Um novo recurso de IA está disponível para usuários do Google: a Gemini IA. Assim como outros recursos de IA, promete aumentar a produtividade e poupar tempo dos usuários. Mas é realmente possível ter uma experiência melhor no Gmail com IA Gemini?
Muitas das tarefas profissionais começam e terminam com emails, ainda que elas passem por outras plataformas. No caso de vendas, por exemplo, sua equipe tem que prospectar clientes e acompanhar as negociações por email. Isso significa que os profissionais em geral passam muito tempo no Gmail. A nova ferramenta de IA do Google foi desenvolvida para que os usuários possam obter mais informações sem sair da caixa de entrada. Mas funciona? E como se beneficiar dela de verdade?
Neste artigo, veremos quais recursos estão disponíveis no Gmail com IA Gemini, qual é a diferença entre os diferentes planos e se vale a pena o investimento em sua empresa. Continue a leitura!
Como o Gmail com IA Gemini funciona?
Com o avanço dos modelos de IA generativos, cada vez mais as plataformas digitais incluem assistentes IA. A maioria deles é desenvolvida para ajudar através de comandos. O usuário pode procurar informações úteis, conversar com um bot para encontrar soluções e usá-lo para classificar e filtrar dados.
No Gmail com IA Gemini, é assim também. A ideia por trás da ferramenta é tornar o fluxo de trabalho no Gmail mais eficiente, ajudando os usuários a criar respostas profissionais, encontrar os dados que precisam e definir prioridades na caixa de entrada.
Assistente de escrita
Um dos maiores desafios ao escrever emails profissionais é garantir que eles tenham o tom correto. Os clientes esperam respostas rápidas, mas efetivas, com todas as informações necessárias e/ou soluções para suas dúvidas. No entanto, com o volume de emails que a maioria das equipes recebe todos os dias, pode ser difícil enviar respostas eficientes a todos.
O Gmail com IA Gemini inclui um assistente de escrita, que permite aos usuários solicitar ao Gemini um rascunho de email. Depois, basta conferir e editar o que for necessário.
Resumos de conversas
O volume de emails internos, especialmente em áreas como o desenvolvimento de produtos e gestão de projetos, pode ser excessivo. É por isso que um dos recursos do Gmail com IA Gemini é o resumo de conversas.
Ou seja, se sua equipe estiver trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, é possível usar resumos para acompanhar as conversas antes de contribuir para as discussões.
Busca de informações
Precisa encontrar uma conversa anterior? A IA Gemini pode ajudar a classificar sua caixa de entrada e encontrar os dados de que precisa. Basta fazer uma pergunta e, se faz parte do histórico da sua caixa de entrada, a Gemini encontrará para você:
Gestão de emails
Parte do trabalho de uma caixa de entrada efetiva é se manter em dia com os emails. Afinal, as respostas tardias e as falhas de comunicação são prejudiciais para as métricas de atendimento ao cliente. Se alguém enviar um email à sua empresa perguntando sobre o custo de um serviço, por exemplo, sua equipe de vendas deve entrar em contato o mais rápido possível com as cotações. Por outro lado, se você receber um email de suporte sobre um defeito do produto, é bom evitar que ele fique esquecido na caixa de entrada.
No Gmail Com IA Gemini, você recebe lembretes para responder a tempo. Portanto, se uma conversa estiver parada em sua caixa de entrada, a Gemini mostra um alerta ao lado:
fonte: Ajuda do Google
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Gemini x Gemini Advanced
A versão padrão do Gmail com IA Gemini está disponível gratuitamente para todos os usuários. Inclui ferramentas básicas de escrita, edição e pesquisa, como visto acima. No entanto, existe o modelo de linguagem Gemini Advanced, a alternativa premium para os usuários do Google Workspace.
Os usuários da Gemini Advanced têm acesso prioritário aos recursos de inovação. Isso significa que sempre que o modelo de linguagem trouxer novas ferramentas, elas poderão se beneficiar delas antes das contas padrão.
A maior diferença, no entanto, é a quantidade de tokens que você pode processar no Gmail com IA Gemini Advanced (e outras ferramentas do Google Workspace): um milhão de tokens. Isso significa que você pode analisar arquivos maiores, manter um histórico mais longo em sua conta e obter insights melhores sobre seu trabalho.
O Gmail com IA Gemini é interessante para economizar tempo. Você pode resumir as conversas e acompanhar as informações relevantes com muito mais rapidez, garantindo que nenhuma resposta seja esquecida.
