Kanban no Gmail: Guia Prático Para Começar

Você sabia que o Kanban no Gmail é uma das melhores formas de aumentar a produtividade da sua caixa de entrada? Ao implementar um método visual e mais conciso para visualizar os emails, você beneficia o fluxo de trabalho e fortalece a colaboração da equipe.

De acordo com estatísticas do Gmail, a média de emails recebidos no trabalho é de 120/dia. O que significa que as equipes lidam com altos volumes de comunicação interna e externa ligados às suas tarefas cotidianas. Considerando a importância do email, o método de gestão correto é fundamental.

Nesse artigo, vamos nos aprofundar em uma das metodologias mais populares para otimização de fluxos de trabalho baseados em email: o Kanban.

O que é Kanban?

Kanban é um método de gerenciamento de projetos desenvolvido pela Toyota nos anos 40 para otimizar os recursos de fabricação. O objetivo era estabelecer uma linha de produção que minimizasse as perdas e os desperdícios, ao mesmo tempo que acompanhasse as etapas individuais.

Em suma, ao monitorar cada etapa de sua fábrica, você pode observar padrões, prever resultados e usar melhor os recursos disponíveis.

Hoje, esse método é valioso para empresas em todos os setores, especialmente startups de tecnologia, que exigem uma maneira flexível, adaptável e acessível de gerenciar seus fluxos de trabalho. No entanto, esse método pode beneficiar diferentes departamentos, como suporte ao cliente, vendas e marketing.

Componentes do Kanban

O método Kanban usa um sistema visual abrangente para acompanhar todo um projeto ou fluxo de trabalho. Com base em cards de tarefas, colunas e painéis. Um projeto pode ser dividido em três colunas: a fazer, em progresso e concluído. Assim, uma equipe pode dividir seu trabalho em pequenas tarefas, escrevê-las em cards e colocá-las nessas colunas, movendo-as conforme necessário.

Cada painel pode representar um departamento, produto/serviço ou fluxo de trabalho, dependendo das necessidades da equipe. Você pode adicionar mais etapas, como um estágio de brainstorming e uma coluna de itens esperando aprovação.

As tarefas devem ser curtas para que movam rapidamente pelo fluxo, oferecendo uma visão clara do progresso.

O método Kanban pode ser feito com painéis físicos e post-its, mas equipes que trabalham de forma remota, multiplataforma e assíncrona buscam uma solução de Kanban no Gmail.

Os princípios do Kanban

• Organização do trabalho em progresso: a base do Kanban é saber como seu sistema atual funciona. Em vez de refazer todo o seu fluxo de trabalho, concentre-se no gerenciamento dos projetos em andamento.
• Mudanças incrementais: à medida que o projeto avança, é possível notar pequenos obstáculos. Isso pode ser um sinal de que seu sistema precisa mudar. O Kanban é, por princípio, muito flexível, o que significa que você pode ajustar certas tarefas e etapas para melhorar a produtividade.
• Identificação de prioridades: com o Kanban no Gmail, você poderá perceber quais tarefas são prioridades e por quê. Isso permite que os gestores atribuam planos específicos às suas equipes de forma estratégica.
• Feedback: outra vantagem do Kanban é que você pode monitorar o sucesso de tarefas e projetos específicos em tempo real. Com isso em mente, as equipes também podem oferecer feedbacks regulares, o que permite aos gerentes reavaliar os esforços em andamento e, se necessário, realocar os recursos de forma eficiente.

Por que usar Kanban no Gmail?

Seus emails podem ter muito mais informações em painéis Kanban. O Gmail não precisa ser apenas uma caixa de entrada. A flexibilidade do Kanban permite que você crie vários fluxos de trabalho em diferentes painéis, para acompanhar várias atividades. Tais como: CRM, sistema de helpdesk, gerenciamento de projetos e assim por diante.

Vantagens da implementação do Kanban no Gmail

O maior benefício de usar o Kanban no Gmail é que ele é um monitoramento visual. Portanto, em vez de navegar por mensagens intermináveis, sua equipe pode verificar rapidamente o andamento de cada fluxo de trabalho.

