O WhatsApp é essencial para facilitar o marketing, acesso a clientes e melhorar a marca digital da empresa. No entanto, muitas equipes enfrentam um problema: e se forem necessários múltiplos usuários no WhatsApp?
Existem muitas situações em que isso pode acontecer. Talvez você esteja usando números diferentes (como um WhatsApp para times de vendas e outra conta para atendimento ao cliente). Ou talvez as mesmas conversas devam ser vistas por vários membros da equipe.
Neste artigo, analisaremos os 3 principais métodos para implementar múltiplos usuários no WhatsApp. Incluindo os seus benefícios e desvantagens, e por que pode ser a opção certa para a sua empresa.
Por que o WhatsApp?
A principal razão pela qual muitas empresas começaram a usar o WhatsApp para times é sua flexibilidade. O app está disponível em dispositivos móveis, guias do navegador e em uma versão desktop. Ou seja: ajuda as equipes a manterem-se conectadas, independentemente de onde e em que plataforma trabalham.
Um segundo benefício é que o WhatsApp é popular em todo o mundo, com quase três bilhões de usuários únicos. Portanto, as funções voltadas para o cliente, como agentes de atendimento, devem estar acessíveis nele.
Ele também traz benefícios adicionais para o crescimento da marca. Criar um WhatsApp para times de marketing pode aumentar o alcance de uma campanha e gerar um público maior.
Uma conta do WhatsApp, no entanto, é pessoal e única. Portanto, quando uma equipe precisa usar essa plataforma para se conectar com sua base de clientes, isso requer um esforço extra. Em parte, isso pode ser feito com o app WhatsApp Business. Essa é uma versão profissional que inclui mais ferramentas para atender às necessidades da sua empresa. No aplicativo Business, o WhatsApp para times de vendas, conta, por exemplo, com vitrines e opções de checkout.
As limitações de uma conta padrão do WhatsApp
Ainda assim, os membros da equipe precisam fazer login manualmente na conta por meio de dispositivos da empresa para verificar as mensagens recebidas. Isso leva muito tempo, o que gera perda de produtividade. Também pode significar um aumento no tempo de resposta aos clientes, o que não é ideal para nenhum negócio.
Por exemplo: digamos que um cliente contate a equipe de atendimento no WhatsApp. O agente precisa acessar a conta periodicamente para checar a caixa de entrada. Adicionar quaisquer tarefas relacionadas a um ticket, que passa por todo um processo. Em seguida, o agente tem que fazer login novamente e responder a mensagem, antes de fechar o ticket.
O WhatsApp também inclui mensagens multimídia, com documentos, áudio, vídeo e fotos. Isso é útil para enviar mensagens com a identidade da empresa, guias de instruções e atualizar clientes a respeito de seus lançamentos. Mas esses arquivos são divididos em conversas diferentes, por isso é difícil encontrá-los mais tarde.
Por que é preciso ter múltiplos usuários no WhatsApp?
Idealmente, uma caixa de entrada profissional do WhatsApp deve incluir vários usuários. Dessa forma, toda a equipe pode ver, ao mesmo tempo, o que está acontecendo em sua caixa de entrada. Além disso, quais tarefas devem ser concluídas mais rapidamente, quais arquivos estão anexados, etc.
Centralização da comunicação
Em primeiro lugar, as equipes precisam de um espaço onde toda a sua comunicação esteja reunida. Se os agentes têm de encaminhar, CC e BCC uns aos outros em emails e chats, as caixas de entrada ficam caóticas.
Se você tiver um espaço compartilhado, os usuários podem se manter atualizados. Esse espaço é ainda mais importante no WhatsApp. Faz toda a diferença ter uma visão clara das tarefas direto da página inicial.
Colaboração
Outro benefício importante de ter múltiplos usuários no WhatsApp é que isso facilita a colaboração em tarefas. Em uma conta padrão do WhatsApp, você precisa abrir tickets em outra plataforma e pedir ajuda a outros membros da equipe.
Se você tem múltiplos usuários no WhatsApp disponíveis, também pode conversar com eles sobre as tarefas atuais. Isso é útil, por exemplo, para um agente que usa WhatsApp para atendimento ao cliente. Caso ele precise de expertise de outros membros da equipe, é muito mais fácil pedir.