Com a Gemini Advanced, no entanto, você pode integrar as conversas do Gmail com outras ferramentas do Google Workspace. Um exemplo importante para as empresas é a integração dos seus dados de contato. Com a Gemini Advanced, você pode conectar as Planilhas Google e adicionar personalização aos emails para clientes:
fonte: Ajuda do Google
Além disso, a Gemini Advanced pode resumir as reuniões do Google Meet, gerar vídeos e imagens e ajudar com análises de arquivos e dicas de apresentação.
A principal razão pela qual as empresas optam pela Gemini Advanced, no entanto, é a segurança: o plano premium inclui compliance com as normas internacionais de segurança de dados de IA. Como a maioria das empresas compartilha dados sensíveis entre suas equipes, esse é um ponto crucial a ser analisado antes de implementar soluções de IA em seu fluxo de trabalho.
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Como usar o Gmail com IA Gemini Advanced
A versão padrão da IA Gemini já está disponível para todos os usuários do Gmail. Também é possível acessar a versão do navegador ou o aplicativo da Gemini e fazer perguntas diretamente. Isso pode ser útil se você quiser usar os dados em outras ferramentas do Google Workspace.
No entanto, este método não inclui a integração útil entre diferentes áreas da sua conta Google. É por isso que muitas empresas optam por investir na assinatura da IA Gemini Advanced.
Existem duas formas de usar o Gmail com IA Gemini Advanced:
1) Assinatura do Google One
O Google One é o plano de armazenamento extra do Google. Com essa assinatura, os usuários individuais obtêm espaço de armazenamento extra, recursos de edição de fotos e outros benefícios. Os planos de nível superior também incluem recursos de IA Gemini Advanced.
Pelo custo de R$96,99/ mês, os usuários individuais têm acesso à IA e até 2 TB de armazenamento extra para seus arquivos. Isso pode ser útil para empreendedores individuais, mas não é suficiente para equipes.
2) Assinatura do Google Workspace
Os planos do Google Workspace, no entanto, foram desenvolvidos para trabalho em equipe. Com essas assinaturas, os usuários obtêm armazenamento compartilhado, recursos colaborativos extras e, é claro, ferramentas de IA.
Para tirar o máximo proveito da IA Gemini através da Gemini Advanced, as empresas precisam assinar o plano Business Standard, com um custo de R$81,80/usuário/mês.
Isso, é claro, permite que as equipes colaborem facilmente em todos os aplicativos do Google Workspace e se beneficiem do Gmail com o IA Gemini Advanced e seus recursos.
Caixa de entrada compartilhada: uma alternativa ao Gmail com IA Gemini
O Gmail com IA Gemini pode ser útil, mas os planos que incluem Gemini Advanced são caros. Se a maior parte do seu trabalho é baseada em emails, faz mais sentido investir em uma plataforma que traga os recursos de que você precisa diretamente para sua caixa de entrada.
Como uma caixa de entrada compartilhada no Gmail. Uma caixa de entrada compartilhada do Gmail, como a DragApp, é uma plataforma que inclui vários recursos de colaboração e gerenciamento de projetos em seu email.
O líder da equipe configura uma caixa de entrada para o email empresarial (TI@empresa ou vendas@empresa, por exemplo). Então, usa a Drag para configurar uma caixa de entrada compartilhada que inclui tudo que o fluxo de trabalho precisa. Depois, basta convidar os colaboradores para o espaço de trabalho.
Lá, todas as tarefas podem ser visualizadas, gerenciadas e organizadas de acordo com as necessidades da equipe. Entre os recursos-chave que a Drag oferece para equipes estão:
Gestão de tarefas e projetos
Organizar tarefas vindas de emails pode ser complexo. É preciso abrir diferentes conversas e encontrar cada demanda. Em seguida, adicioná-las às suas filas de prioridades, o que pode demorar no caso de equipes que recebem muitos emails.
Com a Drag, seus emails são automaticamente transformados em cards de tarefas, que você pode gerenciar com base em seus requisitos específicos.
Visualizações do espaço de trabalho
Você pode visualizar seu fluxo de trabalho de várias maneiras, incluindo painéis Kanban e pré-visualizações. Dessa forma, é fácil checar se há tarefas novas ou atualizações sem ter que abrir cada email.
Notas de tarefas
Os cards de tarefas incluem um espaço ao qual os usuários podem adicionar notas compartilhadas. Isso permite a colaboração em equipe e o compartilhamento de contexto. Sim, a IA Gemini pode resumir as conversas de sua equipe, mas há o risco de simplificação excessiva e perda de contexto relevante. As notas ajudam os profissionais a orientar o seu trabalho de forma mais confiável.