No lugar de CC e BCCs e longas conversas por email, todas as informações da tarefa estão no card. Isso é ainda mais útil para equipes voltadas para o cliente, como o suporte.

Quando sua equipe de atendimento recebe uma pergunta ou reclamação do cliente, é importante ser eficiente na resposta. Afinal, um bom email de atendimento ao cliente deve ser claro, conciso e chegar ao cliente o mais rápido possível. Mas é difícil acompanhar o volume diário de mensagens na caixa de entrada.

Muitas vezes, os agentes de suporte precisam colaborar em uma resposta, exigindo muitas idas e vindas antes de enviar uma solução ao cliente. Se este processo for feito através de um painel Kanban, fica mais fácil monitorar a eficiência da resposta. Isso leva a fluxos de trabalho produtivos e métricas de atendimento ao cliente mais satisfatórias.

Um painel Kanban também é benéfico para a comunicação interna. Ao trabalhar em conjunto para desenvolver um novo produto ou fechar vendas, a liderança deve acompanhar o progresso de todos os envolvidos. Um monitoramento visual ajuda os gerentes a redefinir estratégias de acordo com o feedback em tempo real.

Por exemplo, se o  setor de Vendas está contatando vários clientes potenciais, é preciso monitorar quantos leads progridem para a etapa de negociações. Assim, fica mais fácil notar dificuldades e encontrar soluções.

As limitações que você precisa saber

Embora o Kanban seja muito útil para a maioria das equipes, é importante saber que não é a única solução possível – e há algumas desvantagens.

O primeiro ponto a considerar é que nem todos os fluxos de trabalho se adaptam bem ao Kanban. Se as tarefas não puderem ser divididas em pequenos progressos incrementais, é hora de reavaliar suas opções.

Os painéis Kanban podem ajudar a visualizar suas tarefas baseadas em email de uma forma mais flexível, mas algumas tarefas podem exigir mais detalhes. Uma caixa de entrada mais tradicional e que inclua visualização prévia pode ser a opção correta nesses casos.

Outra questão potencial é a curva de aprendizagem: algumas equipes demoram um pouco na adaptação ao Kanban e isso atrapalha a produtividade. Para garantir que o Kanban seja útil, suas tarefas precisam ser claras e com prazos bem definidos. Se elas permanecerem muito tempo na mesma etapa, isso significa que seus painéis não são adequados ao fluxo de trabalho e sua equipe acaba gastando tempo demais tentando adaptar a técnica.

A principal preocupação, no entanto, é o excesso de informação. Seus painéis não devem ser desorganizados, caso contrário, acabam perdendo os benefícios do Kanban no Gmail.

Como uma caixa de entrada compartilhada melhora o Kanban no Gmail

Existem alguns benefícios adicionais de usar uma caixa de entrada compartilhada para Kanban no Gmail. Além de simplificar visualmente o seu trabalho, os recursos da Drag ajudam a redefinir os esforços da sua equipe para aumentar a eficiência a longo prazo.

Automação

As ferramentas tradicionais de gerenciamento de tarefas ainda exigem que os usuários importem e exportem dados da caixa de entrada. Essa não é a forma mais produtiva de trabalhar, uma vez que um gestor tem de atualizar todos. Com uma caixa de entrada compartilhada, não apenas todos têm acesso em tempo real às mensagens recebidas, mas a plataforma as transforma automaticamente em tarefas.

Com a Drag, você pode criar regras de automação que organizam e classificam conforme o conteúdo.  Por exemplo, assim que sua equipe de suporte ao cliente receber uma nova mensagem de um cliente perguntando sobre erros, ela será adicionada à coluna de tarefas em seu painel Kanban com o marcador Erros.

Quando um membro da equipe abrir o painel compartilhado, saberá o que fazer antes mesmo de abrir o card.