Turnos de trabalho
As equipes voltadas para o cliente, normalmente, precisam demonstrar uma disponibilidade constante. É o caso de Vendas, Ajuda, TI e outros departamentos. Essas equipes têm uma quantidade maior de mensagens recebidas.
Além disso, precisam manter o equilíbrio entre checar novas solicitações e focar em tarefas. Por isso, algumas equipes preferem ter turnos, em que certas pessoas ficam online durante horários específicos para responder a quaisquer questões. Não importa se você segue um horário comercial ou se os canais funcionam 24h, há um limite para cada agente.
Então, quando um membro da equipe termina seu turno, mas a conversa ainda está ativa, como o próximo agente pode manter o diálogo eficiente? Se for necessário logar em uma conta padrão e ler o histórico da conversa, pode demorar demais. Um espaço no qual um usuário pode entrar sem fricção em uma conversa em andamento é bem mais eficiente.
Gerenciamento de tarefas
Quando a comunicação é difusa, fica mais difícil para os gestores organizarem as tarefas. Eles precisam ficar conectados com clientes, acompanhar tickets em aberto e se comunicar com agentes para garantir prazos.
Idealmente, se uma equipe tem múltiplos usuários no WhatsApp, os gestores podem usar a caixa de entrada como uma ferramenta de gestão de tarefas. Eles podem equilibrar a carga de trabalho, atribuir tarefas, verificar arquivos, monitorar dados sobre respostas e assim por diante.
Implemente múltiplos usuários no WhatsApp com a Drag
- Respostas 2,5x mais rápidas
- 20 horas economizadas por mês
- 40% mais metas batidas e equipes mais felizes
3 formas de implementar múltiplos usuários no WhatsApp
No momento, não é possível ter múltiplos usuários no WhatsApp de forma nativa no app. No entanto, existem soluções alternativas, dependendo do tipo de recursos de que sua equipe necessita.
1) Compartilhando credenciais
A maneira mais básica de permitir que vários usuários entrem em sua conta do WhatsApp é compartilhando as credenciais de login. No entanto, cada conta do WhatsApp está vinculada a um número de telefone específico, o que significa que você não pode fazer login ao mesmo tempo em vários telefones.
Esse método é bastante rudimentar, mas algumas equipes podem se beneficiar dele usando o aplicativo de desktop do WhatsApp. Por exemplo, uma equipe de logística costuma ter tarefas fora da empresa, mas um responsável precisa responder clientes e fornecedores com frequência. Esse membro da equipe pode ter acesso através do aplicativo de desktop, para que eles verifiquem as mensagens recebidas o mais rápido possível, mantendo os outros atualizados.
A principal preocupação com esse método é a segurança: se um dispositivo for perdido ou roubado, as suas credenciais podem ser comprometidas.
Outro problema é que os usuários precisam sair de suas contas pessoais no WhatsApp para checar a caixa da empresa. Isso não é prático no dia-a-dia, especialmente se as pessoas também usam o WhatsApp individual para comunicação interna.
2) Vinculando dispositivos com o WhatsApp Business
Um método mais confiável é usar a ferramenta de dispositivos vinculados do WhatsApp Business. Ao usar o aplicativo profissional, os usuários podem vincular até 10 dispositivos à mesma conta. Isso ajuda a evitar o problema de autenticação: uma vez que o usuário tenha permissão para acessar as conversas em seu próprio dispositivo, ele pode realizar suas tarefas sem preocupações.
Veja como funciona:
- Abra o WhatsApp Business no telefone principal
- Clique em Ferramentas > Meta verified > Dispositivos conectados
- Depois em Conectar dispositivo
- Escaneie o código QR no dispositivo secundário
- Nomeie cada novo dispositivo (dica: use o nome do agente)
A conta permanecerá conectada, a menos que o usuário não acesse o dispositivo em 14 dias. Outro benefício é que as conversas mostram qual dispositivo enviou cada mensagem (por isso é interessante usar o nome do agente). Isso ajuda na prestação de contas e na gestão de tarefas.
