A maior parte das empresas brasileiras, principalmente os pequenos negócios, já utilizam o WhatsApp como forma de comunicação. Afinal, se os clientes estão lá, é o melhor espaço para converter vendas, ajudar a solucionar problemas e realizar campanhas de marketing. O WhatsApp Business Web é uma ferramenta adicional para otimizar essa comunicação.
O WhatsApp Business é uma solução pensada para empreendedores e gestores, com recursos que facilitam a interação com clientes. Mas não está limitado ao app: as equipes podem usar a versão web para aproveitar melhor a plataforma.
Nesse artigo, vamos explorar as vantagens, limitações e alternativas do WhatsApp Business Web para oferecer um canal adequado de comunicação nessa plataforma.
Em primeiro lugar, é importante definir exatamente como o WhatsApp Business Web se diferencia das versões em app.
Uma conta no WhatsApp para times é essencial para qualquer negócio, já que permite que equipes que se comunicam diretamente com clientes tenham um canal acessível. Por exemplo, ao usar WhatsApp para atendimento ao cliente, é possível utilizar recursos importantes como respostas rápidas e envio de arquivos.
Isso é feito, primariamente, com um aplicativo em seu dispositivo móvel, que fica restrito a um usuário. Por esse aplicativo, é possível dialogar com clientes, fechar vendas e, caso se aplique, oferecer um catálogo digital de produtos e função de checkout.
Além disso, a plataforma cria um perfil oficial para seu negócio, o que garante a atenção e a confiabilidade do público.
fonte: WhatsApp
Porém, a praticidade é um ponto a se levar em consideração. Escrever mensagens mais longas pode ser complexo em dispositivos móveis.
É importante lembrar que, muitas vezes, as mensagens do WhatsApp são um ponto de partida para tarefas do dia-a-dia. Assim, a equipe acaba tendo que ler as conversas nos dispositivos móveis, filtrar as demandas e solucioná-las pelo computador, utilizando outras ferramentas.
Ou seja, seria relevante ter um método de acessar as mensagens do WhatsApp Business pelo computador. Por isso, desde 2015, o WhatsApp permite que os usuários vinculem sua conta a um desktop por meio do WhatsApp Web.
O usuário pode deixar a aba aberta enquanto trabalha em outras atividades no desktop e ativar as notificações. Assim, se uma nova mensagem chegar, basta mudar de tela. Esse processo facilita a organização e melhora as taxas de resposta.
As vantagens do WhatsApp Business Web
Mas organização e rapidez na leitura não são as únicas vantagens de incorporar o WhatsApp Business Web em seus recursos de comunicação. Entre outros benefícios estão:
Sincronização automática
Quando o WhatsApp Business Web estiver logado em uma conta específica, ele sincroniza automaticamente as mensagens recebidas no telefone. Ou seja, não é preciso trocar de dispositivo para acompanhar as mudanças nas conversas.
Essa continuidade diminui a perda de foco e facilita a produtividade nas atividades cotidianas.
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Envio de arquivos locais
Outro ponto importante é o compartilhamento de documentos e arquivos. No WhatsApp é possível enviar documentos, imagens, vídeos e áudios aos seus contatos, o que pode ser importante para as empresas.
Por exemplo, quando o time de Marketing usa o WhatsApp para campanhas, pode precisar enviar gráficos sobre os produtos e serviços aos contatos.
Nem sempre esses arquivos estão disponíveis nos dispositivos móveis, já que são recursos importantes para a equipe como um todo. Sendo assim, o profissional pode acessar as pastas compartilhadas em seu desktop, encontrar o arquivo relevante e enviá-lo via WhatsApp Business Web.
Colaboração da equipe
No caso de equipes de pequenos e médios negócios, é essencial facilitar a comunicação para não perder oportunidades de vendas e contratos. Sendo assim, é importante que múltiplos membros da equipe tenham acesso ao WhatsApp comercial.