@menções
Na mesma linha, pode ser difícil acompanhar tudo o que acontece em todas as tarefas de sua equipe por email. Embora a IA Gemini possa ajudar com solicitações de pesquisa, na maioria das vezes, os usuários precisam permanecer em dia com cada detalhe e mudança dos projetos em que estão envolvidos. Ou seja, os resumos não são assim tão práticos.
A Drag permite que os colaboradores @mencionem uns aos outros em tarefas nas quais precisam de informações. Assim, todos na equipe sabem onde devem focar sua atenção.
Registro de atividades
O registro de atividades é outro recurso fundamental da Drag. Quando os usuários abrem a caixa de entrada compartilhada, eles recebem um registro de quaisquer alterações feitas nas tarefas que estão seguindo, incluindo novas notas, arquivos e se a tarefa foi movida pelo fluxo de trabalho.
Automação de emails
O Gmail com IA Gemini oferece algumas ferramentas básicas de automação de emails, incluindo um assistente de escrita e lembretes de resposta. No entanto, isso não é tão útil para equipes que exigem respostas específicas e automação mais robusta.
Templates de email compartilhados
Sim, a IA Gemini pode ajudar com respostas rápidas. Mas o tom genérico pode limitar a identidade da sua marca. A maioria das empresas deve trabalhar com boas práticas em emails de atendimento ao cliente, que incluem linguagem, tom e modelos para perguntas frequentes.
Com isso em mente, a DragApp inclui modelos de email compartilhados, que os usuários podem adicionar a uma base de dados colaborativa e adaptar às suas necessidades. Dessa forma, todos os emails provenientes da empresa estão de acordo com a estratégia geral de comunicação.
Respostas automáticas e sequências
A Drag permite automação avançada de emails através de respostas automáticas e sequências. Você pode configurar regras de automação com base em endereços de remetentes, assunto ou palavras-chave. Esse critério aciona uma resposta automática com base no que o fluxo de trabalho exige. Esse recurso é útil, por exemplo, para equipes de atendimento ao cliente, já que a maioria das perguntas frequentes pode ser respondida muito mais rápido dessa forma.
No entanto, uma diferença fundamental é que a Drag inclui sequências de email. Essas automações ajudam você a enviar follow-ups a mensagens anteriores com base em gatilhos de duas etapas. Uma campanha de divulgação, por exemplo, pode incluir uma mensagem de follow-up alguns dias depois, para gerar melhores resultados se a mensagem original se perder na caixa de entrada do destinatário:
Ou seja, vai além dos lembretes do Gmail com IA Gemini. É muito útil para as equipes de marketing durante as campanhas de lançamento.
Gestão de contatos
A chave para um bom atendimento e suporte ao cliente é ter um sistema de CRM efetivo. Ou seja, ter em mãos os dados relevantes sobre seus clientes e como eles interagem com sua empresa. No entanto, a maioria das equipes ainda precisa compartilhar manualmente as informações de contato para dialogar com a base de clientes.
Com o recurso de gestão de contatos da DragApp, é possível adicionar contatos a um banco de dados colaborativo e, quando necessário, usá-los para criar campanhas, fechar vendas e oferecer melhor suporte aos clientes existentes.
Campos personalizados
Os usuários da Drag podem criar campos personalizados (com dados numéricos, documentais, textos ou de múltipla escolha) para os em seus cards de contato. Assim, por exemplo, é possível adicionar o setor da empresa e o valor da transação pelo qual o contato é responsável.
Esse recurso facilita outros processos. Ao enviar um email de faturamento, por exemplo, você pode usar a Drag para enviar mensagens em massa para múltiplos contatos. Basta incluir as tags de campos personalizados no texto, elas serão preenchidas automaticamente com os dados de cada destinatário.
A IA Gemini só inclui esse recurso para assinantes dos planos premium. No Gmail com IA Gemini padrão, é necessário inserir os dados manualmente.
Recursos de IA
A DragApp está implementando cada vez mais recursos de IA compatíveis com as demandas dos usuários. Ferramentas como resumos IA e respostas inteligentes se tornarão parte do ecossistema em breve. A principal ferramenta, no entanto, são as tags com base em IA. Isso permitirá que as mensagens e tarefas sejam classificadas de acordo com seus tópicos, o que reduz o tempo de gestão e melhora a produtividade de sua equipe.