3) Implementando uma caixa de entrada compartilhada
A terceira e mais flexível forma de ter múltiplos usuários no WhatsApp é usando uma caixa de entrada compartilhada. Com uma caixa de entrada compartilhada, sua equipe pode obter todos os benefícios de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas enquanto checa mensagens.
Uma caixa de entrada compartilhada é um espaço de trabalho coletivo que permite que as equipes vejam, gerenciem e respondam a todas as mensagens recebidas. Podem acrescentar tarefas às suas listas, estabelecer prazos, colaborar em soluções e melhorar a sua métricas de atendimento ao cliente no mesmo lugar.
Em vez de logar e deslogar de diferentes contas, ou de ter que vincular dispositivos, uma caixa de entrada compartilhada traz segurança e praticidade. Uma conta no WhatsApp se torna um espaço de trabalho compartilhado e, em seguida, os usuários recebem acesso total aos seus recursos com base em suas funções. Com isso, todos podem acompanhar as demandas em tempo real.
Como usar uma caixa de entrada compartilhada para incluir múltiplos usuários no WhatsApp
Uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp ajuda a incluir vários usuários e manter a produtividade operacional. No entanto, é importante escolher o software certo. Nossa solução, a DragApp, é uma ferramenta de caixa de entrada compartilhada que simplifica o trabalho colaborativo.
Veja como você pode instalar a Drag e transformar sua caixa de entrada do WhatsApp:
- Baixe a extensão da Drag e crie uma conta;
- Abra o Gmail no seu navegador e clique no ícone da Drag;
- Na tela seguinte, escolha um espaço de trabalho do WhatsApp:
- Faça login no WhatsApp da sua equipe;
- Autorize a conexão;
- Pronto! Agora, essa caixa de entrada compartilhada mostrará suas mensagens do WhatsApp instantaneamente.
Adicionando múltiplos usuários no WhatsApp
Depois de instalar o software, o próximo passo é garantir o acesso de múltiplos usuários no WhatsApp Na Drag, isso é simples:
- Faça login na caixa de entrada compartilhada que você configurou;
- Clique em Painéis e, em seguida, selecione o que você quer compartilhar;
- Clique em Compartilhar o painel com a equipe;
- Desça até Convidar membro e adicione o endereço de email de cada colaborador;
- Clique em Enviar! Agora você tem múltiplos usuários no WhatsApp da equipe.
Mais vantagens do WhatsApp compartilhado
Com uma ferramenta de WhatsApp compartilhado como a Drag, você pode gerenciar novas interações e transformar conversas em uma lista de tarefas. Em seguida, transformar essas tarefas em cards e se beneficiar de recursos extra. Por exemplo: a guia de anotações. Cada card de tarefa tem um espaço para anotações, no qual você pode adicionar qualquer coisa necessária para concluir seu fluxo de trabalho.
Se você trabalha com múltiplos usuários no WhatsApp, essas notas podem ajudar a fornecer a outros membros da equipe os dados de que precisam para concluir uma tarefa e retornar a um cliente.
Outro recurso que pode beneficiar as equipes que trabalham no WhatsApp são as respostas automáticas. Com a Drag, sua equipe pode criar uma biblioteca de respostas automáticas personalizadas que serão enviadas aos seus destinatários conforme suas perguntas. Isso ajuda a solucionar a maioria das perguntas frequentes. Ou seja, a equipe tem mais tempo para se dedicar a tarefas mais complexas.
Conclusão
Apesar de não ser possível compartilhar uma conta de WhatsApp com múltiplos usuários no aplicativo padrão do WhatsApp, há outras alternativas para se gerenciar conversas do WhatsApp em equipe de maneira simples.
Caixa de entrada compartilhadas do WhatsApp trazem uma série de benefícios para times que precisam gerenciar conversas de WhatsApp de forma colaborativa.
Para usuários do Google Workspace, a DragApp é uma excelente alternativa, permitindo equipes a colaborar não apenas em conversas do WhatsApp, mas também em emails, tarefas, chat, arquivos e mais.
Um espaço de trabalho digital completo com a Drag
- Respostas 2,5x mais rápidas
- 20 horas economizadas por mês
- 40% mais metas batidas e equipes mais felizes