No aplicativo, a conta está restrita a um telefone. Já ao utilizar o WhatsApp Web, é possível conectar até quatro dispositivos adicionais. Ou seja, enquanto um gestor tem acesso principal, outros colaboradores podem utilizar o WhatsApp via navegador para atualizar clientes, fechar vendas e solucionar problemas.
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Separação de rotina
Já no caso de empreendedores individuais, é essencial saber organizar a rotina e separar a comunicação pessoal e profissional. Além de utilizar contas de WhatsApp separadas com o WhatsApp Business, uma opção interessante é restringir o uso profissional ao desktop.
Assim, fica mais fácil organizar suas tarefas e sua comunicação profissional no espaço onde grande parte do trabalho é feito, deixando o WhatsApp mais próximo de outras ferramentas desktop. Por outro lado, no dispositivo móvel, o profissional lida somente com suas mensagens pessoais, criando uma rotina de trabalho bem definida.
Como começar a usar o WhatsApp Business Web: um guia rápido
Começar a usar o WhatsApp Business Web não exige nenhum download. O processo é bastante simples:
- Deixe a página web.whatsapp.com aberta no navegador;
- Abra o app do WhatsApp Business no dispositivo móvel;
- Acesse Menu > Dispositivos conectados;
- Clique em Conectar dispositivo;
- Aponte o dispositivo para a tela do computador para escanear o QR code;
- Autentique a senha ou biometria se necessário;
- Pronto, agora o WhatsApp Business está conectado no navegador.
É importante lembrar que essa conexão só fica ativa até o navegador ser fechado ou o desktop desligado, sendo necessário refazer posteriormente o processo para manter a sincronização ativa.
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As limitações do WhatsApp Business Web
Ainda que o WhatsApp Business Web possa ajudar a rotina de muitos profissionais, seu funcionamento é bastante limitado.
Baixa personalização comparada ao app
Usar o WhatsApp Business no celular permite algumas personalizações, como marcadores de conversas. Além disso, para fazer qualquer mudança no perfil da empresa – por exemplo, adicionar produtos ao catálogo – ainda é necessário abrir o dispositivo móvel.
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Número de dispositivos simultâneos
O WhatsApp permite que até quatro dispositivos fiquem conectados à mesma conta por meio do WhatsApp Business Web. Isso pode facilitar o processo em equipes menores, mas se o WhatsApp for usado por mais pessoas, é necessário logar e deslogar da conta.
Outro ponto importante é a segurança e a privacidade. Na versão web, o WhatsApp fica mais suscetível a invasões e vazamento de dados caso o computador seja comprometido.
Quando múltiplos usuários usam as mesmas credenciais para acessar as conversas, outro ponto que pode afetar a produtividade é que isso torna impossível manter o controle de quem está lidando com qual conversa. Ou seja, a atribuição de tarefas é um processo mais complicado.
Falta de integração com ferramentas de apoio
Na maior parte das vezes, o WhatsApp é o ponto de partida das tarefas na empresa. Ou seja, é a partir de uma conversa que as equipes analisam as demandas e alocam os recursos e o tempo necessário.
No WhatsApp Business Web, não é possívee integrar a ferramenta com outros recursos empresariais. Ou seja, para adicionar tarefas à sua rotina, é necessário inseri-las manualmente em um programa de gerenciamento de tarefas.
O uso de dados do WhatsApp se popularizou nos últimos anos, com equipes de marketing realizando campanhas de alcance por meio dessa ferramenta. A análise de dados e relatórios de taxas de produtividade no WhatsApp exige conexão com um software especializado, o que não é viável na versão web.
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Alternativas ao WhatsApp Business Web
Pensando nas limitações dessa plataforma, existem alternativas para empresas que usam o WhatsApp Business Web e querem aumentar a utilização do WhatsApp como recurso profissional.
WhatsApp Business API
O WhatsApp Business API é a plataforma profissional desenvolvida especialmente para empresas em crescimento. Nesse modelo, é possível automatizar conversas em fluxos do WhatsApp, como um fluxo de vendas ou de reserva de serviços.