Integrações
O Gmail com IA Gemini é bastante limitado, abrangendo apenas a caixa de entrada em si. Para aproveitar ao máximo a Gemini nos apps do Google, você precisa de uma assinatura premium. Ainda assim, os recursos ficam limitados ao Google Workspace, ou seja, você não pode obter todos os benefícios de automação em outros aplicativos que usa regularmente.
Com a DragApp, por outro lado, é possível sincronizar seu trabalho entre plataformas.
Google Workspace
Ao trazer ferramentas de automação para sua caixa de entrada, você obtém a experiência completa de colaboração diretamente no Gmail. E como, ao contrário do Google Workspace, não é um diretório empresarial, mas uma conta totalmente compartilhada, os usuários podem encontrar os arquivos de que precisam no Drive e seus apps.
Na prática: em vez de compartilhar aqrquivos e encaminhar conversas, tudo o que acontece na sua conta é visível para toda a equipe em rempo real.
Zapier
A DragApp inclui integração Zapier. Dessa forma, você pode implementar regras de automação que incorporam outras ferramentas que você usa diariamente, como software de contas a pagar, conversas do Slack, software de CRM e atualizações de banco de dados.
O Gmail com IA Gemini é prático se todas as suas conversas importantes acontecem no Gmail. Mas e as empresas que recebem comunicações internas e externas através de múltiplos canais? O WhatsApp se tornou um dos principais espaços digitais para atendimento ao cliente, marketing e vendas nos últimos anos. E os recursos da IA Gemini não serão acessíveis para essas conversas.
Com a DragApp, as equipes podem integrar Whatsapp e Gmail, trazendo todos os recursos da caixa de entrada compartilhada e automação para as contas do WhatsApp Business. Isso permite que as equipes tenham fluxos de trabalho dedicados para ambas as plataformas, o que ajuda a produtividade, mantém coesão na comunicação com clientes e favorece a colaboração.
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Custo x benefício
Ao invés de pagar por uma assinatura do Google One ou do Google Workspace, que limita o uso da IA às ferramentas do Google, uma plataforma de caixa de entrada compartilhada pode ajudar sua equipe a redefinir os fluxos de trabalho como um todo.
Os planos da DragApp começam em R$39/usuário/mês e, além das ferramentas de IA, contribuem para o gerenciamento de projetos e o trabalho em equipe.
Vale a pena usar o Gmail com IA Gemini?
Depende. O Gmail com IA Gemini já faz parte da sua caixa de entrada e, se você souber usar os recursos da forma correta, pode otimizar o trabalho individual. Assistência na escrita e lembretes de resposta ajudam a manter o email em dia.
No entanto, o trabalho em equipe exige mais das ferramentas de IA, incluindo o compartilhamento de dados entre aplicativos, mais contexto em suas conversas e segurança adicional. Nesse caso, é necessário fazer o upgrade para um plano pago do Google Workspace com IA. A assinatura inclui outros benefícios, como espaço de armazenamento.
No entanto, a IA Gemini está limitada aos apps do Google, o que é uma desvantagem, principalmente levando em conta o alto custo das assinaturas.
Não é suficiente para empresas que exigem uma estratégia de comunicação personalizada ou a equipes que precisam de fluxos de trabalho multiplataforma. Para criar um espaço de trabalho colaborativo melhor, mais eficiente e otimizado por IA, é necessário utilizar uma plataforma de caixa de entrada compartilhada.
Gmail com IA Gemini: perguntas e respostas
O Gmail com IA Gemini é gratuito?
A ferramenta básica de IA Gemini é grátis para usuários do Gmail. Para recursos adicionais, você precisa de uma assinatura premium.
Como utilizar a IA Gemini Advanced?
Uma assinatura do Google One (R$96,99/mês) inclui a Gemini Advanced para Gmail e outros aplicativos do Google em contas individuais. Já as equipes devem fazer upgrade de seu plano do Google Workspace para o Business Standard (R$81,80/usuário/mês) para obter recursos profissionais com IA.
Existe alguma alternativa para o Gmail com IA Gemini?
Uma caixa de entrada compartilhada do Gmail, como a DragApp, é uma boa alternativa ao Gmail com IA Gemini. A Drag inclui vários recursos de gerenciamento de projetos, colaboração e automação para equipes, incluindo ferramentas de IA. Conta também com integração do WhatsApp e ajuda as equipes a alcançar a base de clientes em todas as plataformas de forma coesa.
Transforme o Gmail no espaço de trabalho de sua equipe
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