de confiança com os clientes e evita falhas de comunicação.
Veja como lidar com o acompanhamento de faturas:
“Olá, [Nome Do Cliente]
Como lembrete, sua fatura [número da fatura] é devida em [Data]. Estamos enviando os documentos novamente, com todos os dados e opções de pagamento disponíveis.
Se tiver mais alguma dúvida, pode nos contatar através deste email ou [número de telefone] para discutir as opções.
[Nome da empresa] aprecia sua preferência.
Obrigado,
[Assinatura]”
9) Mensagem de pagamento recebido
Depois que seu cliente faz o pagamento da fatura, também é importante escrever um email. Além de servir como documento de confirmação, ajuda a encerrar a interação de pagamento de forma positiva. Uma mensagem rápida serve, como:
“Olá, [Nome Do Cliente]
Obrigado pelo seu pagamento. Estamos felizes por ter optado por [nome da empresa]. Esperamos que goste de [produto/serviço].
Seu recibo está disponível em anexo para conferência.
Atenciosamente,
[Assinatura]”
10) Email de faturamento para freelancers
Freelancers e empreendedores precisam receber em dia. Ou seja, mais do que qualquer outra empresa, um atraso no pagamento pode afetar todo o seu fluxo de trabalho. O email de faturamento enviado aos clientes é a chave. Aqui está um modelo:
“Olá, [Nome Do Contato].
Obrigado novamente pela oportunidade de trabalhar em [projeto] para [Nome da empresa]. Como discutido, meu pagamento é [R$X], com vencimento em [Data]. Anexei os detalhes no arquivo abaixo.
Atenciosamente,
[Assinatura]”
Como a Drag pode ajudar nos emails de faturamento
Um dos principais problemas dos modelos de email de faturamento é que eles estão restritos a contas individuais. Portanto, se você trabalha em equipe, cada colaborador precisa copiar e colar os modelos no Gmail para criar uma biblioteca.
Existe uma solução para isso: uma caixa de entrada compartilhada. Uma caixa de entrada compartilhada, como a DragApp, é um espaço de trabalho coletivo no qual toda a sua equipe pode ver, gerenciar e responder a emails simultaneamente. E isso inclui a modelos de email compartilhados.
Com a Drag, você pode escrever modelos de email de faturamento e adicioná-los a uma biblioteca compartilhada. Dessa forma, quando seus colaboradores precisam usar esses modelos como base, tudo o que eles precisam fazer é selecionar a opção correta em uma lista.
O maior benefício desse método é que você pode configurar um sistema de comunicação coeso em toda a equipe. Não importa quem esteja dialogando com o cliente, ele receberá um email de faturamento claro, detalhado e eficiente.
Outro benefício de usar uma caixa de entrada compartilhada como a Drag é que você pode criar regras de automação para otimizar o seu fluxo de trabalho. Grande parte dos emails de faturamento são enviados repetidamente, por exemplo, para assinaturas ativas e pagamentos devidos.
Com a Drag, você pode criar um sistema no qual sua fatura é enviada em um determinado dia. Então, se a mensagem não for lida, a caixa de entrada compartilhada envia automaticamente ao cliente um email de follow-up com base no seu modelo pré-definido.
Isso pode ser adaptado a qualquer fase de um email de faturamento, como, por exemplo, os pagamentos em atraso. Funciona na base da função de agendamento, que permite que as equipes criem condições específicas para respostas automáticas.
A importância do email de faturamento
Os emails de faturamento e pagamento são essenciais. Eles ajudam a lembrar seus clientes de pagamentos pendentes e garantem que sua empresa receba em dia. Isso é, claro, bastante útil para a sua equipe de Contabilidade, uma vez que menos pagamentos em atraso favorecem a saúde financeira, especialmente em pequenos e médios negócios.
No entanto, escrever bons emails leva tempo, assim como organizar o fluxo de trabalho e enviar lembretes. É por isso que uma ferramenta como a DragApp faz toda a diferença; Você pode configurar um fluxo de trabalho automatizado com datas específicas e criar um sistema de comunicação eficiente que garanta que as faturas sejam enviadas (e pagas) a tempo.
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