Aqui, as equipes podem aproveitar recursos como envio de mensagens em massa, personalização dos serviços do WhatsApp, lembretes automáticos de carrinhos esquecidos, links personalizados, ofertas para clientes recorrentes, etc.
A principal barreira dessa plataforma é a imprevisibilidade do custo. No WhatsApp Business API, a cobrança é feita pela categoria de mensagem, que começa por US$0,008. Ou seja, conforme o volume de interações com clientes cresce, o impacto no orçamento da empresa também cresce.
Essa modalidade é, portanto, arriscada para pequenos e médios negócios com orçamentos limitados em sua estratégia de comunicação.
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Caixa de entrada compartilhada
Uma opção mais interessante é um software de caixa de entrada compartilhada para WhatsApp, como a DragApp. Essa solução oferece uma integração da plataforma de comunicação com os recursos de gerenciamento de projetos, facilitando a rotina da equipe.
Funciona assim: o gestor cria um espaço de trabalho compartilhado vinculado à conta de WhatsApp Business. Depois, envia um convite para sua equipe, autorizando o acesso à caixa de entrada. A partir daí, todos podem ver e gerenciar as conversas com suas credenciais, o que ajuda a organizar a rotina e alocar demandas.
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Além disso, a Drag oferece múltiplos modos de visualização, inclusive paineis Kanban, para que os profissionais que lidam com alto volume de mensagens (como times de vendas no WhatsApp durante negociações).
Dessa forma, todas as informações referentes aos projetos ficam organizadas no mesmo espaço de trabalho, o que contribui para cumprimento dos prazos e manutenção da produtividade.
A colaboração entre equipes também fica mais simples e clara, já que é possível @mencionar outros usuários e adicionar notas e marcadores personalizados às tarefas, o que contribui para a troca de informações durante um projeto.
A grande vantagem de utilizar uma plataforma de caixa de entrada compartilhada como a Drag, porém, é a unificação dos canais de comunicação da empresa. Cada vez mais, a conexão multicanais faz com que a relação com clientes seja mais clara.
Na Drag, é possível integrar WhatsApp e Gmail para deixar todas as conversas acessíveis para equipes de alta demanda, como atendimento ao cliente. Com isso, elas podem responder com mais eficiência e garantir que nenhuma questão fique em aberto.
Depois, podem usar o recurso de relatórios customizáveis da Drag para analisar suas métricas de performance e desenvolver estratégias de comunicação futuras.
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WhatsApp Business Web: o que você precisa saber?
- O WhatsApp Business Web funciona igual ao app WhatsApp Business?
Não. O WhatsApp permite conversas com clientes, colaboradores e fornecedores no navegador. Para atualizar o perfil da empresa e inserir produtos no catálogo, é preciso usar o app.
- O WhatsApp Business Web é grátis?
Sim, o uso da versão no navegador do WhatsApp Business é gratuito, assim como o app.
- O WhatsApp Business Web é seguro?
As conversas no WhatsApp Business Web são protegidas por criptografia, assim como no app. Porém, é importante lembrar de sair da conta assim que o usuário terminar de usar para evitar que outras pessoas que utilizem o computador não vejam as mensagens sem autorização.
Além disso, caso o desktop seja comprometido, a conta em si pode estar em risco.
- Como usar o WhatsApp Business em equipe?
Uma caixa de entrada compartilhada, como a DragApp, pode ser a solução ideal de colaboração no WhatsApp. Com um WhatsApp comercial compartilhado, todos podem ver e gerenciar mensagens, além de alocar tarefas e trabalhar em conjunto durante os projetos.
Conclusão
Para pequenas e médias empresas, a caixa de entrada compartilhada oferece tudo o que uma equipe precisa para transformar o WhatsApp em um espaço de colaboração produtivo. Além de transformar mensagens em cards de tarefas e facilitar a organização, a Drag inclui recursos como lista de contatos customizáveis para realização de CRM no WhatsApp.
A longo prazo e com os recursos certos, seu canal de comunicação no WhatsApp se torna uma ferramenta estratégica para marketing, atendimento ao cliente, vendas e crescimento da empresa.
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