No espaço de trabalho digital de hoje, as empresas devem encontrar formas eficientes de se conectar com o público. Seja para interações de equipe ou acessibilidade do cliente, as ferramentas fazem muita diferença. É por isso que os gerentes devem aprender sobre a capacidade do WhatsApp e do Gmail de se complementarem.
Isso se deve às prioridades e pontos fortes de cada canal. O Gmail é a principal plataforma para comunicação pessoal e profissional por email. Já o WhatsApp para times, por outro lado, revolucionou as mensagens instantâneas.
Portanto, antes de integrar o WhatsApp e o Gmail, vamos analisar porque isso é importante, as melhores maneiras de começar e as boas práticas a serem lembradas.
Por que integrar o WhatsApp e o Gmail?
A integração do WhatsApp e do Gmail traz muitos benefícios para as empresas. Especialmente para criar uma estratégia de comunicação eficiente.
Quer se trate de melhorar as conversas internas ou externas, essa integração ajuda a simplificar as operações e a melhorar as taxas de satisfação dos clientes.
Considerando o impacto da comunicação no sucesso de uma empresa, aproveitar os pontos fortes do WhatsApp e do Gmail é um ótimo começo.
Aqui está uma análise mais aprofundada de como essas ferramentas melhoram o envolvimento com colaboradores e clientes:
Comunicação interna
A comunicação interna faz a maior diferença em uma organização. Ela garante que todos na empresa estão no mesmo ritmo, promovendo a colaboração e a eficiência.
Normalmente, as equipes optam pelo email como o principal método de comunicação interna. E o Gmail é a plataforma mais popular para email comercial. No entanto, com as mudanças no ecossistema digital de trabalho de hoje, há necessidade de mensagens instantâneas dentro das equipes.
É aqui que o WhatsApp entra em jogo. As mensagens instantâneas multimídia do WhatsApp ajudam com atualizações rápidas. Isso significa que é uma excelente ferramenta para comunicação em tempo real.
Ao integrar o WhatsApp e o Gmail, as empresas podem combinar o melhor dos dois mundos: o email tem comunicação estruturada e o WhatsApp os bate-papos curtos. Essa integração leva a uma comunicação mais eficaz. Além disso, com um sistema bem organizado, nenhuma mensagem acaba esquecida nesses canais.
Por exemplo, um membro da equipe recebe um email importante de um fornecedor no Gmail. Em seguida, usa o WhatsApp para discutir o conteúdo com os colaboradores. Por outro lado, conversas importantes que começam no WhatsApp podem ser facilmente transferidas para o Gmail para documentação, o que garante que todos os processos sejam devidamente gravados e acessíveis posteriormente.
Com esse sistema, há um fluxo de informações sem atrito dentro da equipe, aumentando a conexão e a produtividade.
Atendimento ao cliente multicanal
Boas métricas de atendimento ao cliente são a chave para o sucesso do seu negócio. Os clientes esperam interagir com as empresas através de vários canais, seja por email, redes sociais, telefone ou aplicativos de bate-papo como o WhatsApp. Integrar o WhatsApp e o Gmail permite que as empresas ofereçam uma experiência de atendimento ao cliente verdadeiramente multicanal, garantindo que os clientes possam entrar em contato através de um app que já utilizam.
O WhatsApp para atendimento ao cliente mudou o cenário desse setor. A maioria dos clientes já está familiarizada com a interface do aplicativo e se sente confortável em usá-lo para se comunicar com as empresas. Ao integrar o WhatsApp e o Gmail, as empresas podem centralizar e simplificar as suas respostas.
Por exemplo, um cliente faz uma pergunta sobre o seu produto no WhatsApp. A mensagem pode ser encaminhada para o departamento apropriado via Gmail. Quando eles respondem, a equipe de atendimento responde ao cliente pelo WhatsApp.
Se houver uma integração total entre esses aplicativos, as equipes poderão acessar conversas internas e externas do mesmo espaço. Isso permite respostas mais rápidas. Mas também ajuda a monitorar as interações dos clientes em diferentes canais.
Mais importante ainda, essa integração pode melhorar tempos de resposta e taxas de satisfação do cliente. O WhatsApp notifica a equipe de qualquer mensagem recebida, para que eles possam reconhecer e dirigir-se rapidamente aos clientes. Os filtros do Gmail e marcadores personalizados, por outro lado, ajudam as equipes a classificar as mensagens por urgência e relevância.
A dupla abordagem garante que os clientes recebam um apoio efetivo e rápido, independentemente da plataforma que escolham utilizar.
Estratégia de CRM
O Customer Relationship Management (CRM) é essencial para as empresas que procuram construir e manter fortes relações com os seus clientes. Uma estratégia de CRM requer o acompanhamento das interações com os clientes, a gestão de leads e a coleta de informações relevantes sobre os seus pontos de contato. Integrar o WhatsApp e o Gmail na sua estratégia de CRM pode melhorar a sua capacidade de gestão.