Gestão do fluxo de trabalho

A colaboração é fundamental para uma equipe produtiva e o Kanban promove isso. Em vez de ter que verificar manualmente com sua equipe o progresso deles, você pode usar a plataforma para monitorar e oferecer ajuda sempre que necessário.

Com a Drag, os gestores podem alocar tarefas à equipe manual e automaticamente, com base na carga de trabalho, disponibilidade e prioridades. Cada card/tarefa pode ser atribuída a membros específicos. Você também pode adicionar prazos para ajudar na priorização do cronograma ou checklists que ajudam os usuários a avaliar o andamento das tarefas. Depois de conferir cada item, eles podem mover o card para a coluna seguinte.

Veja um exemplo de card:

Outro recurso importante de colaboração é a @menção. As menções permitem aos usuários marcar outro membro da equipe para adicionar o card à sua lista de tarefas. Por exemplo, se a equipe de TI está trabalhando em um produto e precisa do feedback, é bem simples: basta @mencionar o usuário no card.

Comunicação interna

O Kanban no Gmail é útil quando sua principal preocupação é organizar e simplificar seus fluxos de trabalho baseados em email, certo? Isso significa que suas ferramentas Kanban, como uma caixa de entrada compartilhada, devem minimizar as etapas para avançar uma tarefa e concentrar a comunicação interna no que realmente importa.

A Drag, por exemplo, oferece chat interno. Isso significa que os membros da equipe que trabalham em um card específico podem conversar dentro dele. Se alguém está escrevendo um pitch de vendas, por exemplo, pode pedir ajuda aos seus colaboradores em tempo real.

Embora o Kanban em si seja um método visual, ele se beneficia de outros recursos. Como por exemplo adicionar todas as informações relevantes aos cards, para que ninguém precise fazer perguntas antes de dar continuidade ao fluxo. Com a Drag, é possível fazer upload de arquivos diretamente nos cards e deixar anotações em email compartilhadas, que ajudam a manter todos informados.

É claro que as equipes nem sempre estão online, portanto, é necessário que haja um sistema que o atualize sobre quaisquer alterações relevantes no login. A Drag inclui um log de atividades que notifica os usuários de quaisquer alterações feitas nos cards em que estão trabalhando.

Relatórios e métricas

O feedback periódico é uma parte essencial do método Kanban. Afinal, ele foi desenvolvido e otimizado para oferecer às equipes a capacidade de avaliar e alterar seus processos com base em mudanças incrementais. Idealmente, os cards devem ter um ciclo rápido através das colunas no seu painel Kanban, refletindo um espaço de trabalho crescente e produtivo.

Com isso em mente, ao usar o Kanban no Gmail, os gestores precisam organizar e rastrear seu espaço de trabalho com base em dados confiáveis. A Drag inclui relatórios analíticos customizáveis com base em filtros.

Você pode monitorar informações como produtividade do usuário, tempos de resposta do painel e volume de novos cards em horários e datas específicas.

Por exemplo, se você adiciona marcadores específicos para cada projeto, a página de relatórios de marcadores mostra quais tarefas ocupam mais espaço em sua caixa de entrada e exigem atenção extra. Isso ajuda os gestores a realocar recursos e agentes para projetos e fluxos de trabalho com maior demanda, para aumentar a produtividade.

Se alinha com a metodologia Kanban porque ajuda os líderes a tomar decisões baseadas em evidências para promover o crescimento e minimizar as barreiras.

Os benefícios de usar o Kanban no Gmail

Em sua essência, o Kanban é uma maneira simples e clara de visualizar as demandas do trabalho. Ao simplificar e organizar as tarefas, fica mais fácil priorizar o tempo e os recursos para concluí-las.

Com a ajuda de ferramentas como uma caixa de entrada compartilhada, os gestores e colaboradores podem automatizar o processo, coletar feedback e construir um sistema funcional.

Usar o Kanban no Gmail ajuda as equipes, especialmente nas pequenas e médias empresas, a concentrarem os seus esforços em tarefas que movimentam os seus projetos e eliminam problemas. Ou seja, focar no que realmente importa.