Com o CRM no WhatsApp, é possível se comunicar diretamente com clientes. Por exemplo, um representante de vendas inicia o contato com um lead via WhatsApp, discutindo suas necessidades e preferências. No Gmail, você pode monitorar as taxas de cliques e automatizar as ofertas para seus clientes.
Essa integração também facilita a personalização do atendimento. Com todas as interações com os clientes disponíveis no seu espaço de trabalho, a equipe pode configurar ofertas personalizadas, aumentando as chances de conversão. Os dados dos clientes do WhatsApp e do Gmail podem ser usados para criar campanhas direcionadas.
Campanhas de marketing
O impacto de uma campanha baseia-se no número de clientes potenciais que ela atinge. E usar canais variados faz toda a diferença. O marketing por email tem seus benefícios, e os recursos de segmentação do Gmail o tornam útil para o gerenciamento de campanhas por email. No entanto, com a crescente importância dos aplicativos de mensagens, as empresas precisam usar o WhatsApp para equipes de marketing.
O WhatsApp oferece um caminho instantâneo e mais direto para os clientes. Ao contrário do email, que às vezes pode parecer impessoal, as mensagens do WhatsApp são lidas e respondidas com mais rapidez. Ao integrar o WhatsApp e o Gmail, as empresas podem criar campanhas de marketing eficazes que atingem diferentes etapas da jornada de seus compradores.
Por exemplo, uma empresa envia um email promocional via Gmail e faz o follow-up com uma mensagem personalizada no WhatsApp. A integração permite que a equipe acompanhe e analise o desempenho da campanha em ambas as plataformas. Ao capturar dados do Gmail e do WhatsApp, as empresas obtêm informações sobre quais canais são mais eficazes para diferentes segmentos de seu público.
Essa integração também torna as campanhas mais dinâmicas. Os recursos multimídia do WhatsApp significam que suas mensagens podem incluir imagens e vídeos. No Gmail, você pode incluir guias de produtos e documentos relevantes. Ao combinar essas ferramentas, as empresas podem criar experiências de marketing mais envolventes para diferentes tipos de clientes.
O que muda entre o WhatsApp e o Gmail?
Há também alguns pontos interessantes ao analisar as estatísticas do Gmail e do WhatsApp. Ambas as ferramentas têm opções gratuitas que oferecem a maior parte dos seus recursos padrão. O WhatsApp prioriza conversas multimídia, rápidas e individuais com listas segmentadas. O Gmail permite conversas com mais destinatários. Isso é evidente quando você analisa suas limitações:
$ grátis
Per Month- 2 bilhçoes de usuários ativos
- Limite de 2GB para arquivos
- 256 contatos em listas de transmissão
- Grupos com limited de até 512 usuários
- Backup e armazenamento limitados ao seu dispositivo
Gmail
$ grátis
Per Month- 1.8 bilhões de usuários
- Até 10GB por arquivo anexo*
- Mensagens para até 2000 contatos
- Grupos do Google com membros ilimitados
- Armazenamento via Google Workspace (a partir de 15GB)
* via link do Google Drive
Integrar WhatsApp e Gmail ficou mais simples com a Drag
- Respostas 2,5x mais rápidas.
- 20 horas economizadas por mês.
- 40% mais metas batidas e equipes mais felizes.
Como integrar WhatsApp e Gmail?
Agora que você sabe as razões pelas quais integrar o WhatsApp e o Gmail beneficia todo o seu fluxo de trabalho, é importante entender como fazê-lo. Existem dois métodos principais para isso:
Método 1: app de gerenciamento de tarefas
O primeiro é usar uma ferramenta de gestão de tarefas. Essas ferramentas podem se conectar a vários aplicativos em seu fluxo de trabalho, incluindo WhatsApp e Gmail.
Veja como funciona: quando você cria uma conta, pode configurar um painel para seu projeto atual. Lá, você cria cards para cada tarefa, adiciona prazos, classifica por status e atribui cada uma delas a um membro da equipe. O Trello, uma das opções mais populares, tem essa interface:
Depois que seu painel estiver configurado, você pode conectar o aplicativo ao Gmail usando uma extensão do navegador. Ao entrar na sua caixa de entrada, você verá uma barra lateral que ajuda a adicionar qualquer mensagem à sua lista de tarefas no Trello:
Quanto ao WhatsApp, você pode conectá-lo através de um complemento, como WhatsApp Notifications. Feito com WhatsApp Business API, esse complemento envia notificações sobre as mudanças no painel. Dessa forma, ficam em dia com suas tarefas.
Caso você opte por uma alternativa ao Trello, pode encontrar outros complementos que facilitem essa conexão ou usar a integração Zapier.
Limitações
Embora esse método seja útil e acessível, apresenta algumas limitações. Primeiro, os usuários devem adicionar manualmente as tarefas recebidas ao painel do projeto. Isso leva tempo e afeta o fluxo de trabalho, o que diminui a produtividade. Outro problema potencial com atualizações manuais é que algumas mensagens podem ser negligenciadas, levando a conversas inacabadas.
Obviamente, o principal problema, no entanto, é que os usuários da sua equipe precisam fazer login nas caixas de entrada do WhatsApp e do Gmail, coletar tarefas e fazer logout. Isso porque você não pode ter múltiplos usuários no WhatsApp. Há um limite de 10 dispositivos, ou seja, os membros da equipe devem ficar atentos aos logins.
Quando um agente recebe uma tarefa no Gmail (por exemplo, um cliente pedindo cotações), ele deve copiar a mensagem para a fila de tarefas para que o responsável possa obter o contexto completo. Isso leva ainda mais tempo.
Método 2: caixa de entrada compartilhada
O segundo método, no entanto, é mais eficiente. Usar uma caixa de entrada compartilhada. Uma caixa de entrada compartilhada é um espaço de trabalho completo que conecta suas mensagens recebidas ao seu fluxo de trabalho. Isso significa que suas conversas do WhatsApp e do Gmail são facilmente acessíveis a partir do mesmo local.
A maioria dos softwares de caixa de entrada compartilhada permite que os gestores criem uma caixa de entrada compartilhada no Gmail. Com a nossa solução, DragApp, você também pode incluir um WhatsApp compartilhado no seu espaço de trabalho.
Então, tudo o que você precisa fazer é adicionar os membros da sua equipe ao espaço de trabalho e eles podem acessar tudo facilmente – sem necessidade de fazer login e sair dos aplicativos.
O maior benefício é que a Drag transforma automaticamente suas conversas do WhatsApp e do Gmail em tarefas. Isso significa que você pode cortar algumas etapas em sua jornada de produtividade e concluir tarefas mais rápido.
A caixa compartilhada inclui ainda mais recursos operacionais. Um deles é a automação do espaço de trabalho. Você pode criar regras de automação personalizadas que classificam e enviam tarefas para as equipes certas, por exemplo.
Sem mais CC e BCC em emails. Em vez disso, os colaboradores recebem suas atualizações diretamente em sua página inicial. Você pode criar regras com base em assunto da mensagem, palavras-chave, remetentes e assim por diante.
Uma ressalva do trabalho multicanal é que, muitas vezes, as conversas acontecem em diferentes plataformas. Por exemplo, sua equipe de vendas está trabalhando em um acordo de serviço com uma empresa. Alguns contatos estão no WhatsApp, enquanto outros dependem do Gmail.
Com a Drag, você pode juntar cards sobre a mesma tarefa. Dessa forma, você pode acompanhar prazos, atualizações e checklists de ambos os locais em um só card.
Caixa de entrada compartilhada para WhatsApp e Gmail: um guia
A Drag é um aplicativo do Google Workspace. Portanto, a primeira coisa que você precisa fazer é conectá-lo à sua conta do Workspace. Isso criará um espaço de colaboração baseado no Gmail para sua equipe. É bastante simples:
- Inscreva-se grátis na DragApp;
- Faça o download da extensão do Chrome;
- Selecione a conta do Gmail em que deseja instalar a Drag e aceite as permissões necessárias;
- Com isso, seu espaço de trabalho do Gmail está pronto para uso.
Para se conectar ao WhatsApp, você precisa seguir esses passos:
- Abra seu Gmail no navegador;
- Clique no ícone da Drag no canto superior direito;
- A próxima tela perguntará que tipo de espaço de trabalho você precisa. Selecione o WhatsApp:
- Use as credenciais do WhatsApp da sua empresa para fazer login;
- Você receberá uma mensagem de confirmação para autenticar a conexão;
- Com isso, suas mensagens do WhatsApp agora fazem parte de sua caixa de entrada compartilhada:
No entanto, para se beneficiar plenamente da integração do WhatsApp e do Gmail em uma caixa de entrada compartilhada, você precisa adicionar toda a equipe a ela. Para fazer isso, siga essas etapas:
- Faça login na caixa de entrada que será compartilhada;
- Vá para a barra lateral esquerda e clique em Painéis;
- Em seguida, Compartilhar o painel com a equipe;
- Role até Convidar membro e adicione os emails da sua equipe;
- Clique em Enviar! Agora sua equipe tem acesso à caixa de entrada compartilhada do WhatsApp e do Gmail:
Vale a pena integrar o WhatsApp e o Gmail?
Ao incluir o WhatsApp e o Gmail em um espaço de trabalho colaborativo, você garante que sua equipe possa visualizar, gerenciar e responder a mensagens em todas as plataformas. Isso beneficia a produtividade e permite um fluxo de trabalho sem fricção. As pessoas podem checar suas tarefas e qualquer informação relevante diretamente das próprias mensagens, sem necessidade de contexto em cada etapa.
Com isso, sua equipe é mais rápida, mais eficiente e mais feliz. Isso se traduz em um espaço de trabalho funcional, colaborativo e focado no crescimento.
Transforme seu espaço de trabalho
- Respostas 2,5x mais rápidas.
- 20 horas economizadas por mês.
- 40% mais metas batidas e equipes mais felizes.
